Position Overview
The Executive Assistant provides high-level administrative, operational and coordination support to ensure the efficient functioning of the office. This role acts as a central coordination point for communications, priorities, and follow-ups across the organization.
The Executive Assistant is responsible for managing the CEO’s time, organizing priorities, facilitating communication between departments, and ensuring that key tasks and initiatives are executed efficiently.
This role requires exceptional organization, strong communication skills, technological fluency, and a proactive approach to managing responsibilities in a fast-paced executive environment.
The position is fully remote, with occasional in-person meetings or travel required during the year. This role requires strong bilingualism ( French and English).
Reporting Structure
Reports to: Chief Executive Officer (CEO)
Internal Interactions:
Department leaders across:
- Human Resources
- Finance
- Operations
- Support Services
- Maintenance & Repair
- Administrative teams
External Interactions:
- Business partners
- Vendors
- Advisors
- Stakeholders seeking to communicate with the CEO
Core Responsibilities
Executive Time Management
- Manage and maintain the CEO’s calendar and daily schedule
- Prioritize meetings, commitments and tasks to maximize efficiency
- Anticipate scheduling conflicts and adjust proactively
- Ensure the CEO is prepared for meetings with appropriate documentation and context
Communication Management
- Monitor and manage the CEO’s email inbox and communications channels
- Draft professional correspondence, reports and documents on behalf of the CEO
- Serve as a primary contact point for individuals attempting to reach the CEO
- Ensure timely, professional and courteous responses to internal and external communications
Priority Coordination & Follow-Up
- Track commitments, tasks and key initiatives assigned by the CEO
- Ensure follow-up with internal teams and external partners
- Maintain organized documentation of ongoing projects and communications
- Coordinate meeting agendas, notes and action items
Organizational Coordination
- Assist the CEO in maintaining visibility across departments including HR, finance, operations and support teams
- Facilitate communication between the CEO and departmental leadership
- Help coordinate internal information flow to support executive decision-making
Administrative & Analytical Support
- Prepare summaries, reports and briefing documents
- Conduct light research or analysis when required
- Assist in organizing strategic meetings or presentations
Key Competencies
Organization & Structure
- Strong ability to manage multiple priorities simultaneously
- Excellent attention to detail and task tracking
- Methodical and structured approach to work
Communication & Professionalism
- Fully bilingual in French and English (written and spoken)
- Clear and professional written communication
- Courteous and diplomatic in interactions with all stakeholders
Time Management & Prioritization
- Strong understanding of executive-level priorities
- Ability to filter requests and manage workload efficiently
- Skilled in organizing complex schedules and commitments
Technology & Systems
- Comfortable with modern productivity and collaboration tools
- Quick learner with new technology platforms
- Ability to organize digital information efficiently
Reliability & Responsiveness
- High level of availability and responsiveness
- Ability to manage urgent matters when required
- Strong sense of responsibility and discretion
Key Performance Indicators (KPIs
Executive Efficiency
- CEO schedule optimization and minimal scheduling conflicts
- Reduction of administrative workload for the CEO
Responsiveness
- Timely management of communications and requests
- Prompt follow-up on tasks and action items
Organizational Coordination
- Effective communication between the CEO and departments
- Proper tracking of initiatives and responsibilities
Accuracy & Quality
- High quality of written documents and communications
- Accurate tracking of tasks, commitments and priorities
Professional Representation
- Professional handling of communications on behalf of the CEO
- Positive interactions with internal and external stakeholders
Work Environment
Location: Fully remote
Availability: Flexible schedule with high responsiveness expected
Travel: Occasional in-person meetings or travel a few times per year
Success in This Role
Success in this role is defined by the Executive Assistant’s ability to create structure around the CEO’s workday, ensure clear communication across the organization, and proactively manage priorities so that the CEO can focus on high-impact strategic decisions.
The Executive Assistant ultimately serves as a key partner in ensuring the CEO’s time and attention are directed toward the initiatives that matter most.
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Adjoint(e) exécutif(ve)
Aperçu du posteL’adjoint(e) exécutif(ve) fournit un soutien administratif, organisationnel et opérationnel de haut niveau afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau du PDG.
Ce rôle agit comme un point central de coordination pour les communications, les priorités et les suivis à travers l’organisation.L’adjoint(e) exécutif(ve) est responsable de gérer le temps du PDG, d’organiser les priorités, de faciliter les communications entre les départements et de s’assurer que les tâches et initiatives importantes avancent efficacement.
Ce poste exige un excellent sens de l’organisation, de fortes habiletés en communication, une aisance avec les outils technologiques et une approche proactive dans un environnement exécutif dynamique.
Le poste est entièrement en télétravail, avec quelques rencontres en personne ou déplacements requis au cours de l’année.
Structure de rattachement
Relevant de: Président-directeur général (PDG)
Interactions internes :
Responsables et directions des départements suivants :
- Ressources humaines
- Finances
- Opérations
- Services de soutien
-Maintenance et réparations
- Équipes administratives
Interactions externes :
- Partenaires d’affaires
- Fournisseurs
- Conseillers
- Parties prenantes souhaitant communiquer avec le PDG
Responsabilités principales
Gestion du temps du PDG
- Gérer et maintenir l’agenda et l’horaire quotidien du PDG
- Prioriser les réunions, engagements et tâches afin d’optimiser l’efficacité
- Anticiper les conflits d’horaire et les résoudre de manière proactive
- S’assurer que le PDG est bien préparé pour ses réunions avec les documents et informations nécessaires
Gestion des communications
- Surveiller et gérer la boîte courriel et les communications du PDG
- Rédiger des correspondances, documents et communications professionnelles au nom du PDG
- Agir comme premier point de contact pour les personnes qui souhaitent joindre le PDG
- Assurer des réponses rapides, professionnelles et courtoises aux communications internes et externes
Coordination des priorités et suivis
- Assurer le suivi des tâches, engagements et initiatives confiées par le PDG
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des équipes internes et partenaires externes
- Maintenir une organisation rigoureuse des documents et des communications
- Coordonner les ordres du jour, notes de réunion et listes d’actions
Coordination organisationnelle
- Aider le PDG à maintenir une visibilité sur les différents départements, incluant les RH, les finances, les opérations et les équipes de soutien
- Faciliter les communications entre le PDG et les responsables des départements
- Contribuer à la circulation efficace de l’information pour soutenir la prise de décisionSoutien administratif et analytique
- Préparer des résumés, rapports et documents de préparation
- Effectuer certaines recherches ou analyses lorsque nécessaire
- Aider à organiser des rencontres stratégiques ou des présentations
Compétences clés
Organisation et structure
- Grande capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
- Excellent souci du détail et suivi rigoureux des tâches
- Approche de travail structurée et méthodique
Communication et professionnalisme
- Bilingue français et anglais, à l’oral comme à l’écrit
- Excellentes capacités de rédaction
- Attitude courtoise et diplomatique avec tous les interlocuteurs
Gestion du temps et priorisation
- Bonne compréhension des priorités de niveau exécutif
- Capacité à filtrer les demandes et organiser efficacement la charge de travail
- Habileté à coordonner des horaires complexes
Technologie et systèmes
- À l’aise avec les outils numériques et les plateformes de collaboration
- Capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes
- Bonne organisation de l’information numérique
Fiabilité et réactivité
- Grande disponibilité et sens des responsabilités
- Capacité à gérer des situations urgentes lorsque nécessaire
- Discrétion et respect de la confidentialité
Indicateurs de performance (KPI)
Efficacité exécutive
- Optimisation de l’horaire du PDG et réduction des conflits d’agenda
- Réduction de la charge administrative du PDGRéactivité
- Gestion rapide des communications et des demandes
- Suivi efficace des tâches et des actions à réaliser
Coordination organisationnelle
- Fluidité des communications entre le PDG et les départements
- Suivi rigoureux des initiatives et responsabilités
Exactitude et qualité
- Qualité des documents et communications rédigés
- Fiabilité dans la gestion des priorités et des suivis
Représentation professionnelle
- Gestion professionnelle des communications au nom du PDG
- Interactions positives avec les équipes internes et partenaires externes
Environnement de travail:
Lieu : Télétravail
Disponibilité : Horaire flexible avec grande réactivité attendue
Déplacements : Quelques rencontres en personne ou déplacements possibles durant l’année
Réussite dans ce rôle
La réussite dans ce rôle repose sur la capacité de l’adjoint(e) exécutif(ve) à structurer la journée de travail du PDG, à assurer une communication claire à travers l’organisation et à gérer les priorités de manière proactive afin que le PDG puisse se concentrer sur les décisions stratégiques à fort impact.
L’adjoint(e) exécutif(ve) devient ainsi un partenaire clé dans l’efficacité du bureau du PDG et dans la bonne coordination des activités de l’organisation.
Benefits:
Work Location: In person
