Administrative Services Specialist/Specialiste, Services adminnistratif
Description
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- \* La description en français suivra* *\\
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We are pioneers. We were the first to break the sound barrier and design the first functional jetpack. We were aboard NASA’s first lunar mission and brought advanced tiltrotor systems to market. Today, we are defining the future of on-demand mobility. At Bell, we are proud to be an iconic company with superb talent, rapidly creating novel and coveted vertical lift experiences.
Summary of Job Description
Administrative Support
- Organize and schedule internal/external appointments and visitor agendas.
- Manage security systems, access cards, PINs, and building keys.
- Reconcile and submit corporate credit card expense reports.
- Coordinate travel arrangements with corporate travel service providers.
- Plan and execute customer events, trade shows, staff appreciation, fundraisers, and holiday functions.
- Coordinate Bell conferences and golf tournaments, maintaining attendee records.
- Manage memberships and registrations in professional organizations.
- Order and distribute promotional items and employee appreciation gifts.
- Support employee engagement programs, including financial tracking and reporting.
- Assist with digital presentations for customers, executive leadership, and teams.
Office Management
- Perform reception duties, including phone and email support.
- Maintain and upgrade phone system design and integration.
- Greet, sign in, and escort visitors as per compliance guidelines.
- Oversee vehicle maintenance and lease management.
- Liaise with building landlord and contractors for maintenance and repairs.
- Assist with negotiating office and building service agreements and contracts.
Finance
- Create and process purchase orders for building and office expenses, ensuring correct coding.
- Manage vendor creation and updates in business systems.
- Control, reconcile, and track facility expenses and receipts.
- Optimize office and building service spending.
EHS (Environment, Health & Safety)
- Procure and distribute PPE for staff and contractors.
- Coordinate special projects and onsite response procedures.
- Track and facilitate staff training (e.g., Forklift, Dangerous Goods, First Aid).
- Schedule safety walks and follow-up actions.
- Serve as a member of the Joint Health & Safety Admin Committee.
- Create and maintain EHS programs, policies, and manuals.
- Participate in workplace audit preparations.
HR & Employee Engagement
- Onboard new employees and maintain welcome packages.
- Coordinate introductions to HR services.
- Organize employee engagement initiatives.
- Collaborate with Customer Experience teams to promote Bell values and brand.
- Prepare employee communications regarding corporate initiatives and events.
Qualifications
- High School Diploma (minimum)
- Administrative Professional Certificate and/or 5 years of relevant experience
- Excellent written and verbal English communication skills
- Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) and Adobe
- Strong organizational and multitasking abilities
- Initiative and problem-solving skills; able to work with minimal supervision
- Experience in finance/accounting or aerospace industry (preferred)
- Knowledge of SAP, Ariba, and Concur (an asset)
- Customer event planning experience required
- Positive, patient, and professional demeanor when interacting with team members and customers
Any other combination of schooling and experience deemed equivalent may be considered.
SECURITY CLEARANCE
This offer within the Canadian Government Programs Department is conditional on obtaining and maintaining the NATO security level required for the position.
Benefits of working at Bell Textron Canada
- Group benefits plan and Healthcare online services
- Retirement savings plan
- Average of 13 holidays/floating days
- Possibility of banking overtime in compensated time up to 40 hours per year
- Flexible schedule policy
- Educational assistance program
- Reimbursement program for fitness fees
- Employee and Family Assistance Program
Don’t miss the chance to join a diverse, inclusive environment where you feel a sense of belonging. As a member of our global workforce, you will collaborate with dedicated, enthusiastic teams where unique experiences, backgrounds and ideas combined with a strong passion for our products take us above and beyond flight.
Bell Textron Canada Ltee adheres to the principles of Employment Equity. We welcome applications from women, aboriginal peoples, visible minorities and people with disabilities.
People with disabilities may receive assistance with the screening and selection process, if they wish.
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Nous sommes des pionniers. Nous avons été les premiers à franchir le mur du son et à concevoir le premier scooter de l’espace fonctionnel. Nous avons pris part à la première mission de la NASA sur la Lune et nous avons mis en marché des systèmes de rotors basculants évolués. Aujourd’hui, nous façonnons l’avenir de la mobilité sur demande. Les employés de Bell sont fiers de travailler pour une entreprise emblématique, regroupant de grands talents, qui produit en peu de temps des appareils à décollage vertical novateurs et recherchés.
Sommaire des responsabilités
Soutien administratif
- Organiser et planifier les rendez-vous internes/externes ainsi que les agendas des visiteurs.
- Gérer les systèmes de sécurité, les cartes d’accès, les codes PIN et les clés du bâtiment.
- Réconcilier et soumettre les rapports de dépenses des cartes de crédit d’entreprise.
- Coordonner les déplacements avec les fournisseurs de services de voyage d’entreprise.
- Planifier et organiser des événements clients, salons professionnels, activités de reconnaissance du personnel, collectes de fonds et fêtes de fin d’année.
- Coordonner les conférences Bell et les tournois de golf, en tenant à jour les listes de participants.
- Gérer les adhésions et inscriptions aux organisations professionnelles.
- Commander et distribuer des articles promotionnels et des cadeaux de reconnaissance aux employés.
- Soutenir les programmes d’engagement des employés, y compris le suivi et le reporting financier.
- Aider à la préparation de présentations numériques pour les clients, la direction et les équipes.
Gestion de bureau
- Effectuer les tâches de réception, y compris le support téléphonique et par courriel.
- Maintenir et améliorer la conception et l’intégration du système téléphonique.
- Accueillir, enregistrer et accompagner les visiteurs selon les directives de conformité.
- Superviser l’entretien des véhicules et la gestion des baux.
- Servir d’intermédiaire avec le propriétaire de l’immeuble et les entrepreneurs pour l’entretien et les réparations.
- Aider à la négociation des contrats et ententes de services pour le bureau et l’immeuble.
Finances
- Créer et traiter les bons de commande pour les dépenses du bâtiment et du bureau, en assurant le bon codage.
- Gérer la création et la mise à jour des fournisseurs dans les systèmes d’entreprise.
- Contrôler, réconcilier et suivre les dépenses et reçus des installations.
- Optimiser les dépenses liées aux services du bureau et du bâtiment.
ESS (Environnement, Santé et Sécurité)
- Approvisionner et distribuer les EPI pour le personnel et les sous-traitants.
- Coordonner des projets spéciaux et les procédures d’intervention sur site.
- Suivre et faciliter la formation du personnel (ex. : chariot élévateur, marchandises dangereuses, premiers soins).
- Planifier les inspections de sécurité et les actions de suivi.
- Siéger au comité mixte de santé et sécurité au travail (administratif).
- Créer et maintenir les programmes, politiques et manuels EHS.
- Participer à la préparation des audits en milieu de travail.
RH & Engagement des employés
- Accueillir les nouveaux employés et préparer les trousses de bienvenue.
- Coordonner les présentations aux services RH.
- Organiser des initiatives d’engagement des employés.
- Collaborer avec les équipes Expérience Client pour promouvoir les valeurs et la marque Bell.
- Préparer les communications aux employés concernant les initiatives et événements d’entreprise.
Qualifications
- Diplôme d’études secondaires (minimum)
- Certificat professionnel en administration et/ou plus de 5 ans d’expérience pertinente
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais
- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et Adobe
- Solides aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
- Esprit d’initiative et de résolution de problèmes; capacité à travailler avec un minimum de supervision
- Expérience en finance/comptabilité ou dans l’industrie aérospatiale (atout)
- Connaissance de SAP, Ariba et Concur (un atout)
- Expérience requise en organisation d’événements clients
- Attitude positive, patiente et professionnelle lors des interactions avec les membres de l’équipe et les clients
Toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente pourra être considérée.
ATTESTATION DE SÉCURITÉ
Cette offre au sein du département des programmes canadiens gouvernementaux est conditionnelle à l’obtention et au maintien du niveau de sécurité NATO requis pour le poste.
Avantages de travailler chez Bell Textron Canada
- Programme d’assurances collectives et soins de santé virtuels
- Régime d’épargne retraite
- Moyenne de 13 jours fériés/mobiles
- Possibilité de cumuler le temps supplémentaire en temps compensé jusqu’à concurrence de 40h par année
- Politique d’horaire flexible
- Programme d’aide à l’éducation
- Programme de remboursement pour les frais de conditionnement physique
- Programme d’aide aux employés et à la famille.
Ne ratez pas votre chance de vous joindre à un milieu diversifié et inclusif qui favorise un sentiment d’appartenance. En tant que membre de notre effectif mondial, vous collaborerez avec des équipes dévouées et enthousiastes, dont les différences d’expériences, d’antécédents et d’idées et une solide passion pour nos produits nous permettent d’aller au-delà du vol.
Bell Textron Canada Ltée adhère aux principes d’équité en matière d’emploi. Nous invitons les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et les personnes handicapées à soumettre leurs candidatures.
Les personnes handicapées peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent.
Recruiting Company: Bell Textron Inc.
Primary Location: CA-Alberta-Calgary
Job Function: Product Support
Schedule: Full-time
Job Level: Individual Contributor
Job Type: Standard
Shift: First Shift
Job Posting: 08/24/2026, 11:35:37 AM
Job Number: 344474
