À propos d’OASIS immersion
Positionnée au carrefour de l’innovation, des arts, du divertissement et de la créativité, OASIS immersion est la plus grande destination immersive permanente au Canada. Le groupe OASIS immersion comprend également une boîte de production d’expériences immersives, OASIS Studios immersifs.
Notre mission est de transporter nos visiteurs dans des univers fascinants, stimulants et inspirants. Nous nous spécialisons dans la création et la diffusion d’expositions immersives avec billetterie, ainsi que dans l’organisation d’événements expérientiels corporatifs en mode privatisation. Nous distribuons également nos expériences à l’international, un volet en pleine croissance de nos activités.
Notre espace immersif de Montréal et nos bureaux administratifs sont situés au rez-de-chaussée du Palais des congrès de Montréal.
Le poste
OASIS immersion est à la recherche d’une personne expérimentée, fiable, autonome et très orientée terrain afin d’agir comme référence opérationnelle auprès des équipes, tant lors des périodes d’ouverture au public que lors des événements privatifs.
Relevant de la Directrice des opérations et de la Chargée de projet – privatisations et développement événementiel, la personne titulaire du poste joue un rôle hybride qui évolue selon les activités d’OASIS.
Lors des événements privatifs, elle agit comme chef.fe des événements et assure le leadership opérationnel des équipes sur place, la coordination des partenaires, le suivi de la qualité des espaces ainsi que la gestion des imprévus.
Lors des périodes d’ouverture au public, elle agit comme chef.fe d’équipe opérations, accompagne les préposé.e.s dans leurs tâches quotidiennes, veille à la qualité de l’expérience visiteur et assure le bon déroulement des opérations sur le plancher.
Ce rôle demande une forte présence terrain, du leadership, du jugement et une grande capacité d’adaptation. La personne doit être à l’aise de passer rapidement d’un rôle de supervision et d’encadrement à un rôle de coordination événementielle, tout en participant concrètement aux opérations lorsque requis.
Chef.fe d’équipe opérations (lors des périodes d’ouverture au public)
Lors des heures d’ouverture au public, la personne est responsable de soutenir et d’encadrer l’équipe opérationnelle afin d’assurer une expérience visiteur fluide, professionnelle et conforme aux standards d’OASIS.
- Agir comme pilier, personne-ressource et leader auprès des préposé.e.s dans leurs tâches quotidiennes;
- Préparer et animer de courtes rencontres opérationnelles avec l’équipe au début des quarts;
- Répartir les tâches et les responsabilités en fonction des besoins opérationnels;
- Assurer une présence constante sur le plancher et effectuer des tournées régulières;
- Veiller à la qualité du service à la clientèle et au professionnalisme de l’équipe dans ses interactions avec les visiteurs;
- Soutenir les préposé.e.s lorsqu’ils rencontrent des difficultés ou ont besoin d’assistance;
- Assurer le bon déroulement des visites de groupes, notamment l’accueil, la répartition des tâches et la gestion des billets;
- Intervenir auprès des visiteurs en cas de problème, de plainte ou de situation particulière et signaler rapidement à la Directrice des opérations les situations nécessitant une intervention ou une décision de gestion;
- Effectuer les tâches préparatoires de début de quart et les tâches de fermeture;
- Répartir les tâches liées au ménage d’ouverture et de fermeture;
- Effectuer, au besoin, les pauses des préposé.e.s à la boutique, au café-lounge et à l’expérience client;
- Opérer le système de point de vente (AudienceView) pour la vente de billets lorsque requis;
- Effectuer le suivi quotidien de l’assiduité, des retards et des absences, des mesures disciplinaires et transmettre les informations pertinentes à la gestion;
- Effectuer l’entrée, la modification et l’ajustement de données dans Agendrix lorsque requis;
- Rédiger les rapports quotidiens de fin de quart ou de journée;
- S’assurer du respect des règles de santé et de sécurité par les employés et les visiteurs;
- Communiquer et veiller à l’application des politiques, procédures, normes et règlements;
- Assurer la circulation de l’information auprès de l’équipe concernant les directives et changements opérationnels;
- Identifier les enjeux opérationnels récurrents, documenter les problématiques observées sur le terrain et proposer des pistes d’amélioration à la Directrice des opérations.
- Proposer, lorsque pertinent, des pistes d’amélioration basées sur les observations faites sur le terrain.
- Maintenir une communication régulière avec la Directrice des opérations et la Superviseure RH concernant les besoins de l’équipe, les enjeux opérationnels et les situations nécessitant un suivi, notamment dans le cadre de rencontres de suivi régulières.
- Effectuer certains suivis liés aux horaires, notamment les disponibilités, changements, absences, remplacements et conflits d’horaire, et signaler les problématiques récurrentes à la Directrice des opérations.
- Documenter et effectuer les suivis administratifs de premier niveau liés aux incidents, comportements ou situations particulières, et transmettre les informations nécessaires à la Directrice des opérations ou à la Superviseure RH lorsque leur intervention est requise.
- Participer à l’amélioration et à la mise à jour des procédures, outils et documents opérationnels, et contribuer à la mise en place de nouvelles façons de faire en fonction des besoins observés sur le terrain.
- Soutenir la direction dans la préparation et la diffusion de communications, procédures ou outils destinés aux équipes, et veiller à la bonne circulation de l’information entre la direction et les employé.e.s.
Chef.fe d’équipe lors des événements privatifs
Lors des événements privatifs, la personne devient la référence opérationnelle sur le terrain et assure la coordination des équipes, des espaces et des différents intervenants.
Avant l’événement
- Participer aux rencontres de préparation avec la Chargée de projet – privatisations et développement événementiel afin de bien comprendre les besoins, les attentes du client et la logistique de l’événement;
- Assister, lorsque requis, aux rencontres avec les équipes de vente, de production et de technique afin de demeurer informé.e des événements à venir;
- Participer aux discussions logistiques et opérationnelles;
- Identifier les enjeux potentiels et proposer des solutions afin d’assurer une organisation réaliste et efficace;
- Se familiariser avec le déroulement prévu, les horaires, les besoins des partenaires et les particularités de chaque événement;
- Assurer le leadership opérationnel lors des montages.
Pendant le montage et l’événement
- Diriger et coordonner les équipes sur place;
- Assurer la bonne exécution des plans opérationnels établis;
- Prendre des décisions en temps réel afin de résoudre les imprévus;
- Participer aux tâches physiques liées aux opérations, notamment le montage, le déplacement et la manipulation de matériel, tout en veillant à la sécurité des équipes;
- Soutenir et encadrer les équipes pendant les événements;
- Observer les opérations sur le terrain et veiller au respect des standards OASIS;
- Fournir du feedback constructif aux membres de l’équipe lorsque nécessaire;
- Faciliter la communication entre les différentes équipes et assurer une résolution rapide des problèmes;
- Agir comme personne-ressource opérationnelle pour les clients sur place;
- Répondre aux besoins opérationnels du client pendant l’événement;
- Accueillir et coordonner les partenaires, fournisseurs et autres intervenants, notamment les traiteurs, fournisseurs et représentants du Palais des congrès;
- Superviser leur installation et leur circulation dans les espaces;
- Assurer la distribution, la récupération et le suivi des cartes d’accès;
- Veiller à la bonne utilisation des espaces et à leur intégrité;
- Identifier rapidement tout enjeu pouvant affecter l’expérience du client ou le déroulement de l’événement;
- Maintenir une communication constante avec la Chargée de projet et l’informer du déroulement de l’événement;
- Assurer le leadership opérationnel lors du démontage et veiller à la remise en état des espaces.
Après l’événement
- Participer aux retours post-événement (post-mortem) avec l’équipe;
- Identifier les améliorations possibles pour les événements futurs;
- Communiquer les enjeux, observations et recommandations pertinents à la Directrice des opérations et à la Chargée de projet;
- Contribuer à l’amélioration continue des façons de faire et des opérations événementielles.
Leadership et gestion d’équipe
Dans les deux volets du poste, la personne est appelée à jouer un rôle actif de leadership auprès des équipes.
- Accompagner, coacher et encadrer les employé.e.s dans leurs responsabilités;
- Conseiller les employé.e.s relativement au service à la clientèle, au comportement et aux bonnes pratiques de travail;
- Intervenir lorsque nécessaire afin de maintenir les standards attendus;
- Participer à l’intégration et à la formation des nouveaux employé.e.s;
- Participer au processus de recrutement et d’évaluation de performance lorsque requis;
- En collaboration avec les superviseur.e.s et la Directrice des opérations, participer aux rencontres d’encadrement et appliquer les mesures disciplinaires requises;
- Contribuer à instaurer un climat de travail positif, professionnel et axé sur la collaboration;
- Favoriser la mobilisation, la proactivité et l’autonomie des membres de l’équipe;
- Identifier les besoins de formation, d’accompagnement ou de soutien au sein de l’équipe.
Aptitudes et habiletés recherchées
- Leadership naturel, sens des responsabilités et capacité à mobiliser une équipe;
- Autonomie, jugement et capacité à prendre des décisions rapidement;
- Esprit proactif, orienté vers les solutions et la résolution de problèmes;
- Excellente capacité d’adaptation, de gestion du stress et des imprévus;
- Sens de l’organisation, des priorités et grande polyvalence;
- Excellentes aptitudes en communication et capacité à évoluer dans des environnements variés, tant en accueil du public qu’en contexte événementiel;
- Attitude professionnelle, positive et collaborative;
- Capacité à effectuer des tâches physiques liées aux opérations et aux événements;
- Fiabilité, ponctualité, assiduité.
Expérience et compétences
- Expérience pertinente en supervision ou gestion d’équipe;
- Expérience en service à la clientèle;
- Expérience en opérations événementielles, régie ou production événementielle, un atout important;
- Expérience dans un environnement culturel, muséal, touristique, événementiel ou expérientiel, un atout;
- Expérience en gestion de groupes ou de visiteurs, un atout;
- Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral. La connaissance de l’anglais est requise puisque le poste implique des échanges avec des clients, partenaires et collaborateurs provenant de différents horizons;
- Aisance avec les outils technologiques et les systèmes opérationnels;
- Connaissance d’AudienceView et/ou Agendrix, un atout.
Horaire de travail
Il s’agit d’un poste hybride combinant des heures régulières en opérations et des heures variables liées à la programmation événementielle.
Une présence régulière est requise lors des périodes d’ouverture au public, (jeudis et vendredis matin selon les besoins actuels, sujet à des ajustements). Ces quarts permettent d’assurer le leadership opérationnel de l’équipe, la préparation des opérations et l’accueil du public.
Présence requise lors des évènements mais aussi lors des activités de montages et démontages. Une flexibilité d’horaire et une disponibilité selon les besoins sont requises.
Même si vous ne remplissez pas tous les critères mentionnés, nous vous invitons à nous faire part de votre candidature. Nous valorisons les parcours divers et les compétences transférables et serions ravis de discuter de votre potentiel pour rejoindre notre équipe.
Rémunération : à partir de 25,00$ par heure
Lieu du poste : En présentiel
