Fonctions du poste
- Coordonner, attribuer et réviser le travail des commis chargés des tâches suivantes : traitement de texte et production de documents; tenue de dossiers et classement; saisie de données; utilisation de la ligne téléphonique principale et transfert des appels vers d’autres postes; traitement du courrier et des colis entrants et sortants; commande de fournitures de bureau; et autres activités liées aux compétences générales de bureau et d’administration
- Établir les horaires de travail et les procédures pour l’équipe de soutien administratif et coordonner les activités avec les services des ventes, des relations avec la clientèle et des finances
- Examiner et vérifier l’exactitude du travail des commis, et réviser et autoriser les demandes de paiement courantes, les crédits, les ajustements et les autres transactions traitées par le personnel
- Résoudre les problèmes liés au travail, y compris les écarts de facturation ou de paiement portés à un niveau supérieur et les différends avec la clientèle transmis par les commis, et préparer et soumettre des rapports d’avancement et autres rapports à la direction, y compris les rapports sur l’état du vieillissement des comptes et des recouvrements
- Former le personnel de bureau et de soutien administratif quant à leurs fonctions, aux procédures de sécurité et aux politiques de l’entreprise, et déterminer les besoins de formation continue
- Veiller au bon fonctionnement de l’équipement et des machines de bureau, et organiser les travaux d’entretien et de réparation au besoin
- Superviser la tenue à jour de dossiers de comptes clients et de systèmes de classement exacts, complets et à jour, et veiller à ce que les pratiques de gestion des dossiers respectent la politique de l’entreprise et les exigences de conservation
- Surveiller le portefeuille de comptes de l’équipe afin de déterminer les comptes nécessitant un suivi prioritaire, et attribuer le travail de suivi aux commis en conséquence
- Coordonner la compilation et la fourniture de la documentation demandée pour les vérifications internes et externes
- Peut exécuter les mêmes tâches générales de bureau, d’administration et de comptes clients que les commis supervisés, au besoin
Conditions d’emploi: Trois ans
Date de début prévue: 1er octobre 2026
Salaire: 33,00 $ à 38,00 $ CAD / heure
Heures par semaine: 35, en personne seulement (aucun travail hybride ou à distance)
Avantages sociaux:
Régime d’assurance collective, payé à 50 % par l’employeur : couverture santé, dentaire, vie, accident, invalidité et télémédecine
- Trois (3) semaines de vacances payées par année
- Quatre (4) jours personnels par année (ne peuvent être combinés aux vacances)
- Admissible à des primes et à des augmentations de salaire conformément à la politique de l’entreprise
Études: Baccalauréat terminé
Exigences minimales:
- Minimum de trois (3) ans d’expérience en comptes clients, facturation, recouvrement et application des paiements
- Maîtrise des logiciels de comptes clients / comptabilité (p. ex. Sage 300, QuickBooks ou équivalent), d’Excel et de la suite Office 365
- Expérience antérieure en supervision, en direction d’équipe ou en rôle de chef d’équipe
- Organisé(e), ponctuel(le) et minutieux(se); fiable et capable de travailler avec un minimum de supervision
- Travaillant(e), proactif(ve) et qui fait preuve d’initiative
- Compétences en leadership d’équipe, avec la capacité de coordonner, d’attribuer et de réviser le travail des autres
- Solides compétences en résolution de problèmes, y compris l’évaluation et la réduction des risques lors du traitement des comptes à risque élevé et des différends de paiement
- Compétences efficaces en communication verbale et écrite, y compris avec la clientèle, les équipes de vente et les intervenants internes
- Solides compétences interpersonnelles et en relation avec la clientèle
- Capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs tâches et échéances dans un environnement au rythme soutenu
- Discrétion et jugement sûr dans le traitement de renseignements financiers et de renseignements sur la clientèle confidentiels
- Capacité d’adaptation et approche collaborative axée sur le travail d’équipe
Job Duties
- Coordinate, assign, and review the work of clerks engaged in the following duties: word processing and document production; record keeping and filing; data entry; operating the main telephone line and transferring calls to other extensions; processing incoming and outgoing mail and courier; requisitioning office supplies; and other activities involving general office and administrative skills
- Establish work schedules and procedures for the administrative support team and coordinate activities with the sales, customer relationship, and finance departments
- Examine and verify the accuracy of clerks' work, and review and authorize routine payment applications, credits, adjustments, and other transactions processed by staff
- Resolve work-related problems, including escalated billing or payment discrepancies and customer disputes referred by clerks, and prepare and submit progress and other reports to management, including aging and collections status reports
- Train office and administrative support staff in job duties, safety procedures, and company policies, and identify ongoing training needs
- Ensure smooth operation of office equipment and machinery, and arrange for maintenance and repair work as needed
- Oversee the maintenance of accurate, complete, and up-to-date customer account records and filing systems, and ensure records management practices comply with company policy and retention requirements
- Monitor the team's account portfolio to identify accounts requiring escalation, and assign follow-up work to clerks accordingly
- Coordinate the compilation and provision of documentation requested for internal and external audits
- May perform the same general office, administrative, and accounts receivable duties as the clerks supervised, as required
Terms of Employment: Three years
Anticipated Start Date: October 1, 2026
Benefits
- Group insurance plan, 50% employer-paid: health, dental, life, accident, disability, and telemedicine coverage
- Three (3) weeks of paid vacation per year
- Four (4) personal days per year (cannot be combined with vacation)
- Eligible for bonuses and salary increases in accordance with company policy
Education
Completion of a bachelor’s degree
Minimum Requirements
- Minimum three (3) years of experience in accounts receivable, billing, collections, and payment application
- Proficiency with accounts receivable / accounting software (e.g., Sage 300, QuickBooks, or equivalent), Excel, and the Office 365 suite
- Prior supervisory, team leadership, or lead experience
- Organized, punctual, and detail-oriented; reliable and able to work with minimal supervision
- Hardworking, proactive, and takes initiative
- Team leadership skills, with the ability to coordinate, assign, and review the work of others
- Strong problem-solving skills, including risk assessment and minimization when handling high-risk accounts and payment disputes
- Effective verbal and written communication skills, including with customers, sales teams, and internal stakeholders
- Strong interpersonal and client relationship skills
- Ability to prioritize and manage multiple tasks and deadlines in a fast-paced environment
- Discretion and sound judgment when handling confidential financial and customer information
- Adaptability and a collaborative, team-oriented approach
Pay: $33.00-$38.00 per hour
Benefits:
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
Language:
Work Location: In person
