Position Title: Financial Controller
Reports To: President
Position Summary
This (work from home with occasional visits to the warehouse) role is responsible for the full accounting cycle, treasury management, payroll administration, accounts payable and receivable, inventory accounting, budgeting, financial reporting, external audit coordination, annual rebate administration, and corporate compliance. The Financial Controller also serves as a key business partner to senior leadership, the Finance Committee, the Board of Directors, external auditors, members, suppliers, and other stakeholders.
The position requires a highly organized and detail-oriented professional capable of managing multiple priorities, maintaining confidentiality, exercising sound judgement, and communicating effectively in both English and French.
Key Responsibilities
Financial Accounting & Reporting
· Manage the full accounting cycle from transaction processing through financial reporting.
· Maintain the General Ledger and ensure the accuracy of all financial records.
· Prepare monthly financial statements, including income statement, balance sheet, and supporting analyses.
· Maintain monthly budget-to-actual reporting.
· Prepare and record journal entries.
· Complete monthly and annual account reconciliations.
· Analyze financial variances and investigate unusual transactions.
· Ensure financial records comply with applicable accounting standards.
Treasury & Banking
· Manage daily cash flow requirements.
· Monitor Canadian and U.S. dollar bank accounts.
· Process domestic and international wire transfers.
· Transfer funds between CAD and USD accounts as operational requirements dictate.
· Complete monthly bank reconciliations.
· Prepare monthly banking packages for review by the Treasurer.
· Coordinate banking relationships and resolve banking issues.
· Maintain investment and GIC reconciliations.
· Record interest receivable and treasury-related journal entries.
Accounts Payable
· Receive, review, code, and process vendor invoices.
· Upload invoices into Hubdoc.
· Process payments through Telpay.
· Coordinate payment approvals with management.
· Manage vendor payments in both Canadian and U.S. currencies.
· Process inventory deposits and final supplier payments.
· Administer freight and customs invoices.
· Process Delmar invoices using their dedicated platform.
· Process quarterly sales representative commission payments.
· Process annual rebate/dividend payments.
· Maintain vendor records and supporting documentation.
Accounts Receivable
· Create and distribute annual membership invoices.
· Prepare annual Summit invoices.
· Prepare annual and mid-season rebate invoices.
· Record inventory sales and miscellaneous customer invoices.
· Record customer payments.
· Prepare daily accounts receivable reports.
· Monitor outstanding receivables.
· Follow up on overdue accounts.
· Maintain customer records and supporting documentation.
Payroll Administration
· Process bi-weekly payroll using Dayforce.
· Administer payroll changes approved by management.
· Process bonuses, salary increases, vacation payouts, and payroll adjustments.
· Process employee expense reimbursements through Telpay.
· Maintain payroll records and supporting documentation.
· Complete payroll reconciliations.
· Prepare annual payroll-related compliance filings.
Corporate Credit Card Administration
· Request monthly Visa statements from the banking representative.
· Coordinate receipt collection from cardholders.
· Code and enter expenses into QuickBooks Online.
· Maintain supporting documentation.
· Coordinate management approvals.
· Retain approval documentation for audit purposes.
Inventory Accounting
· Record inventory purchases and inventory deposits.
· Process inventory purchase orders.
· Manage supplier credits.
· Coordinate inventory costing.
· Allocate freight and customs costs.
· Maintain inventory valuation.
· Prepare inventory reconciliations.
· Support physical inventory counts.
· Record inventory write-offs.
· Prepare inventory reports for management.
Warehouse Accounting
· Oversee invoicing
· Oversee payments
· Oversee credits
Rebate Administration
· Maintain the annual rebate workbook.
· Coordinate receipt of supplier and member rebate reports.
· Perform detailed variance analysis.
· Investigate discrepancies.
· Prepare annual rebate invoices.
· Reconcile rebate income.
· Coordinate management approvals.
· Calculate annual rebates and dividends following completion of the audit.
· Process rebate payments.
Financial Planning & Budgeting
· Prepare the annual operating budget in collaboration with the President.
· Support budget forecasting.
· Prepare budget variance analyses.
· Present financial information supporting management decision-making.
Audit Coordination
· Coordinate the annual external audit.
· Prepare audit working papers.
· Respond to auditor inquiries.
· Prepare reconciliations and supporting schedules.
· Maintain audit documentation.
· Coordinate audit deliverables with internal stakeholders.
Regulatory Compliance
· Prepare and submit GST/HST and QST filings.
· Complete Employer Health Tax filings.
· Complete WSIB reporting.
· Complete CNESST annual reconciliation.
· Prepare and file annual Quebec payroll reporting.
· Maintain compliance with payroll legislation.
· Complete annual corporate filings.
· Coordinate corporate governance documentation.
· Coordinate annual insurance renewals.
Systems Administration
Maintain and effectively utilize:
· QuickBooks Online
· Dayforce
· Hubdoc
· Telpay
· Egnyte
· Microsoft Excel
· ScotiaConnect
· Delmar platform
Stakeholder Relationships
The Financial Controller works closely with:
Internal
· President
· Treasurer
· Finance Committee
· Warehouse Manager
· VP Purchasing
· Director of Member Relations
· Employees
External
· Members
· Suppliers
· External Auditors (McCay Duff LLP)
· Corporate Lawyer
· Insurance Broker
· Banking Representatives
· Government Agencies
· Freight Providers
Qualifications
· Bachelor’s degree in Accounting, Finance, or Business Administration.
· CPA designation an asset.
· Minimum 10 years of progressive accounting experience, preferably in a controller or senior accounting role.
· Experience managing the full accounting cycle.
· Experience preparing financial statements.
· Experience supporting external audits.
· Experience with payroll administration.
· Experience with budgeting and financial analysis.
· Experience with inventory accounting is considered a strong asset.
· Experience working with not-for-profit, cooperative, or member-based organizations is considered an asset.
Technical Skills
· Advanced Microsoft Excel skills.
· Strong QuickBooks Online experience.
· Experience with payroll systems (Dayforce preferred).
· Experience with document management systems.
· Strong financial analysis skills.
· Multi-currency accounting experience.
· Knowledge of Canadian payroll and tax legislation.
Core Competencies
· Exceptional attention to detail.
· Strong analytical and problem-solving skills.
· Excellent organizational and time-management abilities.
· Ability to manage multiple competing priorities.
· Sound professional judgement.
· Strong communication and interpersonal skills.
· Ability to work independently.
· High level of integrity and confidentiality.
· Commitment to continuous improvement.
· Ability to communicate effectively in both English and French.
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Intitulé du poste : Contrôleur financier
Supérieur hiérarchique : Président
Description du poste
Le titulaire de ce poste est responsable de l’ensemble du cycle comptable, de la gestion de la trésorerie, de l’administration de la paie, des comptes fournisseurs et clients, de la comptabilité des stocks, de la budgétisation, du reporting financier, de la coordination de l’audit externe, de la gestion des remises annuelles et de la conformité de l’entreprise. Le contrôleur financier joue également un rôle de partenaire clé auprès de la direction générale, du comité des finances, du conseil d’administration, des auditeurs externes, des membres, des fournisseurs et des autres parties prenantes.
Ce poste requiert un professionnel très organisé et soucieux du détail, capable de gérer plusieurs priorités à la fois, de respecter la confidentialité, de faire preuve d’un bon jugement et de communiquer efficacement en anglais et en français.
Responsabilités principales
Comptabilité financière et reporting
· Gérer l’ensemble du cycle comptable, du traitement des transactions jusqu’au reporting financier.
· Tenir le grand livre général et veiller à l’exactitude de tous les documents comptables.
· Préparer les états financiers mensuels, notamment le compte de résultat, le bilan et les analyses correspondantes.
· Établir des rapports mensuels comparant les prévisions budgétaires aux résultats réels.
· Préparer et enregistrer les écritures comptables.
· Effectuer les rapprochements comptables mensuels et annuels.
· Analyser les écarts financiers et enquêter sur les transactions inhabituelles.
· S’assurer que les documents comptables sont conformes aux normes comptables applicables.
Trésorerie et opérations bancaires
· Gérer les besoins quotidiens en matière de trésorerie.
· Surveiller les comptes bancaires en dollars canadiens et américains.
· Traiter les virements bancaires nationaux et internationaux.
· Transférer des fonds entre les comptes en CAD et en USD selon les besoins opérationnels.
· Effectuer les rapprochements bancaires mensuels.
· Préparer les dossiers bancaires mensuels à soumettre au trésorier pour examen.
· Coordonner les relations bancaires et résoudre les problèmes bancaires.
· Tenir à jour les rapprochements des placements et des CPG.
· Enregistrer les intérêts à recevoir et les écritures comptables liées à la trésorerie.
Comptabilité fournisseurs
· Réceptionner, vérifier, classer et traiter les factures des fournisseurs.
· Importer les factures dans Hubdoc.
· Effectuer les paiements via Telpay.
· Coordonner les validations de paiement avec la direction.
· Gérer les paiements aux fournisseurs en devises canadienne et américaine.
· Traiter les dépôts liés aux stocks et les paiements finaux aux fournisseurs.
· Gérer les factures de fret et de douane.
· Traiter les factures Delmar à l’aide de leur plateforme dédiée.
· Traiter les paiements trimestriels des commissions des représentants commerciaux.
· Traiter les paiements annuels de remises et de dividendes.
· Tenir à jour les dossiers des fournisseurs et les pièces justificatives.
Comptes clients
· Créer et envoyer les factures annuelles d’adhésion.
· Préparer les factures annuelles du Sommet.
· Préparer les factures de remises annuelles et de mi-saison.
· Enregistrer les ventes de stock et les factures diverses des clients.
· Enregistrer les paiements des clients.
· Préparer les rapports quotidiens sur les comptes clients.
· Surveiller les créances en souffrance.
· Assurer le suivi des comptes en retard.
· Tenir à jour les dossiers clients et les pièces justificatives.
Gestion de la paie
· Traiter la paie bihebdomadaire à l’aide de Dayforce.
· Gérer les modifications de paie approuvées par la direction.
· Traiter les primes, les augmentations de salaire, les indemnités de congés payés et les ajustements de paie.
· Traiter les remboursements de frais des employés via Telpay.
· Tenir à jour les registres de paie et les pièces justificatives.
· Effectuer les rapprochements de paie.
· Préparer les déclarations annuelles de conformité relatives à la paie.
Gestion des cartes de crédit d’entreprise
· Demander les relevés Visa mensuels auprès du chargé de compte.
· Coordonner la collecte des justificatifs auprès des titulaires de carte.
· Classer et saisir les dépenses dans QuickBooks Online.
· Tenir à jour les pièces justificatives.
· Coordonner les validations par la direction.
· Conserver les documents de validation à des fins d’audit.
Comptabilité des stocks
· Enregistrer les achats et les entrées de stock.
· Traiter les bons de commande de stock.
· Gérer les avoirs fournisseurs.
· Coordonner le calcul du coût des stocks.
· Répartir les frais de transport et les droits de douane.
· Tenir à jour l’évaluation des stocks.
· Préparer les rapprochements de stocks.
· Participer aux inventaires physiques.
· Enregistrer les dépréciations de stocks.
· Préparer les rapports sur les stocks à l’intention de la direction.
Comptabilité d’entrepôt
· Superviser la facturation
· Superviser les paiements
· Superviser les avoirs
Gestion des remises
· Tenir à jour le classeur annuel des remises.
· Coordonner la réception des rapports de remises des fournisseurs et des adhérents.
· Réaliser une analyse détaillée des écarts.
· Enquêter sur les divergences.
· Préparer les factures annuelles de remises.
· Rapprocher les produits liés aux remises.
· Coordonner les validations de la direction.
· Calculer les remises et les dividendes annuels à l’issue de l’audit.
· Traiter les paiements des remises.
Planification financière et budgétisation
· Préparer le budget de fonctionnement annuel en collaboration avec le président.
· Participer à l’élaboration des prévisions budgétaires.
· Préparer des analyses des écarts budgétaires.
· Présenter des informations financières à l’appui de la prise de décision de la direction.
Coordination de l’audit
· Coordonner l’audit externe annuel.
· Préparer les documents de travail de l’audit.
· Répondre aux demandes des auditeurs.
· Préparer les rapprochements et les tableaux justificatifs.
· Tenir à jour la documentation relative à l’audit.
· Coordonner les livrables de l’audit avec les parties prenantes internes.
Conformité réglementaire
· Préparer et déposer les déclarations de TPS/TVH et de TVQ.
· Effectuer les déclarations relatives à l’impôt sur la santé des employeurs.
· Effectuer les déclarations auprès de la CSPAAT.
· Effectuer le rapprochement annuel auprès de la CNESST.
· Préparer et déposer les déclarations annuelles relatives à la masse salariale au Québec.
· Veiller au respect de la législation en matière de masse salariale.
· Effectuer les déclarations annuelles de l’entreprise.
· Coordonner la documentation relative à la gouvernance d’entreprise.
· Coordonner les renouvellements annuels d’assurances.
Administration des systèmes
Assurer la maintenance et l’utilisation efficace des éléments suivants :
· QuickBooks Online
· Dayforce
· Hubdoc
· Telpay
· Egnyte
· Microsoft Excel
· ScotiaConnect
· Delmar platform
Relations avec les parties prenantes
Le contrôleur financier travaille en étroite collaboration avec :
En interne
· Le président
· Le trésorier
· Le comité des finances
· Le responsable de l’entrepôt
· Le vice-président des achats
· Le directeur des relations avec les membres
· Les employés
En externe
· Les membres
· Les fournisseurs
· Les auditeurs externes (McCay Duff LLP)
· Juriste d’entreprise
· Courtier en assurances
· Représentants bancaires
· Organismes publics
· Prestataires de transport
Qualifications
· Licence en comptabilité, finance ou gestion d’entreprise.
· Le titre de CPA (expert-comptable agréé) est un atout.
· Au moins 10 ans d’expérience progressive en comptabilité, de préférence à un poste de contrôleur de gestion ou de responsable comptable senior.
· Expérience dans la gestion de l’ensemble du cycle comptable.
· Expérience dans la préparation des états financiers.
· Expérience dans l’accompagnement des audits externes.
· Expérience dans la gestion de la paie.
· Expérience en matière de budgétisation et d’analyse financière.
· Une expérience en comptabilité des stocks est considérée comme un atout majeur.
· Une expérience au sein d’organisations à but non lucratif, coopératives ou associatives est considérée comme un atout.
Compétences techniques
· Maîtrise avancée de Microsoft Excel.
· Solide expérience de QuickBooks Online.
· Expérience des systèmes de gestion de la paie (Dayforce apprécié).
· Expérience des systèmes de gestion documentaire.
· Solides compétences en analyse financière.
· Expérience de la comptabilité multidevises.
· Connaissance de la législation canadienne en matière de paie et de fiscalité.
Compétences clés
· Souci du détail exceptionnel.
· Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes.
· Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps.
· Capacité à gérer plusieurs priorités concurrentes.
· Bon jugement professionnel.
· Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles.
· Capacité à travailler de manière autonome.
· Haut niveau d’intégrité et de confidentialité.
· Engagement en faveur de l’amélioration continue.
· Capacité à communiquer efficacement en anglais et en français.
Pay: $100,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Extended health care
- Flexible schedule
- Mileage reimbursement
- On-site parking
- Paid time off
- Store discount
- Work from home
Work Location: Hybrid remote in Vaudreuil-Dorion, QC
