Fondé il y a plus de 120 ans, le Diocèse catholique romain de Joliette est une organisation profondément enracinée dans sa communauté. Les services diocésains soutiennent la mission pastorale, administrative et organisationnelle de l'Église diocésaine afin d'offrir un accompagnement de qualité aux paroisses et aux différents intervenants.
Nous sommes actuellement à la recherche d'une personne organisée, polyvalente et accueillante pour occuper le poste d'Adjointe administrative et réception – Services diocésains, au sein des services diocésains de l'évêché, situé au 2, rue Saint-Charles-Borromée Nord à Joliette.
Votre rôle
Relevant des services diocésains, vous jouerez un rôle central dans le soutien administratif offert à plusieurs secteurs de l'organisation. Par votre professionnalisme, votre discrétion et votre sens de l'organisation, vous contribuerez au bon fonctionnement des activités administratives, à l'accueil des visiteurs ainsi qu'au soutien de l'évêque et des différents services diocésains.
Principales responsabilités :
Soutien administratif auprès de l'évêque
- Assurer la gestion de l'agenda et des rendez-vous de l'évêque;
- Effectuer les réservations et assurer les suivis nécessaires;
- Préparer, mettre en page, corriger et imprimer divers documents, présentations et feuillets;
- Produire des documents à l'aide de Word, Excel et PowerPoint;
- Organiser des rencontres virtuelles à l'aide de Zoom;
- Effectuer la photocopie, la numérisation et le classement de documents.
Soutien à la chancellerie
- Assurer le suivi administratif des dossiers d'apostasie;
- Effectuer les suivis liés à la Direction de l'état civil (célébrants de mariage, renouvellements, décès, etc.);
- Mettre à jour différents annuaires diocésains et nationaux;
- Compiler les statistiques diocésaines et préparer les tableaux Excel nécessaires;
- Participer au suivi des présidences de fabrique;
- Réviser, corriger et mettre en page différents documents officiels (procès-verbaux, rapports, décrets, correspondance);
- Participer à l'organisation de la Messe chrismale (préparation du matériel, coordination des bénévoles et soutien logistique);
- Effectuer des recherches documentaires dans les archives et assurer le classement des documents officiels.
Soutien aux services de pastorale
- Coordonner diverses activités administratives liées aux conseils, comités, formations et rencontres diocésaines;
- Préparer les convocations, formulaires d'inscription et documents de travail;
- Assurer les suivis auprès des participants par téléphone et par courriel;
- Collaborer à l'organisation logistique des événements diocésains.
Soutien au service de liturgie
- Assurer le secrétariat relié aux rencontres et aux communications liturgiques;
- Collaborer à l'organisation de certaines célébrations diocésaines;
- Participer occasionnellement à des célébrations ou événements spéciaux.
Soutien occasionnel au vicaire général
- Préparer des convocations;
- Effectuer la révision et la mise en page de documents;
- Assurer différents suivis administratifs.
Accueil et réception
- Accueillir les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme;
- Répondre aux appels téléphoniques, acheminer les communications et prendre les messages;
- Gérer les réservations des salles de réunion;
- Effectuer diverses tâches administratives liées à la réception.
Profil recherché :
Formation et expérience
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat, bureautique ou toute autre formation pertinente;
- Connaissances en archivage;
- Expérience pertinente dans des fonctions similaires, un atout.
Compétences
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
- Bonne connaissance de Zoom;
- Connaissance de la suite Adobe, un atout;
- Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit;
- Excellentes aptitudes en rédaction, en révision et en mise en page de documents;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et autonomie.
Qualités recherchées
- Sens de l'accueil et du service à la clientèle;
- Bonne humeur et attitude positive;
- Excellent sens de l'organisation;
- Esprit de synthèse;
- Grande rigueur et souci du détail;
- Capacité d'adaptation;
- Discrétion et respect de la confidentialité;
- Efficacité et autonomie;
- Esprit de collaboration et travail d'équipe;
- Capacité à gérer les priorités dans un environnement où les demandes sont variées.
Conditions de travail
- Poste permanent à temps plein de 28 heures par semaine, réparties sur quatre jours;
- Salaire concurrentiel, selon l'expérience et les qualifications;
- Régime d'avantages sociaux, incluant une assurance-salaire;
- Banque de congés payés et vacances selon les politiques en vigueur;
- Stationnement gratuit sur place;
- Milieu de travail stable, humain et respectueux, où la collaboration et l'entraide sont valorisées.
Conditions particulières
L'exercice de cette fonction s'effectue dans le respect de la Politique administrative diocésaine applicable au personnel de soutien ainsi que du Code d'éthique et de conduite du Diocèse de Joliette. La personne retenue est appelée à exercer ses fonctions avec professionnalisme, discrétion, intégrité et dans le respect de la mission et des valeurs de l'organisation.
Équité en emploi
Le Diocèse catholique romain de Joliette souscrit au principe de l'égalité en emploi et s'engage à offrir un processus de recrutement équitable et exempt de toute forme de discrimination. Toutes les candidatures seront évaluées sans égard notamment à l'âge, au sexe, à l'identité ou à l'expression de genre, à l'orientation sexuelle, à l'origine ethnique ou nationale, à la couleur, à la religion, à la situation familiale, à l'état civil, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par les lois applicables.
Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Pour postuler
Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur candidature au plus tard le 3 août 2026.
Joignez-vous à une organisation où votre contribution soutiendra une mission porteuse de sens et où vos compétences administratives auront un impact concret sur le bon fonctionnement des services diocésains.
Rémunération : 21,06$ à 31,25$ par heure
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
