Qui est CIRCUM ?
Firme d’architectes bien implantée et respectée au Québec, CIRCUM. ARCHITECTURE conçoit et construit des projets porteurs de sens et réalise depuis plus de 27 ans des espaces hors du cadre des limites traditionnelles. Reconnue pour sa réponse architecturale juste et inspirée du lieu et pour la pérennité et la qualité de l’ensemble de ses réalisations, CIRCUM. ARCHITECTURE est une entreprise qui aspire à la croissance durable et aux actions réfléchies pour y arriver.
CIRCUM souhaite bâtir une culture d’excellence en s’appuyant sur une offre de service diversifiée. Ses domaines d’activités principales sont l’architecture, le design d’intérieur, la muséologie, l’expertise technique et la gestion de projets. Professionnels, créateurs, collaborateurs, défenseurs, traducteurs, rêveurs… L’équipe CIRCUM regroupe des personnalités uniques qui forment une équipe solidaire, unie et qui se plaît à imaginer des solutions créatives et bâtir l’architecture de demain.
Description de l’emploi
Relevant de l’équipe de Direction, la personne titulaire du poste est responsable du volet administratif et comptabilité de la firme. Elle supporte la Direction et collabore à la gestion immobilière des associés. Orientée vers la qualité de service et les résultats, elle œuvre dans un contexte de relations d'affaires et de professionnels et est amenée à interagir avec un certain nombre de parties prenantes. La nature des responsabilités du technicien requiert de prendre des initiatives et de faire preuve de proactivité et d'autonomie dans la prise de décision et dans la réalisation d'activités permettant de répondre efficacement aux besoins administratifs de la direction et de l’équipe. Le ou la candidat(e) sera amené(e) à collaborer activement à la coordination, à la planification et à la priorisation des activités de gestion; une habileté à communiquer de manière efficace et une aptitude à savoir adapter son approche lorsque la situation l'exige constituent aussi des compétences essentielles.
Principales responsabilités
● Assurer l’ouverture des nouveaux projets
● Assurer le suivi des demandes de bons de commande
● Mettre à jour la plateforme de suivi des projets
● Vérifier les heures travaillées pour chaque projet
● Valider et vérifier les feuilles de temps et les banques d’heures
● Collaborer avec le département des ressources humaines afin d’assurer le bon déroulement
● Coordonner le programme d’assurance collective
● Trier et classer des documents électroniques selon un système de classement établi
● Effectuer l’archivage informatique
● Effectuer la recherche et la rédaction de documents
● Participer à l’optimisation des processus administratifs
● Gérer la boîte courriel générale et ligne téléphonique de l’entreprise
● Effectuer toutes autres tâches administratives connexes
Comptabilité
● Effectuer le traitement de paie et faire le suivi des vacances
● Répertorier tous les documents relatifs aux payables pour faciliter le traitement par la responsable à la comptabilité
● Assurer le suivi des factures auprès des fournisseurs et des consultants
● Faciliter le processus de facturation en collaboration avec la responsable à la facturation
● Collaborer étroitement avec les chargés de projet pour assurer un cycle de facturation impeccable
● Vérifier l’état des comptes à recevoir et effectuer le suivi auprès des clients
● Assurer les suivis nécessaires avec les divers gouvernements
● Coordonner la comptabilité des compagnies de gestion (loyers, assurances, travaux)
● Effectuer toutes autres tâches de comptabilité connexes
Profil recherché
● Détenir au moins un certificat, DEC, DEP en administration, en bureautique, en comptabilité ou autre formation similaire
● Un minimum de (deux) 2 à (cinq) 5 années d’expérience dans un poste similaire
● Maîtrise de la suite Office (Word, Excel) et expérience avec un système ERP est un atout
● Expérience dans l’industrie des services professionnels (architectes, comptables, avocats, ingénieurs, etc.) un atout
Compétences recherchées
● Aptitudes sociales : posséder une attitude positive, être en mesure d’interagir avec professionnalisme, établir et préserver une bonne relation avec les parties prenantes internes et externes et savoir faire preuve de discrétion, fiabilité, ponctualité et disponibilité
● Autonomie : démontrer une grande capacité à travailler seul(e), à faire preuve d’initiative et de créativité pour résoudre les problèmes
● Esprit d’équipe : contribuer au succès de l’équipe en partageant l’information et ses connaissances
● Être méticuleux : porter attention aux détails de façon à livrer la qualité adéquate et à répondre aux attentes et aux besoins
● Efficacité et adaptation: faire preuve d’efficacité et de rapidité d’exécution. Être en mesure de s'occuper de plusieurs dossiers différents en même temps, avoir la capacité de bien gérer la pression occasionnelle
● Organisation : avoir un bon sens de l’organisation, de la gestion des priorités et savoir s’adapter au changement
● Rédaction : excellente compétence de communication et maîtrise de la langue française
Vos conditions et votre contexte de travail
● 25 à 35 heures / semaine
● Horaire de travail hybride (3 jours bureau / 2 jours télétravail) et flexible
● Gammes d’avantages sociaux (Régime d’assurance-collective)
● Salaire compétitif en fonction de l’expérience et du marché
● Stationnement gratuit
● Accès à un gym gratuit
● Environnement de travail dynamique et stimulant
Type d'emploi
● Type d’emploi : temporaire, temps plein
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 16,60$ à 61,18$ par heure
Avantages :
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
Lieu du poste : Télétravail hybride à Ville de Québec, QC G1N 4A6
