Job description:
Reports to: Senior Commercial Real Estate Broker
Employment Type: Full-time
Location: Dollard-des-Ormeaux, Quebec, Canada
Requirements: Valid driver's license and access to a personal vehicle
Compensation: $55,000–$80,000 per year, based on experience, with eligibility for performance-based annual bonuses.
Job Summary:
Join a high-performing commercial real estate office where no two days are the same. You'll work directly alongside a busy Commercial Real Estate Broker managing a multi-million-dollar portfolio, gaining hands-on exposure to commercial transactions, investment real estate, business development, and a network of high-net-worth entrepreneurs and industry leaders. This is an ideal opportunity for someone who wants to build a career in commercial real estate while working in a collaborative, fast-paced environment where initiative and attention to detail are highly valued.Busy Commercial Real Estate Broker with a multi-million dollar commercial portfolio is seeking an Executive Assistant. This is a fun, dynamic, and fast-paced workplace where you will gain valuable experience in commercial real estate, investing, and business operations. You will work within a network of high-net-worth business owners, investors, entrepreneurs, and industry professionals while providing executive-level administrative and operational support. Exceptional attention to detail, organization, and the ability to manage multiple priorities are essential.
*Training Provided
Key Responsibilities:
Operational / Administrative Support
- Manage the broker’s calendar, appointments, and meeting coordination.
- Prepare correspondence, proposals, reports, and presentation materials.
- Handle phone calls, emails, and client inquiries with professionalism and discretion.
- Maintain organized digital and paper filing systems.
Transaction & Listing Coordination
- Assist in processing listing agreements, purchase, sale and leasing offer documents and related forms.
- Track deal progress from listing to closing, ensuring all deadlines and documentation are met.
- Liaise with clients and other parties involved in transactions.
Marketing & Research
- Create and coordinate updates to property marketing packages, flyers, and online listings (LoopNet, MLS, CoStar, Spacelist etc.).
- Maintain the broker’s database of available properties, clients, and prospects.
- Conduct market research and gather property data for space searches and create comparative market analysis and market surveys for clients.
- Create content and support social media and digital marketing initiatives.
- Site visits to take pictures and measurements etc. to create marketing materials.
Qualifications:
Some administrative experience, ideally in commercial real estate.
Skills:
- Strong organizational and multitasking abilities.
- Excellent written and verbal communication.
- Bilingual (French & English) written and spoken.
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) and CRM systems (ex. HubSpot) training provided.
- Familiarity with real estate platforms (CoStar, Spacelist) is an asset.
- High attention to detail, confidentiality, and professional demeanor.
Key Attributes:
- Self-starter with initiative and problem-solving ability.
- Team-oriented but able to work independently.
- Comfortable working with tight deadlines and changing priorities.
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Description du poste
Relève de : Courtier immobilier commercial
Type d'emploi : Temps plein, permanent
Lieu : Dollard-des-Ormeaux, Québec, Canada
Exigences : Permis de conduire valide et véhicule personnel
Rémunération : Entre 55 000 $ et 80 000 $ par année, selon l'expérience, avec possibilité de primes annuelles basées sur la performance.
Sommaire du poste
Joignez-vous à une équipe performante en immobilier commercial où chaque journée est différente. Vous travaillerez directement aux côtés d'un courtier immobilier commercial occupant une position de premier plan et gérant un portefeuille immobilier de plusieurs millions de dollars. Vous aurez l'occasion d'acquérir une expérience concrète en transactions immobilières commerciales, en immobilier d'investissement, en développement des affaires et de collaborer avec un réseau d'entrepreneurs, d'investisseurs et de professionnels influents.
Il s'agit d'une excellente opportunité pour une personne souhaitant bâtir une carrière en immobilier commercial au sein d'un environnement dynamique, collaboratif et stimulant, où l'autonomie, l'organisation et le souci du détail sont grandement valorisés.
Formation offerte.
Principales responsabilitésSoutien administratif et opérationnel
- Gérer l'agenda du courtier, les rendez-vous et la coordination des réunions.
- Préparer la correspondance, les propositions, les rapports et les présentations.
- Répondre aux appels, aux courriels et aux demandes des clients avec professionnalisme et discrétion.
- Assurer la gestion et l'organisation des dossiers numériques et papier.
Coordination des transactions et des inscriptions
- Assister dans la préparation et le traitement des contrats de courtage, des promesses d'achat, des offres de location et des documents connexes.
- Effectuer le suivi des dossiers, de la mise en marché jusqu'à la conclusion des transactions, en veillant au respect des échéances et à la conformité de la documentation.
- Communiquer avec les clients et les différents intervenants impliqués dans les transactions.
Marketing et recherche
- Créer et mettre à jour le matériel promotionnel des propriétés (brochures, présentations, fiches descriptives et annonces sur les plateformes spécialisées telles que LoopNet, MLS, CoStar, Spacelist, etc.).
- Maintenir à jour la base de données des propriétés, des clients et des prospects.
- Effectuer des recherches de marché, recueillir des données immobilières, réaliser des recherches d'espaces, préparer des analyses comparatives de marché (CMA) et des études de marché pour les clients.
- Participer à la création de contenu et aux initiatives de marketing numérique et de médias sociaux.
- Effectuer des visites de propriétés afin de prendre des photos, des mesures et recueillir les informations nécessaires à la préparation du matériel marketing.
Qualifications
Expérience en soutien administratif, idéalement dans le domaine de l'immobilier commercial.
Compétences recherchées
- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion de plusieurs dossiers simultanément.
- Excellentes habiletés en communication écrite et verbale.
- Bilinguisme (français et anglais), à l'oral comme à l'écrit.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Expérience avec un CRM (ex. HubSpot) – formation offerte au besoin.
- La connaissance de plateformes immobilières telles que CoStar et Spacelist constitue un atout.
- Grand souci du détail, discrétion et professionnalisme.
Profil recherché
- Personne autonome, débrouillarde et orientée vers la résolution de problèmes.
- Capacité à travailler aussi bien en équipe que de façon indépendante.
- Aisance à évoluer dans un environnement rapide où les priorités peuvent changer et où les échéances sont serrées.
Pay: $55,000.00-$80,000.00 per year
Benefits:
- Company events
- Extended health care
- On-site gym
- On-site parking
Work Location: In person
