À propos de Vivago
La Clinique Vivago est une clinique de santé inclusive située à Montréal. Nous offrons des services professionnels dans un environnement bienveillant, collaboratif et respectueux de la diversité. Notre équipe met l’accent sur une expérience client humaine, organisée et accessible.
Nous sommes à la recherche d’une personne fiable, organisée et chaleureuse pour occuper le poste de secrétaire médicale / adjoint.e administratif.ve clinique.
Sommaire du poste
La personne choisie jouera un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de la clinique. Elle sera souvent le premier point de contact avec les clients, les familles, les partenaires et les professionnel.le.s externes.
Elle sera responsable de l’accueil, de la gestion des rendez-vous, des communications, de la facturation, du suivi des références, du soutien administratif à l’équipe clinique et de diverses tâches liées aux opérations de la clinique.
Ce poste convient à une personne qui aime le contact humain, qui est rigoureuse, autonome, proactive et à l’aise dans un environnement clinique dynamique.
Responsabilités principales
Accueil et service à la clientèle
- Accueillir les clients avec professionnalisme, chaleur et respect.
- Répondre aux appels, courriels, fax et messages de la clinique.
- Effectuer des appels proactifs auprès des clients lorsque nécessaire.
- Informer les clients au sujet des services, politiques, consignes de préparation, directions et stationnement.
- Offrir une expérience client bienveillante, claire et inclusive.
- Rediriger les questions cliniques vers les professionnel.le.s approprié.e.s.
Gestion des rendez-vous
- Planifier, confirmer, modifier et reprogrammer les rendez-vous.
- Envoyer les rappels par courriel ou téléphone.
- Gérer les annulations, retards, absences et demandes de changement d’horaire.
- Appliquer les politiques de rendez-vous, d’annulation et de soldes impayés.
- Contribuer à l’optimisation de l’horaire des clinicien.ne.s.
Références et coordination externe
- Recevoir les références, requêtes et documents transmis par courriel, fax, numérisation ou en personne.
- Accuser réception des documents et les intégrer au bon dossier.
- Communiquer avec les clients, cliniques, hôpitaux, pharmacies, écoles, assureurs et partenaires externes.
- Assurer le suivi des formulaires requis et des informations manquantes.
- Coordonner les étapes administratives jusqu’à la prise en charge du client.
Facturation et comptes clients
- Émettre les factures après les services.
- Envoyer les reçus après paiement.
- Suivre les paiements en attente.
- Communiquer avec les clients pour les paiements en retard.
- Préparer des listes ou rapports de soldes dus.
- Vérifier les modes de paiement et signaler toute anomalie.
- Soutenir les demandes de remboursement auprès des assureurs, lorsque requis.
Soutien administratif à l’équipe
- Soutenir l’équipe clinique et la direction dans les tâches administratives quotidiennes.
- Gérer les priorités administratives et escalader les situations urgentes au besoin.
- Participer à l’onboarding du nouveau personnel.
- Préparer des communications internes, rappels de politiques, calendriers et suivis.
- Aider à maintenir les procédures, gabarits, checklists et documents internes à jour.
Logistique et organisation de la clinique
- Commander et gérer les fournitures administratives et cliniques.
- Tenir l’inventaire à jour.
- Veiller à ce que les espaces communs soient propres, organisés et bien approvisionnés.
- Appliquer les procédures d’ouverture et de fermeture de la clinique.
- Assurer un environnement conforme, confidentiel, sécuritaire et accueillant.
- Communiquer avec certains fournisseurs pour les commandes, livraisons ou suivis.
Médias sociaux et communications externes
- Publier du contenu approuvé par la direction sur les réseaux sociaux.
- Maintenir un calendrier éditorial simple.
- Documenter certains résultats de base, comme la portée ou l’engagement.
- S’assurer que les communications respectent l’image et les valeurs de Vivago.
Soutien technique léger
- Vérifier le bon fonctionnement des postes d’accueil, imprimantes, numériseurs, téléphonie et outils administratifs.
- Offrir un soutien technique léger aux clients et à l’équipe.
- Ouvrir des billets de support technique lorsque nécessaire.
- Maintenir l’ordre numérique de base : dossiers partagés, nomenclature, gabarits et listes de diffusion.
Profil recherché
- Expérience en secrétariat médical, administration clinique ou service à la clientèle, un atout.
- Excellentes habiletés de communication en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.
- Sens de l’organisation, rigueur et souci du détail.
- Grande discrétion et respect de la confidentialité.
- Aisance avec les outils informatiques, courriels, plateformes de rendez-vous, dossiers électroniques et systèmes de paiement.
- Capacité à gérer plusieurs priorités à la fois.
- Autonomie, jugement et proactivité.
- Attitude professionnelle, chaleureuse et respectueuse.
- Intérêt à travailler dans un environnement inclusif et collaboratif.
Ce que nous offrons
- Un environnement de travail humain, inclusif et respectueux.
- Une équipe collaborative et engagée.
- Un rôle varié avec des responsabilités concrètes.
- Une occasion de contribuer directement à l’expérience client et au bon fonctionnement de la clinique.
- Une clinique fermée lors des jours fériés, sauf approbation préalable exceptionnelle.
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 20,00$ à 27,00$ par heure
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés payés
Lieu du poste : En présentiel
