Note : La liste des tâches et responsabilités énumérées pour chacun des postes est indicative. Vous aurez possiblement à les adapter à votre réalité particulière.
Supérieur immédiat
Direction générale
Sommaire du poste
Relevant de la direction générale, la personne responsable assure la gestion des fonctions administratives, financières et des communications de l’organisme. Elle prend en charge l’accueil, la gestion documentaire, le secrétariat général et le soutien à la direction, tout en collaborant étroitement avec l’équipe. Elle est également responsable des opérations financières courantes.
Principales responsabilités
- Assurer l’accueil des personnes et le service général
- Gérer les documents et l’information organisationnelle
- Soutenir la direction générale dans ses fonctions
- Administrer les opérations financières courantes
- Gérer les communications internes et externes
Tâches principales
1. Accueil des personnes
- Accueillir les personnes au bureau, les orienter et fournir l’information générale
- Répondre aux appels et courriels, les filtrer, les acheminer et assurer le suivi des messages
2. Gestion des documents et soutien administratif
- Rédiger, modifier, saisir et corriger les documents (lettres, rapports, procès-verbaux, extraits de résolution, etc.)
- Photocopier, numériser, distribuer et classer les documents; maintenir les dossiers à jour
- Mettre à jour, structurer et sécuriser les bases de données et le système de classement
- Assurer l’archivage des documents selon les exigences et le calendrier établi
- Gérer les fournitures de bureau et effectuer les achats nécessaires (matériel, nourriture, etc.) en optimisant les coûts
- Participer aux réunions d’équipe et soutenir la planification des rencontres
3. Soutien à la direction générale
- Compiler les statistiques et contribuer aux rapports de gestion
- Planifier et préparer les réunions du conseil d’administration
- Assurer le suivi des décisions et des actions issues des procès-verbaux
- Préparer les documents de fin d’année et de l’assemblée générale annuelle
- Contribuer à la rédaction et à la mise à jour des politiques organisationnelles
- Participer aux tables de concertation internes et externes
4. Gestion des opérations financières
- Effectuer la tenue de livres et les opérations comptables courantes (facturation, paie, dépôts, conciliations, rapports financiers, remises gouvernementales, TPS et TVQ, etc.)
- Classer et codifier les documents financiers (contrats, comptes fournisseurs, rapports)
- Produire et présenter les états financiers à la direction
- Préparer les documents gouvernementaux (T4, Relevé 1, sommaires) selon les échéanciers
- Préparer la documentation requise et collaborer aux vérifications comptables annuelles
- Saisir les transactions financières et assurer le suivi budgétaire
En collaboration avec la direction :
- Élaborer les budgets, bilans et états financiers
- Expliquer les résultats financiers au conseil d’administration
- Produire les prévisions budgétaires
- Préparer les demandes de financement
5. Gestion des communications
- Rédiger et diffuser les communications (courriel, poste, médias sociaux, partenaires, médias locaux)
- Assurer la circulation des informations organisationnelles auprès de l’équipe
- Gérer les boîtes courriel (tri, priorisation et synthèse des messages)
- Promouvoir les opportunités de l’organisme (affichages, recrutement, implication)
6. Veille et relève
- Assurer une veille des pratiques en administration, finances et communications
- Élaborer et maintenir les plans de gestion des risques et de relève organisationnelle
Critères de performance
Exigences de base
Élément
Description
Ce que vous apporterez :
AEC (Attestation d’études collégiales) ou DEC (Diplôme d’études collégiales) en finance, communication, bureautique, administration ou combinaison équivalente
Expérience
Secrétariat, communications et/ou comptabilité
1 à 4 ans
Échelle d’équivalence des exigences
E - Essentiel
Exigence obligatoire pour occuper le poste. Doit être maîtrisée dès l’entrée en fonction.
S - Souhaitable
Compétence importante qui constitue un avantage significatif. Peut être développée en cours d’emploi.
A - Atout
Élément complémentaire non essentiel. Représente une valeur ajoutée pour la personne candidate ou le poste.
Connaissances et perfectionnement
Compétences
Niveau
Communication - E
Tenue de livres et finance en organisme communautaire - E
Bureautique et administration - E
Logiciels comptables et RH - E
Outils informatiques (MS Office : Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Acrobat, Antidote, Google) - E
Connaissance du secteur jeunesse - S
Connaissance des approches d’intervention et d’animation - A
Intérêt pour l’animation de groupe - A
Langues
Français parlé et écrit (communication claire et professionnelle) - E
Anglais parlé et écrit - S
Critères intangibles
Qualités personnelles
Démontrer jugement, discernement, intégrité et éthique. Faire preuve de créativité, d’enthousiasme, de dynamisme et de motivation.
Gestion et organisation
Faire preuve d’autonomie, d’initiative et de rigueur. Planifier, organiser et prioriser efficacement son travail et celui de l’équipe. Démontrer des capacités d’analyse, de concentration et d’écoute.
Collaboration et communication
Démontrer du leadership et d’excellentes aptitudes en travail d’équipe et en communication. Animer efficacement des activités ou des rencontres.
Adaptabilité
S’adapter aux changements avec flexibilité et efficacité.
Valeurs et concertation
Transmettre des valeurs essentielles et favoriser la collaboration avec les partenaires.
Autres conditions de travail
Mobilité régionale (Mauricie) - S
Disponibilité hors heures régulières - S
Flexibilité pour mandats ponctuels - S
Type d’emploi
Temps plein
Modifier la description du poste
Rémunération : 23,00$ à 27,00$ par heure
Avantages :
- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Indemnité kilométrique
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : En présentiel
