[ENGLISH]
PROMOTEX PRODUCTIONS INC.
merch. made. managed.
Office & Sales Support Coordinator
Job Description
Effective: June 2026 | Version 2.0
Role Summary
The Office & Sales Support Coordinator is the operational backbone of Promotex Productions’ Montreal headquarters. This is a hybrid role spanning front-of-house reception, sample and shipment tracking, sales support, and direct communication with clients and vendors under the supervision of the Sales Director.
This is not a pure reception role. There is a real, meaningful contribution to the sales and sourcing workflow, as well as direct exposure to client and vendor communication. The standard is professional, warm, and precise. This role reports directly to the Director of Operations & Systems and works closely with the Sales Director and the sourcing team daily.
Core Responsibilities
Reception and Front-of-House
- Answer and route all incoming calls using the standard Promotex greeting in English and French
- Capture caller name and company before transferring any call
- Manage daily administrative tasks and general office operations
- Monitor incoming orders and notify the Production Manager when items are received
- Organize internal documents and shared files
- Attend internal meetings and prepare meeting minutes and follow-up notes
Client and Vendor Communication
- Communicate directly with clients and vendors by phone and email as directed by the Sales Director or the sourcing team
- All outbound client and vendor messages are drafted first and reviewed by the Sales Director before release
- Client-facing work is performed under the Sales Director’s supervision and consistent with the draft-then-approve procedure used by the full sales support team
- Log all client and vendor communications in Odoo Chatter on the relevant lead, not in a personal inbox
Sales Support Assistance
- Assist the sourcing team with product pricing sheet assembly and formatting
- Prepare product presentation slides under direction from the sourcing team
- Gather product details, images, and branding assets for client-facing materials
- Support supplier data research: look up, log, and report back to the sourcing team
- Create Odoo RFQ shells when triggered by the sourcing team
Shipment Tracking and Logistics
- Update the shipment tracking hub three times daily based on information entered by the Production Manager
- Coordinate courier pickups via FedEx, Planet, and DLVRD
- Prepare shipping documentation, labels, and packing lists
- Receive incoming merchandise, inspect for accuracy, and report discrepancies
- Repackage and relabel shipments prior to dispatch
Sample and Product Management
- Receive, label, and organize incoming product samples
- Maintain an organized sample inventory for team reference and client presentations
- Track sample requests and prepare samples for client presentations
Workspace Oversight and Daily Tidiness
The reception, kitchen, showroom, and packing areas are shared spaces visible to clients, vendors, and the team. The standard is presentable to a client who walks in unannounced. This is an oversight role, not a deep-cleaning role.
- Kitchen: keep snacks and supplies stocked; light tidying as needed
- Reception: parcels and mail picked up and routed the same day
- Packing area: empty boxes broken down, supplies organized between shipments
- Showroom: kept presentable; set up and cleaned up around meetings and events
- End-of-day check (last 15 minutes): walk the common areas and confirm everything is reset for the morning
Marketing Support — Weekly LinkedIn Post
- Produce one weekly LinkedIn post using AI tools (Gemini, ChatGPT) from product photos, sourcing wins, or company updates
- Posts are submitted for review by the Director of Operations & Systems before publishing
Wednesday Democratic Lunch Program
- Monday: post poll in the team channel, monitor votes, announce the winning option
- Tuesday: headcount check, place or hand off the order
- Wednesday: prepare the showroom, coordinate setup, manage cleanup
What Success Looks Like
- Phones answered professionally in English and French from 9:00 AM to 5:00 PM
- Shipment tracking hub updated three times daily without prompting
- Pricing sheets and presentation materials ready when the sourcing team needs them
- All client and vendor communications drafted, reviewed, and sent through the correct approval chain
- Common areas presentable throughout the day; end-of-day walk completed before leaving
- One LinkedIn post published each week
- Showroom always ready; shipments always accurate
Required Qualifications
- Professional-grade written and spoken English: non-negotiable
- Spoken French sufficient for answering phones and taking messages in French: required. Written French is an asset.
- Strong organizational skills and attention to detail
- Comfort working in an ERP or CRM system
- Spreadsheet fluency in Excel or Google Sheets
- Clear, professional written communication
- Comfortable shifting between client-facing and operational tasks in the same hour
- Legally authorized to work in Canada and available to work on-site at our Montreal office
Nice to Have
- Experience with Odoo or another ERP (NetSuite, SAP, Zoho, Salesforce, or similar)
- Background in promotional products, branded merchandise, apparel, or e-commerce
- Familiarity with FedEx, UPS, or other shipping platforms
- Experience with AI writing tools such as ChatGPT or Gemini for content drafting
- Written French proficiency
Compensation & Working Conditions
- Salary: $44,000 – $50,000 per year based on experience
- 2 weeks vacation
- 13 paid Quebec statutory holidays
- Weekly company lunch
- Employee merchandise allowance
- On-site at Promotex Productions HQ, 205-4810 Rue Jean-Talon O, Montréal, QC H4P 1W7
- Full-time, Monday to Friday, 9:00 AM to 5:00 PM
- Reports to: Director of Operations & Systems
How to Apply
Send your resume to [email protected] with a short note describing your most relevant experience. Specifically, tell us about a role where you managed multiple competing priorities in a fast-paced environment and how you kept things from falling through the cracks.
Applications without a cover note will be reviewed after those that include one.
Promotex Productions Inc. | Montreal, Quebec | Office & Sales Support Coordinator | v2.0 | June 2026
Promotex Productions is an equal opportunity employer. We comply with CNESST and Quebec employment standards.
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PROMOTEX PRODUCTIONS INC. merch. made. managed.
Coordonnateur(trice) de bureau et soutien aux ventes Description de poste | Version 2.0 | En vigueur : juin 2026
SOMMAIRE DU POSTE
Le coordonnateur ou la coordonnatrice de bureau et soutien aux ventes est le pilier opérationnel du siège social de Promotex Productions à Montréal. Il s'agit d'un poste hybride couvrant l'accueil et la réception, le suivi des expéditions et des échantillons, le soutien aux ventes, ainsi que la communication directe avec les clients et les fournisseurs sous la supervision de la Directrice des ventes.
Ce poste n'est pas un rôle de réception pure. Il implique un véritable travail dans notre système ERP, une contribution concrète au flux de travail des ventes et des approvisionnements, ainsi qu'une exposition directe aux communications avec les clients et les fournisseurs. Le standard est professionnel, chaleureux et précis.
Ce poste relève directement du Directeur des opérations et des systèmes et travaille en étroite collaboration avec la Directrice des ventes et l'équipe d'approvisionnement au quotidien.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Accueil et réception
- Répondre et acheminer tous les appels entrants en utilisant le message d'accueil standard de Promotex en anglais et en français
- Obtenir le nom et l'entreprise de l'appelant avant tout transfert d'appel
- Gérer les tâches administratives quotidiennes et les opérations générales de bureau
- Surveiller les commandes entrantes et aviser le responsable de la production à leur réception
- Organiser les documents internes et les fichiers partagés
- Assister aux réunions internes et préparer les comptes rendus et les notes de suivi
Communication avec les clients et les fournisseurs
- Communiquer directement avec les clients et les fournisseurs par téléphone et par courriel, selon les directives de la Directrice des ventes ou de l'équipe d'approvisionnement
- Tous les messages sortants destinés aux clients et aux fournisseurs sont d'abord rédigés en version préliminaire et révisés par la Directrice des ventes avant envoi
- Le travail en contact avec les clients est effectué sous la supervision de la Directrice des ventes, conformément à la procédure de révision avant envoi en vigueur dans toute l'équipe de soutien aux ventes
- Consigner toutes les communications avec les clients et les fournisseurs dans le dossier approprié, et non dans une boîte de réception personnelle
Soutien aux ventes
- Aider l'équipe d'approvisionnement à assembler et à mettre en forme les fiches de prix pour les propositions clients
- Préparer des diapositives de présentation de produits selon les directives de l'équipe d'approvisionnement
- Recueillir les détails des produits, les images et les éléments de marque pour les documents destinés aux clients
- Soutenir la recherche de données fournisseurs : rechercher, consigner et transmettre les résultats à l'équipe d'approvisionnement
- Créer des demandes de prix (RFQ) dans Odoo lorsque déclenchées par l'équipe d'approvisionnement
Suivi des expéditions et logistique
- Mettre à jour le tableau de suivi des expéditions trois fois par jour (9 h 00, 12 h 00, 16 h 00)
- Coordonner les ramassages de courrier via FedEx, Planet et DLVRD
- Préparer la documentation d'expédition, les étiquettes et les listes de colisage
- Réceptionner les marchandises entrantes, vérifier leur exactitude et signaler les écarts
- Remballer et réétiqueter les expéditions avant l'envoi
Gestion des échantillons et des produits
- Recevoir et ouvrir tous les colis entrants immédiatement à leur arrivée
- Vérifier le contenu par rapport aux notes de livraison et étiqueter chaque échantillon avec une fiche accroche dès réception
- Documenter chaque arrivée avec une photo de l'échantillon et de l'étiquette d'expédition, envoyée immédiatement par courriel à la Directrice des ventes
- Remettre les échantillons physiques directement à la Directrice des ventes pour distribution à l'équipe
- Si la Directrice des ventes est absente, remettre les échantillons physiques au Directeur des opérations et des systèmes
- Maintenir un registre d'inventaire des échantillons organisé
- Préparer les échantillons pour les présentations clients sur demande
Supervision de l'espace de travail et propreté quotidienne
La réception, la cuisine, la salle d'exposition et la zone d'emballage sont des espaces partagés visibles par les clients, les fournisseurs et l'équipe. Le standard est : présentable pour un client qui entre sans préavis. Il s'agit d'un rôle de supervision, non de nettoyage en profondeur.
- Cuisine : maintenir les collations et les fournitures approvisionnées; rangement léger au besoin
- Réception : colis et courrier récupérés et acheminés le jour même
- Zone d'emballage : boîtes vides aplaties entre les expéditions, fournitures organisées
- Salle d'exposition : maintenue présentable; installation et rangement avant et après les réunions et événements
- Vérification de fin de journée (15 dernières minutes) : parcourir les espaces communs et confirmer que tout est prêt pour le lendemain matin
Soutien marketing — Publication hebdomadaire sur LinkedIn
- Produire une publication LinkedIn par semaine à l'aide d'outils d'intelligence artificielle (Gemini, ChatGPT), à partir de photos de produits, de réussites en approvisionnement ou de nouvelles de l'entreprise
- Les publications sont soumises à la révision du Directeur des opérations et des systèmes avant publication
Programme du lunch démocratique du mercredi
- Lundi : publier le sondage dans le canal d'équipe, surveiller les votes, annoncer l'option gagnante
- Mardi : vérification des présences, passer ou déléguer la commande
- Mercredi : préparer la salle d'exposition, coordonner l'installation, gérer le rangement après le repas
À QUOI RESSEMBLE LE SUCCÈS DANS CE POSTE
- Appels répondus professionnellement en anglais et en français de 9 h 00 à 17 h 00
- Tableau de suivi des expéditions mis à jour trois fois par jour sans rappel
- Fiches de prix et présentations prêtes lorsque l'équipe d'approvisionnement en a besoin
- Toutes les communications avec les clients et les fournisseurs rédigées, révisées et envoyées selon la chaîne d'approbation appropriée
- Espaces communs présentables tout au long de la journée; vérification de fin de journée effectuée avant de partir
- Une publication LinkedIn publiée chaque semaine
- Salle d'exposition toujours prête; expéditions toujours exactes
QUALIFICATIONS REQUISES
- Anglais écrit et parlé de niveau professionnel : non négociable
- Français parlé suffisant pour répondre aux appels et prendre des messages en français : requis. Le français écrit est un atout.
- Solides compétences organisationnelles et souci du détail
- À l'aise avec un système ERP ou CRM
- Maîtrise des tableurs Excel ou Google Sheets
- Communication écrite claire et professionnelle
- Capacité à passer de tâches en contact avec les clients à des tâches opérationnelles dans la même heure
- Autorisé(e) à travailler au Canada et disponible pour travailler en présentiel au bureau de Montréal
UN ATOUT
- Expérience avec Odoo ou un autre ERP (NetSuite, SAP, Zoho, Salesforce ou similaire)
- Expérience dans les produits promotionnels, les articles de marque, le vêtement ou le commerce électronique
- Connaissance des plateformes d'expédition FedEx, UPS ou similaires
- Expérience avec des outils de rédaction assistée par IA tels que ChatGPT ou Gemini
- Maîtrise du français écrit
RÉMUNÉRATION ET CONDITIONS DE TRAVAIL
- Salaire : 44 000 $ – 50 000 $ par année selon l'expérience
- 2 semaines de vacances
- 13 jours fériés légaux du Québec payés
- Repas d'équipe hebdomadaire
- Allocation en marchandise pour les employés
- En présentiel au siège social de Promotex, 205-4810 rue Jean-Talon O, Montréal, QC H4P 1W7
- Temps plein, du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 00
- Relève du : Directeur des opérations et des systèmes
COMMENT POSTULER
Envoyez votre curriculum vitæ à [email protected] avec une courte note décrivant votre expérience la plus pertinente. Plus précisément, parlez-nous d'un poste où vous avez géré plusieurs priorités simultanées dans un environnement dynamique et expliquez comment vous avez évité que des éléments passent entre les mailles du filet.
Les candidatures sans note de présentation seront examinées après celles qui en incluent une.
Promotex Productions Inc. | Montréal, Québec | Coordonnateur(trice) de bureau et soutien aux ventes | v2.0 | Juin 2026 Promotex Productions est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous respectons les normes du travail de la CNESST et les normes d'emploi du Québec.
Pay: $44,000.00-$50,000.00 per year
Work Location: In person
