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Titre du poste : Gestionnaire immobilier/ère
Superviseur/e immédiat/e : Directeur régional de la gestion immobilière, région Est
Service : Gestion immobilière
Sommaire du poste :
Responsable de la gestion des conditions du site et des entrepreneurs en plus de produire des rapports réguliers sur ces questions.
Responsabilités :
Les tâches et responsabilités spécifiques de ce poste comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :
- Préparer des rapports mensuels complets pour les propriétaires et l'équipe de direction sur toutes les questions concernant les projets et les locataires;
- Développer les relations avec les locataires et assurer la satisfaction des clients;
- Aider à répondre aux demandes des locataires pour assurer une résolution complète;
- Sensibiliser et faire le suivi des échéances et des modifications des baux du site ou des locataires existants qui pourraient créer de la valeur;
- Aider au recouvrement;
- Communiquer avec d'autres services pour résoudre les problèmes des locataires et répondre à leurs besoins (par exemple : renouvellements de baux, cessions, exclusivités, facturations, etc.);
- Mener/participer à l’amélioration et aux changements des processus en ce qui concerne la rotation des locataires, la facturation des loyers selon un pourcentage et l'enregistrement des locataires;
- Créer de la valeur (réduction des coûts ou augmentation des revenus) par l'utilisation de :
- Initiatives respectueuses de l'environnement;
- Rabais pour volume ou l'exploitation de la taille du portefeuille;
- Technologie.
- Améliorer les processus et l’efficacité organisationnelle;
- Stimuler le service à la clientèle et les relations avec les locataires;
- Viser l’excellence opérationnelle;
- Établir et tirer parti des rabais accordés aux entrepreneurs;
- Gérer les aspects physiques des propriétés du portefeuille;
- Coordonner tous les appels d'offres pour les activités immobilières;
- Établir et maintenir tous les budgets annuels des propriétés et tout ajustement nécessaire;
- Examiner et approuver toutes les factures;
- Discuter avec tous les superviseurs des rapports d'écarts pour travailler au maintien des budgets;
- Traiter toutes les réclamations pour accident en coordination avec les courtiers/agents d'assurance et les entités juridiques;
- Coordonner les budgets et les événements de promotion des locataires et de l’entreprise;
- Interagir avec le service de comptabilité pour discuter des questions liées à l’entretien des aires communes et à d'autres éléments liés à la gestion des propriétés;
- Continuer à établir et à maintenir de bonnes relations avec les locataires, nouveaux et existants;
- S'assurer que les obligations des entrepreneurs décrites dans les contrats sont respectées.
Exigences académiques et professionnelles :
- Baccalauréat de quatre ans et/ou titre professionnel.
Compétences et expérience requises :
- Permis de conduire valide;
- Minimum de 6 ans d'expérience en gestion immobilière ;
- Parfaitement bilingue en français et en anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral ;
- Planificateur efficace qui peut non seulement prioriser les activités de travail, mais aussi anticiper les changements de priorités;
- Excellentes compétences en communication, avec la capacité de communiquer efficacement à tous les niveaux d’une entreprise, tant à l’interne qu’à l’externe;
- Compétences efficaces dans l'analyse et l'interprétation des besoins des locataires, des baux et des données financières.
- Capacité à lire et à interpréter les baux.
Valeurs
Le gestionnaire immobilier doit être axé sur le client, défendre et promouvoir une image positive de l'entreprise, tant à l’interne qu'à l’externe. Il/elle doit assumer la responsabilité des décisions prises et se comporter de manière respectueuse et éthique en représentant les intérêts de la fiducie. Il/elle doit faire preuve d'un esprit entrepreneurial et se comporter comme un « propriétaire » dans l'exécution de ses tâches et responsabilités quotidiennes, en démontrant sa créativité et son ingéniosité pour atteindre les résultats souhaités. Le gestionnaire immobilier doit également avoir un esprit d'équipe et travailler efficacement avec ses collègues et collaborateurs en matière de contribution, de partage d'idées et de travail pour atteindre un objectif commun.
Nous sommes un employeur qui souscrit à l'égalité des chances et qui s'engage à mettre en place un processus de recrutement et de sélection inclusif et accessible. Si vous êtes contacté au sujet d'une possibilité d'emploi, veuillez nous indiquer si vous avez besoin d'une accommodation.
Job Title: Property Manager
Reports To: Regional Director Property Management, Eastern Region
Department: Property Management
Position Summary
Accountable for managing site conditions, contractors and reporting status on regular basis.
Responsibilities:
The specific duties and responsibilities for this position include but are not limited to the following:
- Prepare comprehensive monthly reporting for owners and executive team on all project and tenant matters;
- Developing tenant relationships / customer satisfaction;
- Assisting with responding to tenant queries to ensure a full resolution;
- Awareness & tracking of lease maturities and changes to site or existing tenants leases which would create value;
- Assisting with collections;
- Liaise with other departments in resolving tenant issues and addressing their needs (eg. Lease renewals, assignments, exclusives, billings etc.);
- Process improvements - participate in / lead the process change with respect to tenant turnover; Percentage Rent billings, and tenant set-ups;
- Create value (reducing costs or increasing revenues) through the use of:
- Environmentally friendly initiatives
- Volume discounts or leveraging the size of the portfolio
- Technology
- Process improvements/efficiencies
- Customer service/tenant relations
- Operating excellence
- Establishing and taking advantage of contractor discounts
- Manage the physical aspects of the properties within your portfolio;
- Co-ordinate all tenders for property operations;
- Set and maintain all property annual budgets and any adjustments as required;
- Review and approve all invoices;
- Discuss with all supervisors variance reports to work towards maintaining budgets;
- Co-ordinate with Insurance Brokers/Agents and Legal Entities regarding all accident claims;
- Co-ordinate with Promotions Company and participating tenant promotions budgets and events;
- Liaise with Accounting in CAM reconciliation and other property related items;
- Establish relationships with new tenants and continue to maintain same with existing tenants;
- Insuring contractors obligations outlined within contracts are maintained.
Academic/Professional Requirements:
- Four-year Bachelor’s Degree and /or Professional Designation;
Required Skills/Experience:
- Must have valid driver’s licence;
- Minimum 6 years experience in Property Management;
- Must be fluently bilingual in both written and spoken French and English;
- Effective planner for not only prioritizing work activities but also anticipating shifts in priorities;
- Excellent communication skills with the ability to effectively communicate across all levels within, as well as outside the organization;
- Effective skills in analyzing and interpreting needs of the tenants, leases and financial information
- Ability to read and interpret leases;
Values
The Property Manager must be client focused, advocate and communicate a positive image of the company, both internally and externally. The Property Manager shall take accountability for decisions made and conduct oneself in a respectful and ethical manner in representing the Trust’s interests. The Property Manager shall demonstrate entrepreneurialism and behave like an “owner” in carrying out daily tasks and responsibilities; demonstrating creativity and resourcefulness in achieving desired results. The Property Manager is expected to be a team player and work effectively with colleagues and associates in terms of input, sharing of ideas and working to achieve common goal.
We are an equal opportunity employer committed to an inclusive and accessible recruitment and selection process. If you are contacted about an employment opportunity, please advise if you require accommodation.
