Description du poste
Le/la représentant(e) bilingue du service à la clientèle et des comptes clients joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des activités administratives, en soutenant les opérations quotidiennes du bureau et en offrant un service exceptionnel à nos clients. Ce poste est responsable d’un éventail de fonctions administratives et comptables, notamment la gestion des demandes entrantes des clients, la validation des informations et la coordination avec l’ensemble de nos bureaux. Un aspect important de ce rôle consiste à gérer les activités liées aux comptes clients, telles que le traitement des paiements, la résolution des écarts et le soutien aux efforts de recouvrement.
La personne retenue est très organisée, soucieuse du détail et orientée vers le service à la clientèle. Elle possède d’excellentes compétences en communication, tant en anglais qu’en français. Une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office ainsi que la capacité à gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique et en constante évolution sont essentielles. Ce poste exige un professionnel capable de résoudre efficacement les problèmes et de collaborer avec des collègues à tous les niveaux de l’organisation.
À propos de nous
Chemsyn Services est un fournisseur de premier plan de solutions d’assainissement, de désinfection et d’hygiène desservant les secteurs des soins de santé, de l’hôtellerie, de la fabrication et du commerce de détail. Parmi nos clients figurent des chaînes de restaurants, des établissements du secteur de l’hôtellerie ainsi que des centres de soins de longue durée.
Nous offrons une gamme complète de produits et de services commerciaux et institutionnels, conçus spécifiquement pour répondre aux besoins de votre établissement. Forts de plus de 85 ans d’expérience dans l’industrie, nous sommes animés par notre engagement envers l’excellence du service à la clientèle, des relations de confiance durables avec nos clients, ainsi qu’une expertise approfondie et une connaissance étendue de nos produits afin de répondre aux exigences d’un monde en constante évolution.
Grâce à notre réseau de succursales partout au Canada, nous sommes prêts à vous accompagner et à vous soutenir dans vos besoins.
Responsabilités
- Servir de point de contact principal pour les demandes de renseignements, les requêtes de service et les questions liées aux comptes des clients, en anglais et en français.
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes en personne de manière professionnelle et dans des délais appropriés.
- Fournir des renseignements sur les produits et services, cerner les besoins des clients et contribuer à la résolution des problèmes selon une approche centrée sur le client.
- Assurer la coordination des communications entre les clients et les équipes internes (Ventes, Service et Entrepôt) afin de garantir un suivi efficace.
- Traiter, vérifier et comptabiliser les paiements quotidiens des clients (carte de crédit, TEF, chèque, etc.).
- Assurer le suivi des comptes en souffrance et soutenir les activités de recouvrement en effectuant des suivis relatifs aux factures impayées.
- Enquêter sur les écarts de facturation et les résoudre en collaboration avec les services concernés.
- Effectuer un large éventail de tâches administratives dans des délais serrés, notamment le classement, la saisie de données et la gestion documentaire.
- Participer à la préparation de rapports et de documents internes en recueillant et en analysant les renseignements nécessaires.
- Coordonner les demandes internes, les mises à jour des renseignements clients et les suivis avec tous les bureaux de Chemsyn à travers le Canada.
- Contribuer à l’amélioration des processus en repérant les inefficacités et en recommandant des solutions.
- Veiller au respect des politiques de l’entreprise, des normes de service à la clientèle et des exigences en matière de confidentialité.
- Effectuer toute autre tâche ou participer à des projets spéciaux selon les besoins et les directives reçues.
Qualifications
- Baccalauréat ou diplôme d’études collégiales en administration des affaires, dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- Minimum de 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle de service à la clientèle ou de soutien administratif.
- Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale, en français et en anglais.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer efficacement plusieurs tâches complexes simultanément.
- Capacité à gérer efficacement des priorités multiples, tout en faisant preuve de tact et de diplomatie lors du traitement des demandes de renseignements et des requêtes d’information.
- Fait preuve d’initiative, d’un haut degré de précision et de la capacité à gérer simultanément diverses responsabilités.
- Solides aptitudes en résolution de problèmes, avec la capacité d’identifier les enjeux, d’analyser les situations et de prendre les mesures nécessaires pour les résoudre.
- Professionnel(le) orienté(e) vers le service à la clientèle, capable de collaborer efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l’organisation.
- Personne autonome, minutieuse, fiable et débrouillarde.
Aptitudes personnelles:
- Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation.
- Capacité à travailler efficacement en équipe.
- Excellentes aptitudes en communication et en écoute active.
- Grand sens du professionnalisme.
- Solides compétences en résolution de problèmes.
- Personne autonome, motivée et capable de travailler de façon indépendante.
- Bon sens de l’analyse et de la pensée critique.
- Personne intègre et digne de confiance.
- Grande attention aux détails et souci de l’exactitude.
- Capacité d’adaptation dans un environnement en constante évolution.
Horaire de travail:
- Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.
- Heures supplémentaires au besoin, soit de 17 h à 20 h.
Type d’emploi:
Rémunération:
- Salaire : 45 000 $ à 48 000 $ par année
Avantages sociaux:
- Assurance dentaire
- Assurance maladie complémentaire
- Congés payés
- Stationnement gratuit sur place
Lieu de travail:
Nous remercions tous les candidats et candidates de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
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Job Summary
The Bilingual Customer Service / Accounts Receivable Representative plays a key role in ensuring the smooth operation of office functions, supporting day-to-day office operations and delivering exceptional service to our customers. This role is responsible for a variety of administrative and accounting functions, including taking incoming customer requests, validating information and coordinating with all of our offices. A key focus of this position is managing accounts receivable activities such as processing payments, resolving discrepancies, and assisting with collection efforts.
The successful candidate is highly organized, detail-oriented, and customer-focused, with strong communication skills in both English and French. Proficiency in Microsoft Office and the ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment are essential. This role requires a professional who can problem-solve effectively and collaborate with team members at all levels of the organization.
About Us
Chemsyn Services is a leading provider of Sanitation, Disinfection and Hygiene Solutions servicing the Healthcare, Hospitality, Manufacturing and Retail industries. Our customers include chain restaurants / hospitality and long-term care homes. We offer a comprehensive range of commercial and institutional product and service solutions designed specifically for your facility. With over 85 years of industry experience, our driving force continues to be unparalleled Customer Service Excellence, Client Relationships built on trust, and extensive Product Knowledge and Expertise that serve your needs in today’s changing world. With branches across Canada, we’re ready to assist you!
Responsibilities
- Serve as a primary point of contact for customer inquiries, service requests, and account questions in both English and French.
- Respond to phone calls, emails, and in-person inquiries professionally and in a timely manner.
- Provide product and service information, clarify customer needs, and support issue resolution with a customer-first approach.
- Coordinate communication between customers and internal teams (Sales, Service, Warehouse) to ensure efficient follow-up.
- Process, verify, and post daily customer payments (credit card, EFT, cheque, etc.).
- Monitor outstanding accounts and support collection efforts by following up on overdue invoices.
- Investigate and resolve invoicing discrepancies by coordinating with relevant departments.
- Perform a wide range of administrative tasks within tight deadlines, including filing, data entry, and documentation management.
- Assist in preparing reports, and internal documentation by collecting and analyzing necessary information.
- Coordinate internal requests, customer information updates, and follow-ups with all Chemsyn offices across Canada.
- Participate in process improvements by identifying inefficiencies and recommending solutions.
- Ensure compliance with company policies, customer service standards, and confidentiality requirements.
- Handle additional duties and special projects as assigned
Qualifications
- Bachelor’s degree or diploma in Business, or related field, or equivalent experience.
- Minimum 2-3 years of experience in customer service roles or administrative support.
- Excellent written and verbal communication skills in both French & English
- Excellent organization and time management skills with an ability to effectively manage complex tasks simultaneously
- Ability to deal effectively with multiple priorities and possess tact and diplomacy in dealing with inquiries and requests for information
- Demonstrates initiative, high degree of accuracy, and ability to handle a complexity of tasks simultaneously
- Strong problem-solving skills with an ability to identify problems/issues and take necessary steps to resolve them
- Professional and customer service oriented with an ability to work with individuals across all levels of the organization
- Self-directed, detail oriented, dependable, and resourceful
Personal Suitability:
- Time Management & Organization Skills
- Team Player
- Communication Skills & Active Listening
- Professionalism
- Problem Solving Skills
- Self Driven & Independent
- Critical Thinking
- Trustworthy
- Attention to Detail
- Adaptability
Salary:
- $45,000 to $48,000 per years depending in experience
Schedule:
- Monday to Friday - From 9 am to 5 pm - Additional hours (5:00 p.m. to 8:00 p.m.) as required
Work Location:
- Montreal, QC - Onsite job
Additional Skills
- Train other workers
- Intermediate computer skills, including Microsoft Word, Excel and Outlook
Benefits:
- Dental care
- Employee assistance program
- Extended health care
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care
We thank everyone for taking the time to apply; only selected candidates will be contacted.
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: $45,000.00-$48,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- Paid time off
Application question(s):
- Additional hours are required? Are you flexible to work additional shifts?
- This is an onsite job - Are you willing to commute Monday to Friday to our office in Montreal, QC?
Language:
Work Location: In person
