English version first / La version française suit
The Canadian Mental Health Association – Champlain East is a community-based agency providing community support services to persons living with mental illness and concurrent disorders. Our Branch has been designated under the French Language Services Act since 1991 and is committed to providing services in both official languages (French and English).
CMHA Champlain-East is an equal-opportunity employer and is committed to having a workforce that reflects the diversity of the communities within which we work. As such, we encourage applications from bilingual candidates as we are engaged in offering services in both French and English, persons with disabilities, members of visible minorities, First Nations, Inuit, and Metis people, people of all sexual orientations and genders, and others who may contribute to the diversity of our staff. Accommodation will be provided in all parts of the hiring process as required. Applicants need to make their needs known in advance.
ADMINISTRATIVE ASSISTANT
PURPOSE OF THE POSITION: To ensure the provision of reception and administrative services to support the Branch’s programs and activities
ACCOUNTABILITY: Operations Manager
QUALIFICATIONS:
Requirements:
- Post-secondary education/training in Office Administration with at least one year of general office experience (or equivalent balance of education and experience)
- Knowledge and understanding of mental health and addictions, considered an asset
- Knowledge of the social services and/or health field, including local resources, considered an asset
- Experience with database management and report generation
- Experience with accounting and payroll databases and principles
- Administrative writing skills for the purpose of translating documents from English to French and French to English
- Well organized and able to work independently and as part of a team
- Possess a valid driver’s license and have access to a vehicle
- Ability to work flexible hours (some evening and weekend hours may be required)
Language:
- Proficiency in both official languages is a requirement as per the Branch’s French Language Designation Plan
Skills, Knowledge and Abilities:
- Ability to organize time and prioritize tasks to achieve objectives, demonstrating organization, planning & coordination skills
- Ability to deal tactfully with a diverse group of people internally and externally, and maintain confidentiality
- Proficiency in Microsoft Office programs, such as Outlook, Word, Excel and PowerPoint
- Proficiency in virtual platforms such as MS Teams
- Demonstrates initiative when appropriate and is willing to learn new skills
- Demonstrated ability to observe boundaries, engage in appropriate emotional regulation, refrain from dual relationships with clients/volunteers
- Engage in reasonable self-care strategies that incorporate balancing work/life responsibilities
- Excellent problem-solving and decision-making skills
RESPONSIBILITIES OF THE POSITION:
In cooperation with other administrative support staff, may consist of:
- Provide receptionist duties
- Coordinate the Ontario Telemedicine video conference service
- Mail Branch documents as required. Distribute mail and information received
- Develop and maintain an effective filing system for the Branch (including computer files), which respects the policies and procedures of the Branch (e.g. confidentiality, legal requirements)
- Coordinate the registration of groups, receive payments
- Take minutes of meetings as directed
- Coordinate training registrations and travel arrangements for staff
- Maintain up-to-date lists of service organizations, groups and service users
- Facilitate Branch building maintenance
- Provide, in conjunction with management staff, administrative duties for each department/program
- Maintain accounts payable and payroll program system (match invoices to purchase orders, input on the computer system, weekly computerized cheque run, month-end reconciliation, deposits, employee expenses)
- Maintain accounts receivables (reconcile petty cash reports including deposits, and weekly report)
- Order, maintain and inventory supplies for all offices
- Administer voice mail and phone system
- Format and edit Branch documents and maintain forms within Branch databases
- Maintain and update content on social media platforms (website, Facebook, etc.)
- Translation of documents between English and French
- Provide timely and informative reports as directed and requested by the Manager
Version française
L’Association canadienne pour la santé mentale, Champlain Est, est un organisme communautaire voué à la prestation de services de soutien communautaire aux personnes vivant avec une maladie mentale et des troubles concomitants. Notre filiale est un organisme désigné en vertu de la Loi sur les services en français depuis 1991 et s’engage à fournir des services dans les deux langues officielles (français et anglais).
L'ACSM Champlain-Est est un employeur à opportunités égales et s'engage à avoir un effectif qui reflète la diversité des communautés au sein desquelles nous travaillons. À ce titre, nous encourageons les candidatures de personnes bilingues, puisque nous sommes engagés à offrir des services en français et en anglais, de personnes handicapées, de membres de minorités visibles, de membres des Premières nations, d'Inuits et de Métis, de personnes de toutes orientations sexuelles et de tous genres, et d'autres personnes qui peuvent contribuer à la diversité de notre personnel. Les accommodements seront fournis au besoin tout au long du processus d’embauche. Les candidats doivent nous aviser de leurs besoins à l’avance.
ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(IVE)
OBJECTIF DU POSTE: Assurer la prestation de services d'accueil et de services administratifs à l'appui des programmes et des activités de la filiale
RESPONSABLE: Gestionnaire des opérations
QUALIFICATIONS:
Exigences:
- Formation postsecondaire en administration de bureau et au moins une année d’expérience générale dans un bureau (ou un équilibre équivalent d’études et d’expérience)
- Connaissance et compréhension de la santé mentale et des dépendances, considérées comme un atout
- Connaissance du domaine des services sociaux et/ou de la santé, y compris des ressources locales, considérée comme un atout
- Expérience de la gestion de bases de données et de la production de rapports
- Expérience des bases de données des principes de comptabilité et de paie
- Compétences en rédaction administrative aux fins de la traduction de documents de l'anglais au français et du français à l'anglais
- Être bien organisé et capable de travailler de façon indépendante et en équipe
- Posséder un permis de conduire valide et avoir accès à un véhicule
- Capacité de travailler selon un horaire flexible (certaines heures de travail en soirée et de fins de semaine peuvent être requises)
Langue:
- La maîtrise des deux langues officielles est une exigence selon le plan de désignation de la langue française de la filiale
Compétences, connaissances et aptitudes:
- Capacité à organiser son temps et à prioriser les tâches pour atteindre les objectifs, en faisant preuve de compétences en matière d’organisation, de planification et de coordination
- Capacité à traiter avec tact avec un groupe de personnes diverses, en interne et en externe, et à maintenir la confidentialité
- Maîtrise des programmes Microsoft Office, tels qu’Outlook, Word, Excel et PowerPoint
- Maîtrise des plateformes virtuelles telles que MS Teams
- Faire preuve d'initiative lorsque cela est nécessaire et être prêt à acquérir de nouvelles compétences
- Capacité démontrée à respecter les limites, à s'engager dans une régulation émotionnelle appropriée à s'abstenir de toute relation duelle avec les clients/bénévoles
- Adopter des stratégies raisonnables d'autogestion de la santé qui permettent de concilier les responsabilités professionnelles et personnelles
- Excellentes aptitudes à résoudre les problèmes et à prendre des décisions
RESPONSABILITÉS DU POSTE:
En collaboration avec d’autres membres du personnel de soutien administratif, peut consister à:
- Exercer les fonctions de réceptionniste pour la filiale
- Coordonner le service de vidéoconférence Ontario Télémédecine
- Envoyer par la poste des documents de la filiale au besoin. Distribuer le courrier et l’information reçus par la filiale
- Élaborer et maintenir un système de classement efficace pour la filiale (y compris les fichiers informatiques), qui respecte les politiques et procédures de la filiale (p. ex. confidentialité, exigences juridiques)
- Coordonner l’inscription des groupes, recevoir les paiements
- Rédiger les procès-verbaux des réunions selon les directives
- Coordonner les inscriptions aux formations et les préparatifs de voyage du personnel
- Tenir à jour les listes des organismes de services, des groupes et des utilisateurs de services
- Faciliter l’entretien des bâtiments de la filiale
- Assurer, en collaboration avec le personnel de gestion, les tâches administratives pour chaque service ou programme
- Tenir à jour le système des comptes payables et du programme de paie (faire correspondre les factures aux bons de commande, saisir les données dans le système informatique, émettre des chèques informatisés chaque semaine, faire le rapprochement de fin de mois, effectuer des dépôts, payer les dépenses des employés)
- Tenir les comptes recevables. Concilier les rapports de la petite caisse, y compris les dépôts, et le rapport hebdomadaire
- Commander, maintenir et faire l’inventaire des fournitures pour tous les bureaux
- Gérer la messagerie vocale et le système téléphonique
- Mettre en page et modifier les documents de la filiale et tenir à jour les formulaires dans les bases de données de la filiale
- Maintenir et mettre à jour le contenu sur les plateformes de médias sociaux (site Web, Facebook, etc.)
- Traduction de documents entre l’anglais et le français
- Fournir des rapports opportuns et informatifs selon les directives et les demandes du responsable
