Résumé du poste
Principales responsabilités
Gestion du courrier et de la correspondance
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Collecter, trier et distribuer le courrier entrant, y compris les factures et les chèques.
Gestion du bureau et des fournitures
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Effectue l'approvisionnement en fournitures de bureau et du centre communautaire auprès de fournisseurs tels que Costco, Amazon et Staples.
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Gérer le compte privilégié chez Staples, y compris les paiements par carte Visa.
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Superviser la petite caisse, en veillant à l’exactitude des justificatifs et des autorisations.
Administration financière
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Rapprocher les relevés Visa et gérer la collecte des reçus.
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Traiter et envoyer les factures relatives aux abonnements mensuels (par exemple, Adobe, Charity Village).
Assurances et autorisations
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Gérer les questions d’assurance générale, y compris l’assurance bâtiment et l’assurance responsabilité civile, par l’intermédiaire de L’Arche Ontario.
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Demander les attestations d’assurance responsabilité civile pour les événements.
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Gérer l’assurance automobile, notamment l’ajout de conducteurs et le respect des exigences en matière d’immatriculation.
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Renouveler les plaques d’immatriculation et les permis de stationnement pour personnes à mobilité réduite.
Coordination des installations et des prestataires
Coordonner les contrats et les communications avec les prestataires de services tels que :
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Déneigement : traiter les renouvellements de contrats et vérifier la bonne exécution des prestations.
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Entretien des espaces verts : veiller au respect et à la bonne exécution des contrats.
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Services de nettoyage : superviser la facturation mensuelle et veiller au nettoyage hebdomadaire du centre communautaire.
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Système téléphonique : dépanner et répondre aux problèmes liés au système téléphonique dans les foyers et au centre communautaire.
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Abonnements : gérer les abonnements des foyers (par exemple, Netflix).
Assistance technique et matériel de bureau
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Coordonner le dépannage des problèmes liés à Internet et aux ordinateurs.
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Gérer l’entretien des photocopieurs et les commandes de consommables d’impression.
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Assurer le support du système d’alarme, y compris les changements de codes et l’attribution des droits d’accès aux nouveaux employé (e)s
Désignation conformément à la Loi sur les services en français
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Veiller au respect des exigences en matière de services en langue française, notamment en matière de communication et de documentation bilingues.
Gestion du contenu du site web
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Mettre à jour le site web de l’organisation, en collaboration avec le coordinateur du développement communautaire, en veillant à ce que tout le contenu soit exact, à jour et reflète les programmes, événements et priorités en cours.
Préparation du rapport de l’assemblée générale annuelle (AGA)
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Contribuer à la préparation du rapport annuel de l’AGA en recueillant les contributions des services, en révisant le contenu, en veillant à la cohérence avec l’image de marque et la mission, et en assemblant le rapport final.
Collaboration inter-départements
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Travaille en étroite collaboration avec la direction, le service des finances, le service de la vie communautaire, le service du développement et les partenaires externes afin de recueillir des informations et de coordonner la communication.
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Facilite le bon déroulement des processus et veille à ce que les projets communs soient menés à bien de manière efficace et cohérente.
Administrative Coordination
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Assure un soutien administratif, notamment en matière de gestion des rendez-vous, de préparation de documents, de gestion du classement, de suivi des communications, de rédaction de comptes rendus et de tâches administratives générales.
Autres tâches administratives
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Gérer et contrôler les abonnements de l’organisation.
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Gérer les abonnements aux logiciels pour le personnel administratif.
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Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins afin de soutenir les activités de la communauté et de l’organisation.
Qualifications et compétences
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Solides compétences en matière d’organisation et de multitâche.
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Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word) et de la gestion des comptes en ligne.
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Expérience en matière de rapprochements financiers et de gestion de la petite caisse.
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Excellentes compétences en communication dans les deux langues officielles pour assurer la liaison avec les fournisseurs, le personnel et les organismes externes.
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Une expérience préalable dans des fonctions administratives ou en gestion de bureau est un atout.
