Poste : Gestionnaire de bureau (Logistique du Terminal)
Type de Poste : Temps Plein, Permanent
Lieu de Travail : 1600 Wellington, Montreal, Quebec, H3K 1V4
À propos de Ray-Mont Logistiques
Ray-Mont Logistics est un chef de file de l'industrie et un maillon essentiel de la chaîne d'approvisionnement logistique mondiale. Nous offrons une vaste gamme de services logistiques, notamment le chargement efficace, le transport sécuritaire et l'entreposage fiable des produits de nos précieux clients.
Ray-Mont Logistics est actuellement à la recherche d'un(e) Gestionnaire de bureau permanent(e) à temps plein pour se joindre à son équipe dynamique. Le ou la titulaire du poste est responsable de la supervision des fonctions administratives, financières et du soutien aux opérations de bureau d'un terminal logistique très actif. Le candidat idéal est organisé, proactif, rigoureux et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement de transport et de logistique en constante évolution.
Les candidats retenus incarneront les valeurs fondamentales de Ray-Mont : Qualité, Flexibilité, Innovation, Attitude, Engagement et Performance.
Votre horaire de travail
- Du lundi au vendredi, entre 7 h 00 et 19 h 00 (des heures supplémentaires peuvent être requises)
Ce que nous offrons
- Salaire compétitif, avec des augmentations basées sur l’expérience et la performance
- Régime complet d’assurances collectives avec contribution de l’employeur
- Programme REER et RPDB
- Accès à la télémédecine 24/7 pour vous et votre famille
- Programme d’aide aux employés (PAE) offrant un soutien confidentiel (santé mentale, finances, juridique et soutien personnel)
Vos responsabilités au quotidien
- Gérer les opérations administratives quotidiennes du bureau du terminal.
- Superviser les procédures administratives, la gestion des dossiers, le contrôle documentaire et les systèmes de classement.
- Coordonner les achats de fournitures et d'équipement.
- Assurer le suivi des principaux indicateurs de performance administratifs et opérationnels.
- Effectuer toute autre tâche connexe afin de soutenir les objectifs du terminal.
- Traiter les factures, les lots de facturation et les bons de commande.
- Participer au suivi budgétaire et à la gestion des dépenses.
- Soutenir les activités des comptes fournisseurs et des comptes clients.
- Effectuer le rapprochement des factures et des registres de facturation opérationnelle.
- Fournir un soutien administratif à la direction du terminal et aux équipes des opérations.
- Participer à des projets stratégiques et à des initiatives d'amélioration continue.
- Assurer le maintien des dossiers opérationnels, des permis, des certifications et de la documentation de conformité.
- Effectuer le suivi des horaires des employés, des vacances et de l'assiduité.
- Gérer les appels entrants, la correspondance et les demandes des clients en collaboration avec l'équipe logistique.
- Agir à titre de personne-ressource professionnelle auprès des clients, fournisseurs et partenaires de services.
- Veiller au respect des politiques de l'entreprise et des exigences réglementaires applicables.
- Maintenir les dossiers en santé et sécurité, la documentation de formation et les rapports d'incidents.
- Diriger et soutenir le programme de santé et sécurité au travail.
- Participer à la préparation de la documentation requise pour les audits internes et externes.
- Assurer la tenue à jour des dossiers et de la documentation de formation.
Profil recherché
- Baccalauréat en administration des affaires, en logistique, en gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un domaine connexe (un atout).
- Minimum de cinq (5) années d'expérience en logistique, en administration ou en gestion.
- Expérience de soutien à plusieurs départements dans un environnement opérationnel dynamique.
- Expérience dans les domaines de la logistique, du transport, des terminaux maritimes, des opérations ferroviaires, de l'entreposage ou d'un environnement industriel (un atout).
- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion de plusieurs priorités.
- Excellentes habiletés de communication écrite et orale en français et en anglais.
- Grand souci du détail et de l'exactitude.
- Excellentes capacités d'analyse, de résolution de problèmes et de prise de décision.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en gérant des priorités concurrentes.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook et PowerPoint).
- Forte orientation vers le service à la clientèle.
Ce qui vous attend
- Poste à temps plein en présentiel, basé dans un terminal logistique en activité.
- Interactions régulières avec les équipes des opérations, les chauffeurs, les clients et les entrepreneurs.
- Déplacements occasionnels dans les zones opérationnelles, conformément aux procédures de santé et sécurité du terminal.
Ray-Mont Logistics est un employeur garantissant l’égalité des chances. Tous les candidats seront considérés sans distinction de race, couleur, religion, sexe, orientation sexuelle, identité de genre, origine nationale, statut d’ancien combattant ou de personne en situation de handicap.
Chez Ray-Mont Logistics, nous nous engageons à favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif.
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Position: Office Manager (Terminal Logistics)
Job Type: Full-time, Permanent
Job Location: 1600 Wellington, Montreal, Quebec, H3K 1V4
About Ray-Mont Logistics
Ray-Mont Logistics is a leading organization and a trusted, essential link in the global logistics supply chain. We deliver a wide range of operational logistics services, including the efficient loading, secure transportation, and reliable storage of our valued clients’ products.
Ray-Mont Logistics is currently seeking a permanent full time Office Manager to join its vibrant team. The Office Manager is responsible for overseeing the administrative, financial, and office support functions of a busy logistics terminal. The ideal candidate is highly organized, proactive, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities in a fast-paced transportation and logistics environment.
Successful candidates will reflect Ray-Mont’s core values: Quality, Flexibility, Innovation, Attitude, Commitment and Performance.
Your Work Schedule
- Monday to Friday, between 7:00 AM and 7:00 PM (additional hours may be required)
What We Offer
- Competitive salary, with increases based on experience and performance
- Full group insurance plan, with employer contribution
- RRSP and DPSP program
- 24/7 telemedicine access for you and your family
- Employee Assistance Program (PAE) for confidential support (mental health, financial, legal, and personal support)
Your Day-to-Day Responsibilities
- Manage the day-to-day administrative operations of the terminal office.
- Oversee office procedures, records management, document control, and filing systems.
- Coordinate purchasing of supplies and equipment.
- Monitor key administrative and operational performance indicators.
- Perform other duties as assigned to support terminal objectives.
- Process invoices, batches, purchase orders.
- Assist with budget tracking and expense management.
- Support accounts payable and accounts receivable functions.
- Reconcile invoices and operational billing records.
- Provide administrative support to terminal management and operational teams.
- Support strategic projects and continuous improvement initiatives.
- Assist with maintaining operational records, permits, certifications, and compliance documentation.
- Review employee scheduling, vacation tracking, and attendance records.
- Manage incoming calls, correspondence, and customer inquiries in collaboration with the logistics team.
- Manage incoming calls, correspondence, and customer inquiries in collaboration with the logistics team.
- Serve as a professional point of contact for customers, suppliers, and service providers.
- Ensure administrative compliance with company policies and industry regulations.
- Maintain safety records, training documentation, and incident reporting files.
- Lead and support Health & Safety program.
- Assist in preparing documentation for internal and external audits.
- Maintain records and training documentation.
What We’re Looking For
- Bachelor's degree in Business Administration, Logistics, Supply Chain Management, or a related field preferred.
- 5+ years of logistics, administrative or management experience.
- Experience supporting multiple departments in a fast-paced operational setting.
- Experience in logistics, transportation, marine terminals, rail operations, warehousing, or industrial environments preferred.
- Strong organizational and multitasking abilities.
- Excellent written and verbal communication skills in English and French.
- High attention to detail and accuracy.
- Strong problem-solving and decision-making capabilities.
- Ability to work independently and manage competing priorities.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
- Strong customer service orientation.
What It’s Like to Work Here
- Full time onsite terminal based within an active logistics working environment.
- Regular interaction with terminal operations, drivers, customers, and contractors.
- Occasional requirement to visit operational areas while following terminal safety procedures.
Ray-Mont Logistics is an equal opportunity employer. All applicants will be considered for employment without attention to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, veteran or disability status.
At Ray-Mont Logistics, we are committed to fostering a diverse and inclusive workplace.
Benefits:
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- RRSP match
Education:
- Bachelor's Degree (preferred)
Experience:
- Logistics/ Administrative/ management : 5 years (preferred)
Work Location: In person
