Adjointe administrative / Réceptionniste — Steamatic Ottawa
Steamatic Ottawa est une entreprise spécialisée en restauration après sinistre (dégâts d'eau, feu, moisissure) desservant la grande région d'Ottawa. Nous travaillons en étroite collaboration avec les principaux assureurs sur des mandats d'urgence et de reconstruction.
Nous sommes à la recherche d'une adjointe administrative / réceptionniste pour soutenir notre équipe de gestion de projets et assurer le bon fonctionnement du bureau au quotidien.
Responsabilités
- Accueillir les clients et répondre aux appels téléphoniques
- Gérer les courriels et la correspondance générale
- Ouvrir et tenir à jour les dossiers clients/assureurs
- Assister les chargés de projet dans le suivi administratif des mandats (documentation, envoi de rapports, classement)
- Coordonner les horaires et la prise de rendez-vous
- Effectuer diverses tâches de bureau (commandes de fournitures, gestion du courrier, etc.)
- Soutien ponctuel à la facturation et au suivi des dossiers dans nos systèmes internes
Profil recherché
- Expérience en administration, secrétariat ou service à la clientèle (un atout dans le domaine de l'assurance ou de la construction est un plus)
- Bilinguisme français/anglais (parlé et écrit) — essentiel
- Bonne maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook)
- Sens de l'organisation, autonomie et souci du détail
- À l'aise avec les outils informatiques et l'apprentissage de nouveaux logiciels
- Bonne gestion des priorités dans un environnement où les urgences sont fréquentes
Conditions
- Poste à temps plein, en présentiel
- Horaire : lundi au vendredi, 8h00 à 16h30
- [Salaire à préciser selon expérience]
- Environnement de travail dynamique au sein d'une petite équipe
Pour postuler, envoyez votre CV à [email protected]
Administrative Assistant / Receptionist — Steamatic Ottawa
Steamatic Ottawa is a disaster restoration company (water, fire, mould damage) serving the greater Ottawa area. We work closely with major insurers on emergency and reconstruction mandates.
We are looking for an administrative assistant / receptionist to support our project management team and keep daily office operations running smoothly.
Responsibilities
- Greet clients and answer phone calls
- Manage emails and general correspondence
- Open and maintain client/insurer files
- Assist project managers with administrative follow-up on files (documentation, report submission, filing)
- Coordinate schedules and appointments
- Handle general office tasks (supply orders, mail, etc.)
- Occasional support with billing and file tracking in our internal systems
Requirements
- Experience in administration, clerical work, or customer service (an asset: insurance or construction industry)
- Bilingual French/English (spoken and written) — required
- Good working knowledge of MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Organized, autonomous, and detail-oriented
- Comfortable with computer tools and learning new software
- Strong prioritization skills in a fast-paced, sometimes urgent environment
Details
- Full-time, in-person position
- Schedule: Monday to Friday, 8:00am – 4:30pm
- [Salary based on experience]
- Small, dynamic team environment
To apply, send your resume to [email protected]
Pay: $18.00-$25.00 per hour
Expected hours: 40.0 per week
Work Location: In person
