Titre du poste :
Agent(e) administratif(ve) – Clinique esthétique (planification / coordination médicale)
Lieu : Westmount, QC
Type d’emploi : Temps plein
Salaire : À discuter selon l’expérience
À propos de nous
Notre clinique esthétique, active dans le secteur privé et public (RAMQ), offre des services chirurgicaux spécialisés dans un environnement structuré, professionnel et en forte croissance. Nous recherchons actuellement trois agents administratifs pour rejoindre notre équipe et contribuer à l’efficacité de nos opérations cliniques.
Description du poste
Les agents administratifs jouent un rôle clé dans la coordination des activités chirurgicales, la gestion des horaires et le suivi des patients. Selon le profil, le candidat sera assigné à un pôle spécifique, tout en bénéficiant d’une formation croisée permettant d’assurer une flexibilité opérationnelle.
Pôles de responsabilités
1. Coordination des chirurgies (RAMQ / public)
- Planifier les chirurgies publiques en collaboration avec les chirurgiens
- Gérer et optimiser les horaires opératoires
- Assurer le suivi administratif des dossiers patients
- Valider les informations nécessaires aux interventions
- Coordonner avec les équipes cliniques et administratives
2. Soutien à l’infirmier(ère)-chef(fe)
- Assister l’infirmière-cheffe dans ses tâches administratives quotidiennes
- Assurer le suivi des dossiers patients et des opérations
- Coordonner certaines communications internes
- Soutenir la gestion des priorités et des urgences
- Maintenir une organisation rigoureuse des informations
3. Planification et coordination des disponibilités médicales
- Contacter les médecins afin d’obtenir leurs disponibilités
- Structurer et centraliser les horaires chirurgicaux
- Transmettre les informations à la personne responsable de la programmation
- Assurer un suivi constant des disponibilités et ajustements
- Optimiser la planification globale des ressources
Note : Les rôles de planification et de programmation sont en cross-training, permettant aux membres de l’équipe de se remplacer au besoin.
Responsabilités générales
- Assurer une communication claire et professionnelle avec les médecins, patients et collègues
- Maintenir des dossiers précis, complets et à jour
- Respecter les délais et assurer un suivi rigoureux
- Contribuer à l’amélioration des processus administratifs
- Soutenir un environnement de travail structuré et efficace
Exigences
- 2 ans d'expérience en administration (milieu médical, un atout important)
- Excellentes compétences organisationnelles
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Excellente communication en français et en anglais
- Rigueur, autonomie et sens des priorités
- Attitude professionnelle et esprit d’équipe
Atouts
- Expérience avec la RAMQ ou en milieu hospitalier
- Expérience en planification ou coordination médicale
- Expérience en clinique esthétique ou chirurgicale
Ce que nous offrons
- Environnement structuré et en croissance
- Formation complète incluant cross-training
- Stabilité et possibilités d’évolution
- Équipe professionnelle et collaborative
Pour postuler :
Veuillez soumettre votre candidature via Indeed ou l’envoyer à : [email protected]
-------------------------------------------------------------------------------------------
ENGLISH VERSION
Job Title:
Administrative Coordinator – Aesthetic Clinic (Medical Scheduling & Coordination)
Location: Westmount, QC
Job Type: Full-time
Salary: To be discussed based on experience
About Us
Our aesthetic clinic operates in both the private sector and the public healthcare system (RAMQ). We provide specialized surgical services in a structured and fast-growing environment. We are currently hiring three administrative coordinators to support our clinical operations.
Job Description
Administrative coordinators play a key role in surgical scheduling, operational coordination, and patient file management. Based on profile and strengths, candidates will be assigned to a specific function, with cross-training provided to ensure operational flexibility.
Areas of Responsibility
1. Public Surgery Coordination (RAMQ)
- Schedule public surgeries in collaboration with surgeons
- Manage and optimize operating schedules
- Ensure proper follow-up of patient files
- Validate all required documentation for procedures
- Coordinate with clinical and administrative teams
2. Chief Nurse Administrative Support
- Assist the Head Nurse with daily administrative tasks
- Track patient files and operational workflows
- Coordinate internal communications
- Support priority management and urgent requests
- Maintain organized and structured information systems
3. Physician Scheduling & Planning
- Contact physicians to obtain their availability
- Structure and centralize surgical schedules
- Transfer scheduling data to the programming coordinator
- Maintain ongoing updates and adjustments
- Optimize overall resource planning
Note: Planning and scheduling roles include cross-training to ensure team coverage and flexibility.
General Responsibilities
- Maintain clear and professional communication with physicians, patients, and team members
- Ensure accurate and up-to-date documentation
- Meet deadlines and follow up consistently
- Contribute to improving administrative processes
- Support a structured and efficient work environment
Requirements
- 2+ years of experience in administration (medical setting is a strong asset)
- Strong organizational and multitasking skills
- Ability to manage multiple priorities
- Excellent communication in French and English
- Detail-oriented, autonomous, and reliable
- Professional attitude and team mindset
Assets
- Experience with RAMQ or hospital environments
- Experience in medical scheduling or coordination
- Experience in aesthetic or surgical clinics
What We Offer
- Structured and growing environment
- Full training with cross-functional exposure
- Stability and growth opportunities
- Professional and collaborative team
To apply:
Please submit your application through Indeed or send it to: [email protected]
Pay: $21.00-$23.00 per hour
Work Location: In person
