Job Description:
Client Experience Coordinator
The Client Experience Coordinator position will be located out of one of our Kinark offices across the GTA Region, York Region or Simcoe. The successful candidate will work up to 35 hours per week and the role is accountable to deliver administrative, client support and seamless communication and collaboration for families, clinicians and external partners.
Please note this is a 12-month hybrid role.
The hourly range for this position is: $30.77/hr CAD- $38.46/hr CAD. Compensation is negotiable and will be determined based on the successful candidate’s experience, skills, and qualifications.
Duties & Responsibilities:
- Providing seamless, efficient, client experience service to prospective and recurring clients including but not limited to:
- Answering questions, educating, articulating fees, payment options and completing contract documents for caregiver review and completion.
- Acting as the communication conduit between clients and clinicians;
- Providing information about service offerings and collaborating with the Community Engagement Lead team to converting families to fee for service programs at Kinark;
- Gathering intake information to help determine client suitability for service including obtaining consents and collateral client information; waitlist management and triaging; fielding client complaints and concerns; providing service navigation & liaising with community partners; supporting the completion of Service Contracts, funding applications, referral forms, etc.
- Responding to emails, phone calls, and other correspondence from external parties (community partners, insurance agencies, etc.) in an effective, respectful, and timely manner and helping to build and maintain collaborative relationships with community partners
- Active participation in community events as a client representative and ambassador of Kinark. This may include supporting the development and distribution of advertising and marketing materials to clients and other relevant community partners to enhance community awareness of program service offerings
- Supporting clinician needs to ensure client success
Qualifications:
- Undergraduate degree, college degree, or diploma in a field related to the social services.
- ASSET is to be bilingual in French and English (spoken, written, and reading)
- Proficient in Microsoft Office (ie., Outlook, Excel and Word).
- Excellent verbal and written communication and interpersonal skills with attention to detail.
- Asset to have familiarity with Ontario Autism Program (OAP) funding, as well as the roles/job profiles of various health professionals.
- Ability to work both independently and in a team setting with good attendance and work performance.
- Ability to adapt to change, flexibility and problem-solving skills are an asset as well as an ability to manage multiple and competing priorities.
- Superior organizational and time management skills.
- Excellent customer service skills.
- Experience with CRM an Asset
- Satisfactory Criminal Record Check (including a Vulnerable Sector Screening).
Please note that equivalent combination of education & experience will be considered.
Kinark Child and Family Services conditions of employment include but are not limited to successful Criminal Record Check or Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening (based on position), and a completed Pre-Employment Medical certificate.
Kinark Child and Family Services values inclusivity and diversity in the workplace. We encourage applicants from diverse backgrounds. We are committed to providing accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (‘AODA’). If you require accommodation during any stage of the recruitment process, please notify People and Culture at [email protected] or (905) 474-9595. While we thank all applicants, only those selected for an interview will be contacted. Any information obtained during the course of recruitment will be used for employment recruitment purposes only, and not for any other purpose.
Kinark Services pour enfants et familles œuvre depuis plus de 50 ans auprès des enfants et des jeunes, en offrant une gamme complète de services de santé mentale fondés sur des données probantes, incluant du counseling individuel, familial et en groupe. Notre mission est d’aider les enfants et les jeunes ayant des besoins complexes à améliorer leur qualité de vie, avec une vision globale d’un avenir sain pour les jeunes de l’Ontario.
Nous comptons sur une équipe passionnée de plus de 700 employés qui soutiennent plus de 9 000 enfants et jeunes chaque année dans nos trois volets de services : santé mentale communautaire, autisme et santé mentale médico-légale.
Nos employés sont au cœur de notre organisation. « Placer les enfants, les jeunes et les familles au centre de tout ce que nous faisons » est l’une des valeurs fondamentales qui guident notre travail.
Dans le cadre de notre engagement à devenir un employeur de choix dans notre secteur, nous sollicitons régulièrement les commentaires de notre personnel afin d’améliorer l’expérience de travail.
Si vous souhaitez contribuer à un changement positif dans la vie des enfants et des jeunes ayant des besoins complexes, joignez-vous à notre équipe!
Pour en savoir plus au sujet de Kinark, nos valeurs, nos priorités stratégiques et nos programmes, visitez notre site web : www.kinark.on.ca ou consultez notre rapport annuel.
Ce que nous offrons:
- Salaire concurrentiel, avantages sociaux complets (santé et soins dentaires), et autres bénéfices*
- Horaire de travail flexible favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle
- Régime de retraite à cotisations déterminées avec contribution équivalente de l’employeur jusqu’à 6 %*
- Programme de bien-être pour les employés
- Accès à des formations et du perfectionnement professionnel
- Milieu de travail collaboratif avec supervision et rétroaction régulières
- Programmes cliniques accrédités et reconnus
- Selon les heures travaillées, l’ancienneté et/ou la convention collective applicable
Poste à pourvoir :
- Nous avons actuellement une opportunité pour le poste suivant :
Le poste de coordonnateur(trice) de l’expérience client sera basé dans l’un de nos bureaux Kinark situés dans la région du Grand Toronto, York ou Simcoe. La personne retenue travaillera 35 heures par semaine et sera responsable d’assurer un soutien administratif, un accompagnement aux clients, ainsi qu’une communication et une collaboration harmonieuses avec les familles, les cliniciens et les partenaires externes.
Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste hybride de 12 mois (télétravail).*
La fourchette horaire pour ce poste est de : 30,77 $ CA/heure à 38,46 $ CA/heure. La rémunération est négociable et sera déterminée en fonction de l’expérience, des compétences et des qualifications du candidat retenu.
- Offrir une expérience client fluide et efficace aux nouveaux clients et aux clients récurrents, notamment :
- Répondre aux questions, fournir de l’information, expliquer les frais et les options de paiement, et préparer les documents contractuels pour examen et signature par les parents/tuteurs ;
- Agir comme intermédiaire de communication entre les clients et les cliniciens ;
- Fournir de l’information sur les services offerts et collaborer avec l’équipe de mobilisation communautaire afin d’orienter les familles vers les programmes à frais de service de Kinark;
- Recueillir les informations d’admission afin de déterminer l’admissibilité des clients aux services, y compris l’obtention des consentements et d’informations complémentaires ; gérer les listes d’attente et effectuer le triage ; traiter les plaintes et préoccupations des clients ; offrir de l’orientation dans les services et assurer la liaison avec les partenaires communautaires ; appuyer la préparation des contrats de service, des demandes de financement, des formulaires de référence, etc. ;
- Répondre aux courriels, appels téléphoniques et autres communications provenant de partenaires externes (partenaires communautaires, compagnies d’assurance, etc.) de manière efficace, respectueuse et rapide, et contribuer au maintien de relations de collaboration ;
- Participer activement aux événements communautaires en tant que représentant(e) et ambassadeur(drice) de Kinark ;
- Soutenir le développement et la distribution de matériel publicitaire et promotionnel destiné aux clients et aux partenaires communautaires afin d’accroître la visibilité des services;
- Diplôme universitaire, collégial ou certificat dans un domaine lié aux services sociaux ;
- Bilinguisme français-anglais (oral, écrit et compréhension) constitue un atout;
- Minimum d’un an d’expérience pertinente dans un rôle de coordination clinique, d’assistant(e) clinique ou dans un poste administratif ;
- Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Excel et Word) ;
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite et habiletés interpersonnelles, avec souci du détail ;
- La connaissance du financement du Programme ontarien des services en matière d’autisme (POSA/OAP) ainsi que des rôles et profils professionnels des différents intervenants en santé constitue un atout ;
- Capacité à travailler de façon autonome et en équipe, avec une bonne assiduité et un rendement satisfaisant ;
- Capacité d’adaptation au changement, flexibilité et aptitudes en résolution de problèmes ; capacité à gérer plusieurs priorités concurrentes ;
- Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps ;
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle ;
- Expérience avec un système CRM (atout) ;
- Vérification satisfaisante des antécédents judiciaires (y compris secteur vulnérable).
Remarque :
La direction examinera les candidatures pour tous les postes liés à l’autisme afin de coordonner les candidatures multiples.
Les conditions d’emploi incluent une vérification du casier judiciaire (secteur vulnérable), et un certificat médical pré-emploi.
Kinark valorise l’inclusion et la diversité. Nous encourageons les candidatures de personnes issues de tous les horizons. Nous nous engageons à offrir des pratiques d’emploi accessibles, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d’accommodement durant le processus de recrutement, veuillez contacter l’équipe des ressources humaines à [email protected] ou au (905) 474-9595.
Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Toute information recueillie sera utilisée uniquement à des fins de recrutement.
