Job Title:
Office Assistant – Night, Counselling and Psychotherapy Centre
Competition Number:
014-2026
Administrative Unit :
Faculty of Human Sciences
School of Counselling, Psychotherapy and Spirituality
Counselling and Psychotherapy Centre
Immediate Supervisor:
Director, Counselling and Psychotherapy Centre
Job Type :
Permanent (Unionized)
Work Schedule:
35 hours per week
Monday to Friday from 12:00 p.m. to 8:00 p.m.
Subject to change based on staffing needs
Vacancy:
1
Salary Scale:
Level 4 ($ 50 230 $ to $ 63 006)
In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness
Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.
Summary
The Counselling and Psychotherapy Centre was founded in 1974 and it’s first purpose is to provide Master’s and Doctoral students in Counselling and Spirituality the opportunity to apply their acquired knowledge and skills with clients in a formative setting under the supervision of qualified professionals and secondly to provide individual, couple and family psychotherapy services in French and English to the Ottawa-Gatineau area and the surrounding communities.
Under the supervision of the Centre’s Director, the incumbent is responsible for providing courteous and professional reception services to clients, students, supervisors and faculty, answering or redirecting calls and emails, creating and maintaining client files and processing and filing documents in student files. The incumbent works alone in the evening and must be able to respond safely and effectively to emergencies or potential client distress (e.g., suicide threats) in accordance with the Centre’s policy.
Due to the nature of services offered at the Counselling Centre, the incumbent will be required to adhere closely to the Centre’s policies and procedures (particularly with respect to confidentiality), the CRPO Standards of Practice and applicable provincial and federal legislation.
Key Responsibilities
Client Services:
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Greet in a courteous and professional manner, faculty, supervisors and students.
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Greet clients, process transactions, provide receipts.
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Refer individuals in experiencing crisis to the appropriate resources, as needed.
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Support students in managing crisis situations with clients according to the Centre’s policy.
Communications:
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Respond to calls and emails involving all facets of activities under his responsibility.
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Document relevant interactions with clients in their files.
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Redirect communications to the appropriate persons in accordance with established policies and procedures.
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Write, translate, prepare and send emails or other forms of communication in French and/or English as requested by the Director.
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Schedule communications/emails according to a schedule established by theDirector to support the coordination of the internship and other Centre activities.
Office Management:
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Maintain a clean, organized and safe workspace.
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Ensure daily coordination of front desk activities and effective communication between different work teams. Track work-study student assignments as needed.
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Train, if needed, employees and work study students on work methods, policies and procedures to be used at the front desk.
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Support students and supervisors in scheduling rooms in VALT
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Routinely review VALT to ensure accurate storage space and proper assignment of videos per Centre policies and procedures.
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Make changes to appointments or to the records system (VALT) at the request of students or supervisors according to the Centre’s policies and procedures.
Create and maintain client files in the database:
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Open files for new clients: provide information about our services, collect and enter client information into the client profile and file, schedule an assessment appointment (call screening). Ensure that the information collected is accurate, including billing information and email address.
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Maintain the wait list: categorize clients on the appropriate waiting lists in the database. Ensure periodic telephone follow-ups for clients waiting for service, according to the Centre’s policies and procedures.
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Ensure timely discharge of client files, per Centre policies and procedures.
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Process files to be assigned to students at the request of the Director.
File Management
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Conduct monthly reviews of active files to ensure that all clinical notes have been reviewed and signed by supervisors and follow up promptly on any outstanding items.
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Monitor compliance with documentation and case management standards by identifying recurring or significant issues and addressing them in accordance with established guidelines.
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Inform the Centre Director or Manager of significant or recurring issues related to file management or clinical documentation, to support timely resolution and appropriate accountability.
Process and file documents in student files:
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Receive and file paperwork related to students’ practicum in their student files according to established agreements: supervision contract, mid-term evaluation, final evaluation, external internship, etc.
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Receive, process and file documents related to students’ direct client contact hours and clinical supervision hours for their registration with CRPO. Transcribe information into a database.
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Follow up on missing documents with students and maintain student files.
General:
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Ensure confidentiality and privacy of client and student health information by complying with institutional policies and procedures.
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Ensure compliance with the Centre’s policies and procedures and when necessary, intervene immediately with clients, students, faculty and supervisors when policies and procedures are not followed. Report these situations to the Centre’s Director for follow-up as needed and/or suggest individual or group follow-ups/reminders.
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Inform the Centre’s Director of client complaints or student behavioral issues.
Other:
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Assist the Centre’s Director with special projects and other administrative duties as needed.
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Under direction of the Centre Director, coordinate advertising efforts. Maintain a database of advertising efforts and provide routine follow-ups.
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Provide community agencies with flyers and other advertising materials, either in person, by mail or by email.
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Maintain database of Externship Opportunities, ensuring the following:
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Contact information for placement sites is up to date
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External Placement Forms contain up to date information
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Respond to student requests for possible placement opportunities
Education, Experience, Knowledge and Abilities
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Minimum 2-year College Degree in administration or related field. Equivalent work experience will be considered.
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At least 2 years of administrative experience in the mental health, healthcare or related field.
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Good knowledge of current administrative practices and procedures.
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Advanced level of bilingualism (English and French), oral and written.
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Good oral and written communication skills.
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Organized, ability to work under pressure and at a fast pace.
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Sense of responsibility and confidentiality.
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Excellent interpersonal skills.
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Advanced knowledge in the Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and ability to quickly learn new software (Jane, VALT, etc.)
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Training in suicide prevention (ASIST, Columbia Screener or equivalent) is an asset.
Interested candidates are requested to submit an online application at www.ustpaul.ca by July 8, 2026, at 11:59pm.
We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.
We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.
Titre du poste :
Assistant de bureau de soir, Centre de counselling et de psychothérapie
Numéro de concours :
014-2026
Unité administrative :
Faculté des sciences humaines,
École de counselling, de psychothérapie et de spiritualité
Centre de counselling et de psychothérapie
Supérieur immédiat :
Direction, Centre de Counselling et de psychothérapie
Type d’emploi :
Indéterminé (syndiqué)
Horaire de travail :
35 heures par semaine
Du lundi au vendredi (12h00 à 20h00)
Sous réserve de modifications en fonction des besoins en personnel.
Postes à combler :
1
Échelle salariale :
Niveau 4 (50 230 $ à 63 006 $)
Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, innovation sociale, leadership, écologie et équité ainsi qu’en théologie. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.
Résumé des fonctions
Le Centre de Counselling et de psychothérapie a été fondé en 1974 et a comme premier but d’offrir aux étudiants de la maîtrise et du doctorat en counselling et spiritualité, l’occasion de mettre en application les connaissances et les habiletés acquises auprès de clients, dans un cadre formatif et sous la supervision de professionnels qualifiés et deuxièmement de fournir des services de psychothérapie individuelle, de couple ou de famille, en français et en anglais, à la communauté de la région d’Ottawa-Gatineau.
Sous la supervision du directeur du Centre, le titulaire est responsable d’offrir un service d’accueil courtois et professionnel aux clients, étudiants, superviseurs et professeurs, de répondre ou rediriger les appels et les courriels, de créer et tenir à jour les dossiers des clients et de traiter et classer des documents dans les dossiers des étudiants. Le titulaire du poste travaille seul en soirée et doit être en mesure d’intervenir de façon sécuritaire et efficace en cas d’urgence ou de détresse potentielle des clients (p. ex., menace de suicide) conformément à la politique du Centre.
En raison de la nature des services offerts au Centre de Counselling, le titulaire du poste devra se conformer étroitement aux politiques et procédures du Centre (particulièrement en ce qui a trait à la confidentialité), aux normes de pratiques de l’Ordre des psychothérapeutes autorisés de l’Ontario (OPAO) et aux lois provinciales et fédérales applicables.
Principales fonctions
Service à la clientèle :
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Accueillir de manière courtoise et professionnelle les professeurs, superviseurs et étudiants.
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Accueillir les clients, traiter les transactions, fournir des reçus.
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Diriger les personnes en crise vers les ressources de crise au besoin.
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Soutenir les étudiants lorsqu’ils gèrent des situations de crise avec les clients conformément à la politique du Centre.
Communications :
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Répondre aux appels et aux courriels qui touchent toutes les facettes des activités sous sa responsabilité. Documenter les interactions pertinentes auprès des clients dans leur dossier.
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Rediriger les communications vers les personnes appropriées, conformément aux politiques et procédures en vigueur.
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Rédiger, traduire, préparer et envoyer des courriels ou autres formes de communication en français et/ou en anglais à la demande du directeur.
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Programmer des communications/courriels selon un horaire préétabli par le directeur pour soutenir la coordination du stage et des autres activités du Centre.
Gestion de bureau :
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Maintenir un espace de travail propre, organisé et sécuritaire.
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Assurer la coordination quotidienne des activités de la réception et une communication efficace entre les différentes équipes de travail. Assurer le suivi des tâches des étudiants du régime travail-étude au besoin.
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Former, s’il y a lieu, les employés et les étudiants du régime travail-étude en ce qui a trait aux méthodes de travail et les politiques et procédures à suivre à la réception.
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Soutenir les étudiants et les superviseurs dans la coordination et la réservation des salles dans VALT.
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Effectuer une vérification régulière de VALT afin d’assurer l’exactitude du stockage des enregistrements et le bon classement des vidéos, conformément aux politiques et procédures du Centre.
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Apporter des modifications aux rendez-vous ou au système de dossiers (VALT) à la demande des étudiants ou des superviseurs, selon les politiques et procédures du Centre.
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Veiller au respect des politiques et procédures du Centre en matière de cybersécurité et d’utilisation des technologies, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA) et aux normes de pratique de l’Ordre des psychothérapeutes autorisés de l’Ontario (OPAO).
Créer et tenir à jour les dossiers des clients dans la base des données :
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Ouvrir des dossiers pour de nouveaux clients : fournir des informations au sujet de nos services, recueillir et inscrire des informations sur les clients au profil et dans le dossier des clients, fixer un rendez-vous d’évaluation (tri d’appel). S’assurer que les informations recueillies sont exactes, y compris les informations de facturation.
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Maintenir à jour la liste d’attente : catégoriser les clients sur les listes d’attentes appropriés dans la base de données. Assurer des suivis téléphoniques périodiques pour les clients en attente de service selon les politiques et procédures du Centre.
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Assurer la fermeture des dossiers des clients dans les délais requis, conformément aux politiques et procédures du Centre.
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Traiter les dossiers à assigner aux étudiants à la demande du directeur.
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Apporter les modifications aux rendez-vous ou au système enregistrements (VALT) à la demande des étudiants ou des superviseurs selon les politiques et procédures du Centre.
Gestion des dossiers
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Effectuer des révisions mensuelles des dossiers actifs afin de s’assurer que toutes les notes cliniques ont été révisées et signées par les superviseurs, et assurer un suivi rapide des éléments en suspens.
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Surveiller le respect des normes de documentation et de gestion de cas, en identifiant les enjeux récurrents ou significatifs et en les traitant conformément aux lignes directrices établies.
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Informer le directeur du Centre ou le gestionnaire des problématiques importantes ou récurrentes liées à la gestion des dossiers ou à la documentation clinique, afin de favoriser une résolution rapide et une reddition de comptes adéquate.
Traiter et classer des documents dans les dossiers des étudiants :
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Recevoir et classer des documents relatifs au stage des étudiants dans leur dossier étudiant selon les conventions établies : contrat de supervision, évaluation de mi-session, évaluation finale, stage externe, etc.
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Recevoir, traiter et classer des documents relatifs aux heures de contact direct avec les clients et aux heures de supervision clinique des étudiants pour leur inscription auprès de l’OPAO. Transcrire les informations dans une base de données.
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Assurer le suivi des documents manquants auprès des étudiants et tenir à jour les dossiers des étudiants.
Général :
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Assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels sur la santé des clients et des étudiants en se conformant aux politiques et procédures institutionnelles.
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Assurer le respect des politiques et les procédures du Centre et, au besoin, intervenir dans l’immédiat auprès des clients, des étudiants, des professeurs et des superviseurs lorsque les politiques et procédures ne sont pas suivies. Rapporter ces situations au directeur du Centre pour suivi au besoin et/ou proposer des suivis/rappels individuels ou collectifs.
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Informer le directeur du Centre en cas de plaintes de la part de clients ou des problèmes de comportement des étudiants.
Autres :
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Aider le directeur du Centre avec des projets spéciaux et d’autres tâches administratives, au besoin.
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Sous la direction de la directrice du Centre, coordonner les efforts de publicité. Tenir à jour une base de données des activités de promotion et assurer des suivis réguliers.
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Fournir aux organismes communautaires des dépliants et autres outils promotionnels, en personne, par la poste ou par courriel.
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Maintenir à jour la base de données des possibilités de stages externes, en veillant à ce que :
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les coordonnées des milieux de stage soient à jour ;
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les formulaires de placement externe contiennent des informations à jour ;
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les demandes des étudiants concernant des possibilités de stage soient traitées
Formation, connaissances, expérience et qualités essentielles
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Diplôme d’études collégiales d’au moins 2 ans en administration ou dans un domaine connexe. Une expérience de travail équivalente sera prise en compte.
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Une expérience administrative d’au moins 2 ans dans le domaine de la santé mentale, de la santé ou dans un domaine apparenté.
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Bonne connaissance des pratiques et des procédures administratives courantes.
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Niveau avancé de bilinguisme (anglais et français) à l’oral et à l’écrit.
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Bonnes compétences en communication orale et écrite.
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Organisé, capacité de travailler sous pression et à un rythme rapide.
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Sens de responsabilité et confidentialité.
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Excellentes habiletés interpersonnelles.
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Connaissance avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et la capacité d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels (Jane, VALT, etc.).
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La formation en prévention du suicide (ASIST, Columbia ou équivalent) est un atout.
Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur application en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 8 juillet 2026 à 23:59pm.
Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.
Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.
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