Administrative and Client Services Coordinator (BILINGUAL)
(French to follow)
Pro-X Event is a fast-growing Canadian company serving clients across North America in the event industry, specializing in trade show exhibits and custom event décor fabrication. This position is based in our Montreal division, located in Saint-Laurent.
As an Administrative & Client Services Coordinator, you will be responsible for coordinating selected client accounts and performing a variety of administrative tasks that contribute to the efficient operation of our Saint-Laurent office.
Location:
- Ville Saint-Laurent, Montréal, QC (in-person)
Responsibilities:
- Serve as the first point of contact by answering and directing incoming phone calls and inquiries
- Coordinate courier services, shipments, and other logistics
- Arrange and book hotel accommodations and other travel-related bookings as required
- Create and process purchase orders for company purchases and operational needs
- Enter and maintain employee timesheets and expense reports with accuracy and attention to detail
- Organize, file, and maintain invoices, records, and any other company documentation
- Manage incoming and outgoing mail and ensure timely distribution of correspondence
- Receive, enter, and maintain client account and project information within company systems
- Provide administrative and project support to Account Managers across multiple client initiatives
- Communicate professionally with clients, suppliers, and internal teams via email and phone
- Maintain and update inventory records, ensuring information remains accurate and current
- Assist with annual fleet and truck reservation planning to support event operations
- Monitor project progress, track outstanding items, and follow up with stakeholders to ensure deadlines are met
- Support special projects and event initiatives as needed, including supplier sourcing and selection, RFP (Request for Proposal) preparation, on-site event assistance, and other administrative and operational duties
- Collaborate and communicate effectively with team members across multiple departments and office locations, fostering strong working relationships and supporting the successful execution of projects nationwide
You Might be a Great Fit if You Are:
- Bilingual with exceptional communication skills in both French and English (in person, on the phone and via email)
- A college diploma (DEC/DCS) or post-secondary degree in a relevant field
- 1+ years of experience in an administration, clerical or similar role
- Comfortable managing multiple tasks without losing track of the details
- Someone who takes pride in keeping things structured, organized, and running smoothly
- Proficient in Microsoft Office and Google Workspace
- Talented with Canva and/or Adobe, including the ability to create and edit professional presentations, documents, and marketing materials (an asset)
- Able to work independently while collaborating effectively within a team
- Extremely organized and comfortable managing multiple tasks without losing track of the details
- A quick learner with a desire to develop new skills
- Self-motivated with a strong drive to succeed in a fast-paced, structured and deadline-driven work environment
- Experienced in the event industry (an asset)
How Pro-X goes the X-tra Mile:
- Attractive Compensation & Benefits – Competitive pay paired with a comprehensive benefits package
- Inclusive & Dynamic Work Culture – Join a vibrant, diverse team where ideas and voices are valued
- Impactful Role with Growth Opportunities – Contribute to meaningful work with room to grow and improve processes over time
- Mentorship & Career Growth – Ongoing support and training from experienced leaders, with opportunities to advance your career
Pro-X Event Inc., is an equal opportunity employer. Our success is built on the differences, voices and values of our collective workplace. We are also proudly a WBE member, supporting Women-owned business across North America throughout our supply chains.
Coordonnateur(trice) administratif(ve) et service aux clients (BILINGUE)
Pro-X Event est une entreprise canadienne en pleine expansion qui dessert l’Amérique du Nord dans le domaine de l’événementiel, notamment en matière de kiosques d’exposition et de fabrication de décors événementiels. Ce poste est offert au sein de notre division de Montréal, située à Ville Saint-Laurent.
À titre de Coordonnateur(trice) clients et soutien administratif, vous serez responsable de la coordination de certains comptes clients ainsi que de diverses tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du bureau de Ville Saint-Laurent.
Emplacement:
- Ville Saint-Laurent, Montréal, QC (en présentiel)
Responsabilités:
- Agir à titre de premier point de contact en répondant aux appels entrants et en dirigeant les demandes vers les personnes appropriées
- Coordonner les services de messagerie, les expéditions et diverses activités logistiques
- Effectuer les réservations d’hôtels et autres arrangements de voyage, au besoin
- Créer et traiter les bons de commande liés aux achats de l’entreprise et à ses besoins opérationnels
- Saisir et assurer le suivi des feuilles de temps et des rapports de dépenses des employés avec rigueur et précision
- Organiser, classer et maintenir à jour les factures, dossiers et autres documents de l’entreprise
- Gérer le courrier entrant et sortant et assurer la distribution rapide des communications
- Recevoir, saisir et maintenir à jour les informations relatives aux comptes clients et aux projets dans les systèmes de l’entreprise
- Offrir un soutien administratif et de coordination aux gestionnaires de comptes dans le cadre de diverses initiatives clients
- Communiquer de façon professionnelle avec les clients, fournisseurs et équipes internes, par courriel et par téléphone
- Assurer la tenue et la mise à jour des inventaires afin de garantir l’exactitude des informations
- Participer à la planification annuelle des réservations de camions et de véhicules afin de soutenir les opérations événementielles
- Assurer le suivi de l’avancement des projets, des éléments en suspens et des échéanciers, et effectuer les relances nécessaires auprès des parties prenantes
- Apporter un soutien à divers projets spéciaux et initiatives événementielles, notamment en matière de recherche et sélection de fournisseurs, de préparation d’appels d’offres, d’assistance sur le terrain lors d’événements, ainsi que pour d’autres tâches administratives et opérationnelles connexes
- Collaborer efficacement avec les membres de l’équipe de différents départements et bureaux afin de favoriser de solides relations de travail et de contribuer au succès des projets à l’échelle nationale
Ce poste pourrait être parfait pour vous si vous avez:
- Bilingue, avec d’excellentes aptitudes en communication en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (en personne, au téléphone et par courriel)
- Un diplôme d’études collégiales (DEC) ou un diplôme d’études postsecondaires dans un domaine pertinent
- Minimum d’un an d’expérience dans un poste administratif, de bureau ou dans un rôle similaire
- À l’aise à gérer plusieurs tâches simultanément tout en conservant une grande attention aux détails
- Fier(ère) de maintenir un environnement structuré, organisé et efficace
- Bonne maîtrise de Microsoft Office et de Google Workspace
- Maîtrise de Canva et/ou Adobe, avec la capacité de créer et de modifier des présentations, documents et outils marketing professionnels, un atout
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe
- Très organisé(e) et capable de gérer plusieurs priorités sans perdre de vue les détails
- Apprentissage rapide et désir de développer continuellement de nouvelles compétences
- Personne motivée et proactive, avec une forte volonté de réussir dans un environnement de travail dynamique, structuré et axé sur les échéanciers
- Expérience dans l’industrie de l’événementiel, un atout
Ce qui distingue Pro-X : aller toujours un peu plus loin:
- Rémunération et avantages sociaux concurrentiels – Un salaire compétitif accompagné d’un programme complet d’avantages sociaux.
- Culture de travail inclusive et dynamique – Joignez-vous à une équipe diversifiée et énergique où les idées et les contributions de chacun sont valorisées.
- Rôle stimulant avec possibilités d’évolution – Contribuez à des projets concrets tout en ayant l’occasion de grandir professionnellement et d’améliorer les processus au fil du temps.
- Mentorat et développement de carrière – Profitez d’un accompagnement continu, de formations offertes par des leaders expérimentés et d’occasions d’avancement au sein de l’entreprise.
Pro-X Event Inc. est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances. Notre succès repose sur la diversité des perspectives, des expériences et des valeurs qui composent notre milieu de travail. Nous sommes également fiers d’être membres de la WBE (Women’s Business Enterprise), soutenant les entreprises détenues par des femmes partout en Amérique du Nord à travers notre chaîne d’approvisionnement.
Pay: $45,000.00-$54,000.00 per year
Benefits:
- Company events
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care
Language:
- French and English / français et anglais (required)
Work Location: In person
