Bilingual Administrative Assistant (French & English)
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Pay Rate: $44.12 - $50.85/hour, depending on experience
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Contract Length: Until October 23, 2026
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Location: Becancour, Quebec
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Work Schedule: 5 days/week in Office
Raise is URGENTLY hiring a contract team member on behalf of our client. They’re expanding their team to meet growing needs, making this a unique opportunity to work with an industry leader.
Job Description
We are seeking a driven Administrative Assistant who is passionate, a self-starter and has knowledge and experience in managing budget, calendar, booking travel and reporting on a regular basis. This role will report directly to the Manager, Eastern Operations Co-Generation and will provide support primarily to managers and fellow team personnel enabling them to focus on their core accountabilities.
This individual has the proven skills, competencies and capacity to liaise with several stakeholders throughout the organization at multiple levels and cross-functionally. You are able to prioritize and organize tasks in an efficient manner within tight, competing timeframes while maintaining a diplomatic and positive attitude.
Responsibilities
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Provide direct administrative support to the leadership team in addition to general support for the department when required
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Manage the departmental managers’ calendars which includes coordinating meeting logistics including: maintaining meeting minutes, prioritizing action items, booking rooms, AV support, catering, etc.
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Professionally manage and maintain confidential and sensitive information
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Prepare weekly and monthly status reports for the team
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Assist with onboarding process for new hires (direct and contract) on behalf of the department
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Prepare documents, reports, data/information analyses and PowerPoint presentations for internal and external audiences
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Manage all administrative tasks including printing, document formatting, SharePoint sites, expense reports, and timesheets for department team members
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Manage the warehouse by receiving merchandise, carrying out the annual inventory and ordering necessary consumables and parts
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Managing and organizing travel arrangements
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Review, develop and implement departmental administrative processes and training on application systems (SAP, ServiceNow, Workday) where applicable to enable consistency and quality of execution of administrative functions within the department
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Create requisitions and process vendor invoices
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Responsible for identifying and anticipating communication needs within the formal organization structure and ensuring distribution of relevant information
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Perform other duties and small projects as required
Minimum Qualifications
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3 years of progressive experience in an administrative/analyst role
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High school education (GED) or equivalent from a recognized institution is required
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Strong knowledge of Microsoft Office computer skills (SharePoint, Excel, Word, PowerPoint and Outlook)
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Senior administrative skills with ability to complete assignments of a complex and confidential nature
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Well-developed organizational and multi-tasking skills and the ability to be flexible and work well under pressure in a fast-paced environment with changing priorities and circumstances
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Speak and write in both French and English
Preferred Qualifications
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Diploma or Certificate in Administration from a recognized institution
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Knowledge of SAP
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Previous experience working in the energy industry
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Strong interpersonal skills, professional demeanor and demonstrated ability to work cross-functionally with stakeholders at multiple levels
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Effective negotiation and conflict resolution skills in dealing with competing demands
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Proven organizational, planning and prioritization skills
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Ability to work in a fast-paced environment, manage tight deadlines and work independently with minimal supervision
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Strong analytical skills with experience developing reports and forecasting
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Taux horaire : 44,12 $ à 50,85 $/heure, selon l’expérience
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Durée du contrat : Jusqu’au 23 octobre 2026
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Lieu : Bécancour, Québec (mode hybride)
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Horaire de travail : 5 jours par semaine au bureau
Raise est à la recherche urgente d’une personne pour se joindre à l’équipe de notre client dans le cadre d’un contrat. L’entreprise est en pleine expansion afin de répondre à des besoins croissants, ce qui représente une occasion unique de travailler au sein d’un chef de file de l’industrie.
Nous sommes à la recherche d’une adjointe administrative dynamique, passionnée et autonome, possédant de l’expérience et des connaissances en gestion budgétaire, en gestion d’agendas, en organisation de déplacements professionnels et en préparation de rapports réguliers.
Relevant directement du gestionnaire, Opérations Est – Cogénération, la personne titulaire du poste fournira principalement un soutien aux gestionnaires ainsi qu’aux membres de l’équipe afin de leur permettre de se concentrer sur leurs principales responsabilités.
La personne recherchée possède une expérience démontrée, ainsi que les compétences et la capacité nécessaires pour collaborer avec plusieurs intervenants à différents niveaux de l’organisation et dans diverses fonctions. Elle sait prioriser et organiser efficacement ses tâches dans des délais serrés et lorsque plusieurs priorités se chevauchent, tout en maintenant une attitude professionnelle, diplomatique et positive.
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Fournir un soutien administratif direct à l’équipe de direction ainsi qu’un soutien général au service, au besoin.
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Gérer les agendas des gestionnaires du service, notamment en coordonnant la logistique des réunions : rédaction et suivi des procès-verbaux, priorisation des mesures à prendre, réservation des salles, soutien audiovisuel, service de traiteur, etc.
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Gérer et conserver de façon professionnelle les renseignements confidentiels et sensibles.
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Préparer les rapports d’état hebdomadaires et mensuels pour l’équipe.
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Participer au processus d’intégration des nouvelles personnes embauchées, permanentes et contractuelles, pour le compte du service.
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Préparer des documents, rapports, analyses de données et d’information ainsi que des présentations PowerPoint destinés à des auditoires internes et externes.
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Effectuer toutes les tâches administratives, notamment l’impression, la mise en forme de documents, la gestion des sites SharePoint, les rapports de dépenses et les feuilles de temps des membres de l’équipe.
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Assurer la gestion de l’entrepôt, notamment la réception des marchandises, la réalisation de l’inventaire annuel et la commande des fournitures et pièces nécessaires.
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Organiser et gérer les déplacements professionnels.
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Examiner, élaborer et mettre en œuvre les processus administratifs du service ainsi que la formation relative aux systèmes et applications utilisés (SAP, ServiceNow, Workday), lorsque requis, afin d’assurer la cohérence et la qualité des fonctions administratives au sein du service.
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Créer des demandes d’achat et traiter les factures des fournisseurs.
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Cerner et anticiper les besoins en matière de communication au sein de la structure organisationnelle officielle et veiller à la diffusion des renseignements pertinents.
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Effectuer toute autre tâche ou tout autre projet ponctuel requis.
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3 ans d’expérience progressive dans un rôle administratif ou d’analyste.
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Diplôme d’études secondaires (DES) ou équivalent reconnu.
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Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment SharePoint, Excel, Word, PowerPoint et Outlook.
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Solides compétences administratives de niveau supérieur et capacité à gérer des tâches complexes et confidentielles.
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Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, faire preuve de flexibilité et travailler efficacement sous pression dans un environnement dynamique où les priorités et les circonstances peuvent changer rapidement.
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Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
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Diplôme ou certificat en administration d’un établissement reconnu.
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Connaissance de SAP.
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Expérience antérieure dans le secteur de l’énergie.
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Excellentes aptitudes interpersonnelles, attitude professionnelle et capacité démontrée à collaborer avec différents intervenants à plusieurs niveaux de l’organisation.
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Solides compétences en négociation et en résolution de conflits pour gérer des demandes et priorités concurrentes.
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Excellentes compétences en organisation, en planification et en établissement des priorités.
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Capacité à travailler dans un environnement dynamique, à respecter des échéanciers serrés et à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
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Solides compétences analytiques et expérience dans la préparation de rapports et de prévisions.
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