Job Title:
Assistant Director and Senior Accounting Operations Advisor
Competition Number:
015-2026
Administrative unit:
Financial Services
Immediate Supervisor:
Director, Financial Services
Job Type:
Indeterminate (non-unionized)
Work Schedule:
35 hours per week
Vacancy:
1
Salary Scale :
Level 10 ($ 88 202 to $ 113 473)
In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.
Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.
Summary of duties
Reporting to the Financial Resources Department, the incumbent is responsible for accounting and financial operations. He plans, coordinates and actively participates in the day-to-day operations of the Finance Department. He or she ensures the functional and administrative supervision of the department's employees, ensures the quality of accounting operations, compliance with deadlines and acts as a first responder to the team. He also supports the Director in financial management, budget planning, financial statements and continuous improvement projects. In particular, he is responsible for the development of decision-making tools, analysis and financial control.
The incumbent supports the Director of Finance with managers on any questions related to his or her areas of expertise. It assists them in the interpretation of policies, administrative procedures, laws and regulations in financial matters. He or she actively participates in the implementation, deployment and communication of new financial programs and processes, as well as in the harmonization of practices and processes with the various services and faculties.
Key Fonctions
Personnel Management
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Oversee the day-to-day work of employees in the Financial services.
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Determine operational priorities, prioritize team members' projects and establish the necessary steps to ensure the desired outcome.
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Act as a first-line contact person for technical matters or to resolve conflicts.
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Train, supervise, support team members and promote their development.
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Monitor the performance of his/her team members, evaluate results and adjust plans as necessary.
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Foster a climate of collaboration and continuous improvement.
Banking and financial operations
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Manage the monitoring and reconciliation of banking and financial transactions;
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Control daily receipts, financial transactions, check and revise if necessary their accounting to the correct accounts;
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Sign/Authorize Bank Transactions;
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Identify all deviations and anomalies, determine the causes, resolve them and follow up on them.
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Compile data and write reports to guide decisions, as required.
Budgetary operations
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Design, adapt and propose documents and reports to the Director of Finance in the planning and control of the budget;
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Compile and/or revise budgets received;
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Monitor and advise managers on their budget;
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Monitor endowment funds and deferred income (scholarships, salaries, expenses, donations and grants) as well as their funding and expenses;
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Verify, classify and track general ledger accounts;
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Distribute and reconcile salary expenditures to general ledger accounts, analyze and identify discrepancies;
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Follow up on distribution accounts at source and prepare the necessary payments and transfers;
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Perform payroll cost calculations in support of the management bargaining team.
Student account transactions
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Review and validate student monetary inputs from the Admissions Office or other users;
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Validate and reconcile any accounting information contained in the UO Campus system, extract financial reports from it;
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Enroll government scholarships in student accounts (OGF, OGS, SSHR…);
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Reconcile outstanding accounts and receivables from the UO Campus system with Sage;
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Identify and implement necessary measures for overdue accounts, including the use of collection agencies.
Executive support
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Act as a conduit for the objectives set by his/her supervisor or senior management;
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Inform the Director of Finance of problems found in operations and propose and/or recommend solutions;
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Assist the Director as needed in the management of various special projects for the department;
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Ensure compliance with the various levels of government by completing forms, producing reports as needed (former research grant, T3010, T1245, F300, Statistics Canada NPO status, etc.)
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Assist the Director in preparing working papers, financial statements and notes;
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Answer questions from auditors;
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Ensure that the quality of customer service is consistent among all members of the department;
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Perform any other task requested by his/her supervisor in his/her field of activity;
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Replace management as needed during absences and ensure team stability.
Coordination of interdepartmental projects
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Ensure fluid communication between management, the team and partners outside the unit;
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Assist in the development and implementation of new accounting and financial procedures;
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Actively participate in the implementation of software that has an impact on budgets and/or services;
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Actively participate in developing and validating the financial and budgeting processes of external software, such as UO Campus, Work Force Now, Raiser's Edge, Orion...
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Analyze financial and salary data for the needs of other sectors;
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Extract and build reports for managers as needed.
Education, Experience, Knowledge and Abilities
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University degree in accounting, finance or a combination of education and experience deemed equivalent.
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Bilingualism (oral and written).
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5+ years of experience in positions of increased responsibility in several areas of accounting and finance.
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Experience in team management.
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Experience in accounting firms as an auditor is a strong asset.
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In-depth knowledge of ERP, Microsoft Office and search engine software
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Demonstrated experience with accounting and financial management systems to analyze, report and present
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Demonstrated knowledge of financial, banking, budgeting and accounting operations.
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Strong oral and written communication skills to manage multiple situations with a wide variety of clients.
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Knowledge of the academic environment in Ontario is an asset
Interested candidates are requested to submit their online application to www.ustpaul.ca by July 20, 2026 at 11:59pm.
We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.
We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.
Titre du poste :
Direction adjoint(e) et conseiller principal aux opérations comptables
Numéro de concours :
015-2026
Unité administrative :
Service des finances
Supérieur immédiat :
Directeur, Service des finances
Type d’emploi :
Indéterminé (non-syndiqué)
Horaire de travail :
35 heures par semaine
Postes à combler :
1
Échelle salariale :
Niveau 10 (88 202 $ à 113 473 $)
Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.
Résumé des fonctions
Relevant de la direction des ressources financières, le titulaire est responsable des opérations comptables et financières. Il planifie, coordonne et participe activement aux opérations quotidiennes du Service des finances. Il assure la supervision fonctionnelle et administrative des employés du service, veille à la qualité des opérations comptables, au respect des échéanciers et agit comme premier répondant auprès de l'équipe. Il soutient également le directeur dans la gestion financière, la planification budgétaire, les états financiers et les projets d'amélioration continue. Il s’occupe notamment du développement d’outils d’aide à la prise de décision, d’analyse et de contrôle financier.
Le titulaire du poste soutient le directeur des finances auprès des gestionnaires pour toute question en lien avec ses domaines de compétences. Il les assiste dans l’interprétation des politiques, procédures administratives, lois et règlements en matière financière. Il participe activement à l’implantation, au déploiement et à la communication des nouveaux programmes et processus financiers, ainsi qu’à l’harmonisation des pratiques et processus avec les différents services et facultés.
Principales fonctions
Gestion du personnel
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Superviser le travail quotidien des employés du Service des finances.
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Déterminer les priorités opérationnelles, prioriser les projets des membres de son équipe et établir les démarches nécessaires pour assurer le résultat souhaité.
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Agir comme personne-ressource de premier niveau pour les questions techniques ou pour dénouer des conflits.
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Former, encadrer, accompagner les membres de l'équipe et favoriser leur épanouissement.
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Suivre le rendement des membres de son équipe, évaluer les résultats et ajuster les plans si nécessaire.
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Favoriser un climat de collaboration et d'amélioration continue.
Opérations bancaires et financières
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Gérer le suivi et la réconciliation des opérations bancaires et financières ;
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Contrôler les encaissements quotidiens, les transactions financières, vérifier et réviser au besoin leur comptabilisation aux bons comptes;
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Signer/Autoriser les transactions bancaires;
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Identifier tous les écarts et anomalies, déterminer les causes, les solutionner et en faire le suivi.
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Compiler des données et rédiger des rapports pour orienter les décisions, au besoin.
Opérations budgétaires
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Concevoir, adapter et proposer des documents et des rapports au directeur des finances dans la planification et le contrôle du budget;
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Compiler et/ou réviser les budgets reçus;
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Assurer le suivi et conseiller les gestionnaires au sujet de leur budget;
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Assurer le suivi des fonds de dotation et des revenus différés (Bourses, salaires, dépenses, dons et subventions) ainsi que leur financement et dépenses;
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Vérifier et classifier les comptes du grand livre et en assurer le suivi;
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Distribuer et concilier les dépenses salariales aux comptes du grand livre, analyser et identifier les écarts;
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Effectuer le suivi des comptes de distribution à la source et préparer les paiements et transferts nécessaires;
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Effectuer les calculs de coûts de masse salariale en support à l’équipe de négociation patronale.
Opérations comptes étudiants
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Réviser et valider les entrées monétaires des étudiants provenant du Bureau des admissions ou autres utilisateurs;
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Valider et réconcilier toute information comptable contenue dans le système UO Campus, en extraire des rapports financiers;
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Inscrire les bourses gouvernementales aux comptes étudiants (OGF, OGS, SSHR…);
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Réconcilier les comptes en suspens et les recevables du système UO Campus avec Sage;
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Identifier et mettre en œuvre les mesures nécessaires pour les comptes en souffrance, y compris le recours aux agences de recouvrement.
Assistance à la direction
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Agir comme courroie de transmission des objectifs fixés par son superviseur ou la haute direction;
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Informer le directeur des finances des problèmes constatés dans les opérations et proposer et/ou recommander des solutions;
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Assister au besoin le directeur dans la gestion des différents projets spéciaux pour le service;
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S’assurer de la conformité avec les différents paliers de gouvernement en complétant des formulaires, en produisant des rapports au besoin (ex-subvention de recherche, statut de OBNL T3010, T1245, F300, Statistiques Canada…)
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Assister le directeur à préparer les feuilles de travail, les états financiers et les notes;
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Répondre aux questions des vérificateurs;
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Veiller à ce que la qualité du service à la clientèle soit constante chez tous les membres du service;
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Effectuer toute autre tâche qui lui est demandée par son superviseur dans son domaine d’activité;
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Remplacer la direction au besoin lors de ses absences et assurer la stabilité de l’équipe.
Coordination de projets interdépartementaux
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Assurer une communication fluide entre la direction, l’équipe et les partenaires externes à l’unité;
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Assister au développement et à l’implantation de nouvelles procédures comptables et financières;
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Participer activement dans l’implantation de logiciels qui ont un impact aux budgets et/ou services;
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Participer activement à développer et valider les processus financiers et budgétaires des logiciels externes, tels que UO Campus, Work Force Now, Raiser’s Edge, Orion…
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Analyser des données financières et salariales pour les besoins des autres secteurs;
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Extraire et bâtir des rapports pour les gestionnaires selon leurs besoins.
Formation, connaissances, expérience et qualités essentielles
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Diplôme universitaire en comptabilité, ou finances ou une combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente.
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Bilinguisme (oral et écrit).
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5+ années d’expérience dans des postes de responsabilités accrues dans plusieurs domaines de la comptabilité et des finances.
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Expérience en gestion d’équipe.
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Une expérience en firmes de comptabilité en tant qu’auditeur est un atout majeur.
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Connaissance approfondie des logiciels ERP, Microsoft Office et moteurs de recherche
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Expérience démontrée avec des systèmes comptables et de gestion financière dans le but de faire des analyses, des rapports et des présentations.
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Connaissance démontrée des opérations financières, bancaires, budgétaires et procédures comptables.
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Solides habiletés en communication, oral et écrit afin de gérer de multiples situations avec une grande variété de clientèle.
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Connaissance du milieu universitaire en Ontario est un atout
Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur application en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 20 juillet 2026 à 23:59pm.
Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.
Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.
PI150bcb70d91a-25404-40903939
