The Office and Administrative Support Coordinator provides essential administrative and operational support to ensure the effective management of contracts, vendor agreements, and payment processes. This position assists in maintaining accurate records, coordinating approvals, and ensuring compliance with organizational policies and financial procedures. The role requires strong attention to detail, organizational skills, and the ability to work collaboratively across departments.
Supporting the Sales, Market Access and Medical functions, lead and assist in the preparation, review, and processing of purchase orders, contracts, agreements, amendments and invoicing. Ensure information is properly approved and stored in their designated systems.
Maintain an organized system for tracking contract lifecycles, deliverables, and renewal dates.
Coordinate with internal departments and external partners to ensure timely execution of documents.
Ensure compliance with organizational policies, legal standards, and procurement guidelines.
Support vendor onboarding by collecting required documentation and verifying information.
Prepare purchase requests, quotations, and approval documentation in line with procurement procedures.
Communicate with suppliers and service providers to resolve administrative or payment-related issues.
Process invoices, payment requests, and related documentation accurately and in a timely manner.
Track payments, reconcile discrepancies, and maintain up-to-date financial records.
Coordinate with the finance team to ensure proper budget coding and policy compliance.
Monitor contract budgets and alert management to potential variances or upcoming obligations.
Maintain digital records of contracts, payments, and vendor correspondence.
Generate reports on contract status, expenditures, and payment progress as needed.
Support audits and internal reviews by providing relevant documentation.
Support continuous improvement of administrative and financial workflows.
Process invoices, monitor payments, and maintain accurate financial and contractual records.
Design workflow and provide training to end users for enable seamless process
Coordinate new employee onboarding logistics, including equipment provisioning, access requests and workplace readiness.
Support the planning and execution of recurring office meetings by coordinating catering, room setup, visitor reception and workplace logistics
Oversee office mail and shipping operations, including the receipt and distribution of correspondence, coordination of courier services, and management of incoming and outgoing packages
Act as a back-up to Office and Marketing Coordinators
Bilingual in English and French (spoken and written)
High School Diploma or equivalent vocational or technical education; Bachelor degree preferred
3-5 years' customer service and support experience in the areas of administration, project management and customer support.
Strong proficiency in Microsoft Office Suite applications (Word,
Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint); experience with Microsoft Project and Visio preferred.
Proficiency in other office productivity tools (e.g., SAP) with aptitude to learn new software and systems
Experience in using Veeva Vault and Veeva DAM. Marketing and Digital experience as well as customer interacting (facing) experience.
Experience with procurement, contracting, or financial administration.
Knowledge of administrative policies and compliance procedures.
Problem Solving
Action oriented and accountable
Supportive, service oriented and customer focused
Interpersonal skills
L’assistant(e) administratif(ve) fournit un soutien administratif et opérationnel essentiel afin d’assurer la gestion efficace des contrats, des accords avec les fournisseurs et des processus de paiement. Ce poste contribue au maintien de dossiers précis, à la coordination des validations et au respect des politiques organisationnelles et des procédures financières. Le rôle exige une grande attention aux détails, de solides compétences organisationnelles et la capacité de travailler en collaboration avec différents services.
Responsabilités principales :
Soutenir les fonctions Ventes, Accès au marché et Médical, diriger et participer à la préparation, à la révision et au traitement des bons de commande, contrats, accords, avenants et facturations. Veiller à ce que les informations soient correctement approuvées et archivées dans les systèmes désignés.
Maintenir un système organisé permettant de suivre le cycle de vie des contrats, les livrables et les dates de renouvellement.
Coopérer avec les services internes et les partenaires externes afin d’assurer l’exécution des documents dans les délais.
Veiller au respect des politiques internes, des exigences légales et des directives en matière d’approvisionnement.
Soutenir l’intégration des fournisseurs en collectant la documentation requise et en vérifiant les informations.
Préparer les demandes d’achat, les devis et les documents d’approbation conformément aux procédures d’approvisionnement.
Communiquer avec les fournisseurs et prestataires de services afin de résoudre les problèmes administratifs ou liés aux paiements.
Traiter les factures, les demandes de paiement et la documentation associée de manière précise et en temps voulu.
Suivre les paiements, rapprocher les écarts et tenir des registres financiers à jour.
Coopérer avec l’équipe finance afin d’assurer une codification budgétaire correcte et le respect des politiques.
Surveiller les budgets des contrats et alerter la direction en cas de divergences potentielles ou d’engagements à venir.
Maintenir des dossiers numériques des contrats, paiements et correspondances avec les fournisseurs.
Produire des rapports sur l’état des contrats, les dépenses et l’avancement des paiements selon les besoins.
Soutenir les audits et les contrôles internes en fournissant la documentation pertinente.
Soutenir l’amélioration continue des processus administratifs et financiers.
Traiter les factures, surveiller les paiements et maintenir des dossiers financiers et contractuels exacts.
Concevoir des flux de travail et former les utilisateurs finaux afin d’assurer des processus fluides.
Coordonner l’intégration des nouveaux employés, y compris la mise à disposition du matériel, les demandes d’accès et la préparation du poste de travail.
Soutenir l’organisation et la mise en œuvre des réunions récurrentes du bureau en coordonnant la restauration, l’aménagement des salles, l’accueil des visiteurs et la logistique.
Superviser la gestion du courrier et des expéditions, y compris la réception et la distribution, la coordination des services de messagerie et la gestion des colis entrants et sortants.
Agir comme soutien de remplacement pour les coordinateurs(trices) de bureau et marketing.
Qualifications :
Bilingue en anglais et en français (parlé et écrit)
Diplôme d’études secondaires ou formation professionnelle/technique équivalente ; licence (bachelor) souhaitée.
3 à 5 ans d’expérience en service client et support dans les domaines de l’administration, de la gestion de projet et du support client.
Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint) ; une expérience avec Microsoft Project et Visio est un atout.
Maîtrise d’autres outils bureautiques (par ex. SAP) avec capacité à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.
Expérience de l’utilisation de Veeva Vault et Veeva DAM. Expérience en marketing et digital ainsi qu’en interaction directe avec les clients.
Expérience en approvisionnement, contractualisation ou administration financière.
Connaissance des politiques administratives et des procédures de conformité.
Résolution de problèmes
Sens de l’action et responsabilité
Attitude de service, orientation client et esprit de soutien
Compétences interpersonnelles
