À propos de nous
Voyages MundiTour est un tour opérateur spécialisé dans la création de voyages uniques et sur mesure, incluant des circuits individuel et accompagnés, des groupes et des expériences immersives à travers le monde.
Dans un contexte de croissance soutenue, nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et proactive pour soutenir la direction dans la gestion quotidienne des opérations.
Description du poste
Sous la supervision de la directrice, vous jouerez un rôle clé dans la fluidité des opérations administratives, commerciales et organisationnelles de l'entreprise.
Vous serez appelé(e) à coordonner de nombreux dossiers simultanément, à assurer des suivis rigoureux et à contribuer activement à l'amélioration des processus internes.
Nous recherchons une personne autonome, structurée et débrouillarde qui aime prendre des initiatives et qui apprécie travailler dans un environnement dynamique où les journées ne se ressemblent pas.
La personne retenue occupera un rôle de coordination et pourra compter sur le soutien d'une ressource administrative junior pour l'assister dans certaines tâches opérationnelles et administratives. Elle travaillera également en étroite collaboration avec la direction et les conseillers en voyages afin d'assurer le bon déroulement des opérations.
Responsabilités principales
Gestion des courriels et suivis
- Trier, prioriser et répondre aux courriels des clients, fournisseurs et partenaires.
- Assurer les suivis nécessaires et les relances.
- Gérer de façon autonome les demandes simples.
- Identifier les urgences et les traiter rapidement.
- Maintenir une excellente qualité de communication écrite.
Calculs de prix et gestion Excel (ESSENTIEL)
- Participer à la création et à la validation des prix des forfaits individuels et des groupes.
Cette responsabilité est considérée comme essentielle au poste.
- Vérifier les marges et la rentabilité des produits.
- Mettre à jour et gérer différents fichiers Excel.
- Effectuer des calculs et validations de prix avec rigueur et précision.
Objectif : fiabiliser les prix et optimiser la rentabilité des produits
Vérification des factures fournisseurs
- Vérifier l'exactitude des factures fournisseurs.
- Valider les tarifs, services, dates et nombres de passagers.
- Assurer la concordance entre les réservations, les contrats et les factures.
- Identifier et corriger les écarts avec les fournisseurs.
- Effectuer les suivis requis avant l'autorisation des paiements.
- Répertorier les paiements effectués dans les dossiers appropriés.t
Gestion administrative
- Préparer, vérifier et transmettre les documents de voyage.
- Assurer le suivi des dépôts et paiements finaux.
- Préparer et classer les contrats, vouchers et documents administratifs.
- Organiser et maintenir un système de classement numérique efficace.
- Assurer le suivi des dossiers clients de leur ouverture jusqu'à leur fermeture.
Soutien aux groupes
- Préparer les listes de passagers.
- Effectuer les suivis auprès des fournisseurs.
- Assurer le respect des échéanciers de paiement et de documentation.
- Participer à la préparation logistique des départs de groupes.
- Collaborer avec les accompagnateurs lorsque requis.
Gestion opérationnelle et soutien marketing
- Mettre à jour le site web (forfaits, contenus et disponibilités).
- Effectuer le suivi des "stop sales" et disponibilités.
- Préparer des publications simples pour les réseaux sociaux.
- Participer à la préparation de documents promotionnels.
Contribuer à l'amélioration continue des processus internes
Soutien aux conseillers en voyages
- Préparer et mettre en forme des soumissions de voyages professionnelles et attrayantes.
- Créer des présentations claires et structurées destinées aux clients.
- Rassembler les informations, photos, itinéraires et inclusions nécessaires aux soumissions.
- Vérifier l'exactitude des prix, conditions et inclusions avant l'envoi.
- Effectuer les suivis auprès des fournisseurs afin d'obtenir les informations requises.
- Assurer le suivi administratif des demandes de soumissions jusqu'à leur conclusion.
Coordination des priorités et soutien à la direction
- Identifier les dossiers prioritaires et assurer leur progression.
- Soutenir la direction dans la gestion quotidienne des opérations.
- Participer à la résolution de situations urgentes ou problématiques.
- Assurer un suivi rigoureux des échéanciers.
- Contribuer à l'efficacité globale de l'entreprise.
Profil recherché
Compétences recherchées
- Excellente organisation et gestion des priorités.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Grande autonomie et débrouillardise.
- Sens élevé des responsabilités.
- Excellente rigueur et souci du détail.
- Esprit analytique.
- Capacité à travailler sous pression tout en maintenant une grande qualité de travail.
- Excellentes aptitudes en communication.
Exigences
- Excellente maîtrise d'Excel (obligatoire).
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Word
- Expérience en administration, coordination ou agence de voyages.
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
- Anglais fonctionnel.
- Bonne connaissance des outils informatiques.
Atouts importants
- Expérience dans le domaine du voyage ou du tourisme.
- Expérience en coordination administrative ou opérationnelle.
- Expérience en calcul de prix, analyse de coûts ou tarification.
- Expérience en validation de factures et suivi de paiements.
- Connaissance de PC Voyages, SIREV, Sabre ou autres systèmes liés au voyage.
- Anglais intermédiaire
- Espagnol ou autre langue étrangère.
- Expérience avec un site web, des réseaux sociaux ou des outils de marketing numérique.
Ce que nous offrons
- Un rôle clé au sein d'une entreprise en croissance.
- Un environnement stimulant et diversifié.
- Une formation continue.
- Une grande variété de tâches et de responsabilités.
- Salaire à discuter selon l'expérience.
Conditions avantageuses
- 3 semaines de vacances par année.
- Rabais voyages.
- Horaire flexible selon les besoins opérationnels.
- Possibilités de développement professionnel
Pour postuler
Veuillez faire parvenir votre CV accompagné d’une courte lettre de motivation à :
[email protected]
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Rémunération : 22,00$ à 28,00$ par heure
Avantages :
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
Lieu du poste : En présentiel
