Bilingual Customer Operations Specialist
At Ricoh, we aren't satisfied with keeping pace with today's complex work environments, we are setting the pace. We are reimagining the workplace.
Our high-performance workplace is powered by a team that thrives. We offer a friendly culture with a focus on wellbeing and work life balance. Flexible work options, a time off purchase program, great physical and mental health benefits, employee discount and recognition programs are only some of the advantages of working at Ricoh.
We are a family that promotes positive manager relationships and on-going learning & development that nurtures professional growth and career advancement.
Discover what you are capable of in an environment where your growth is supported, and your success is celebrated.
Responsibilities:
- Responsible for delivering Ricoh Managed Document Services in accordance to client contract, SLA and Statement of Work specifications through on-site presence at a named customer site, in accordance with Ricoh Managed Document Services delivery standards defined by RCL
- Fleet optimization services/analysis and recommendations for technology utilization and Continuous Improvement throughout term of the agreement
- Assist in the design and development of processes and procedures specific to support in the customer environment as well as creating the accompanying documentation
- Assist in solution design and provide consultative input and analysis based on client "Best Practices" and standards (following standard operating procedures)
- Fleet and services management: consumables, escalation support, asset reporting, Service Level Agreement compliance and standards management through device/asset reporting, data collection and validation vs. predetermined measures
- Maintain customer satisfaction at agreed levels
- Collect, analyze and report on KPI's as well as provide trend analysis with recommendations for operational improvements in the customer environment
- Deliver agreed levels of service (as defined in customer SLA) and work closely with customer Help Desk to monitor and manage all service related issues and escalations
- Consumables Inventory monitoring and management
- Ensure a working knowledge of all Ricoh vertical solution, product and software offerings
- Assist with quarterly account reviews as required
Education & Experience:
- Minimum 2 years experience in an administrative role
- Industry related training and recognized certifications
- Post-secondary (undergraduate, tech degree, diploma or certificates)
Skills:
- Must be able to communicate in French and English
- Access to a vehicle is preferred for occasional client site meetings
- Excellent communication skills with proven ability to conduct professional business communications
- Proficient in MS Office applications with demonstrated Excel skills
- Self directed with the ability to work independently
- Present a professional image at all times to customers and vendors
Ricoh is an information management and digital services company connecting technology, processes, and people in progressive business around the world. Ricoh is a recognized leader in document workflow, process automation, digital transformation, and security. Every day our 90,000+ global employees work with big and small companies' optimizing their end-to-end business solutions.
Nous souhaitons que vous vous joigniez à notre équipe axée sur ses clients, pour laquelle la dynamisation des lieux de travail est une passion!
Chez Ricoh, nous ne nous contentons pas de suivre le rythme des environnements de travail complexes d'aujourd'hui; nous le donnons. Nous réinventons le milieu de travail.
Derrière notre milieu de travail hautement performant se trouve une équipe prospère. Nous offrons une culture conviviale tournée vers le bien-ê tre et l'équilibre entre le travail et la vie privée. De plus, travailler chez Ricoh procure de nombreux avantages, dont des options de travail flexible, un programme d'achat de congés, d'excellents avantages sociaux pour la santé tant physique que mentale, des rabais pour les employés et des programmes de reconnaissance, pour n'en nommer que quelques-uns.
Nous formons une famille faisant la promotion de bonnes relations avec les gestionnaires de mê me que d'un apprentissage et d'un perfectionnement continu qui encourage l'épanouissement professionnel et le cheminement de carrière.
Découvrez ce dont vous ê tes capable dans un environnement où l'on appuie votre épanouissement et célèbre votre réussite.
Taches et Responsbilites
- Responsable de la prestation des services de gestion de documents Ricoh conformément au contrat du client, à l'entente de niveaux de service (ENS) et aux spécifications de l'énoncé des travaux avec une présence sur le site du client assigné, selon les normes de prestation des services de gestion de documents Ricoh définies par RCL;
- Gérer les dossiers, créer des fichiers, coder, consigner et enregistrer les documents;
- Fournir de l'assistance dans le cadre de la procédure de facturation, incluant sortir la préfacturation, faire la correction d'épreuves et apporter des changements mineurs sur les préfacturations, finaliser les factures et préparer les lettres d'accompagnement;
- Effectuer l'analyse et offrir des services d'optimisation de parc ainsi que des recommandations pour l'utilisation de la technologie et l'amélioration continue pendant toute la durée de l'entente;
- Aider à la conception et au développement de processus et de procédures spécifiques au soutien de l'environnement du client ainsi que créer les documents d'accompagnement;
- Participer à la conception de la solution et fournir des commentaires et des analyses consultatives basées sur les meilleures pratiques et les normes du client (en suivant les procédures opérationnelles normales);
- Gestion des parcs et des services: consommables, soutien en cas de recours hiérarchiques, rapport des actifs, respect et gestion des normes liées à l'entente de niveaux de service au moyen de rapports de dispositifs, de cueillette de données et de validation par rapport aux mesures prédéterminées pour le site du client assigné;
- Maintenir le niveau de satisfaction du client aux niveaux convenus;
- Collecter, analyser et créer des rapports sur les indicateurs de rendement clés et fournir une analyse des tendances avec des recommandations pour des améliorations opérationnelles dans l'environnement du client;
- Dispenser les niveaux de services convenus (tel que définis dans l'ENS du client) et travailler étroitement avec le centre d'assistance du client afin de surveiller et de gérer les problèmes et les procédures de recours hiérarchiques liés au service;
- Gestion et contrôle des stocks de consommables;
- Détenir des connaissances pratiques de la gamme complète des solutions, produits et logiciels de Ricoh;
- Participer aux évaluations trimestrielles des comptes au besoin.
Éducation & Experience:
- Formation liée à l'industrie et certifications reconnues
- Études postsecondaires (premier cycle, technique, diplôme ou certificat)
- Minimum 2 années d'expérience dans un poste administratif
Competences:
- Bilingue (anglais et francais)
- Fortes aptitudes en communication avec des capacités prouvées pour entreprendre des relations d'affaires professionnelles
- Bonnes connaissances de la suite MS Office avec des compétences prouvées dans Excel
- Être autonome et avoir la capacité de travailler de façon indépendante
Ricoh est une entreprise de gestion de l'information et de services numériques alliant la technologie, les procédures et les gens pour conduire des affaires progressistes à travers le monde. Ricoh est un chef de file reconnu dans les domaines du flux de document, de l'automatisation des procédures, de la transformation numérique et de la sécurité. Chaque jour, notre personnel, comptant plus de 90000employés à l'échelle du globe, travaille avec des entreprises, petites et grandes, à l'optimisation de leurs solutions d'affaires dans leur entièreté.
#IND2
Type d'emploi : Temps Plein
Rémunération : 52 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Bourses d'Études
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
Expérience:
- administration: 1 an (Souhaité)
Langue:
- Anglais (Obligatoire)
- Français (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
