À propos d’Arthur Majordome
Arthur Majordome est une entreprise spécialisée en conciergerie privée et en voyages de luxe, au service d’une clientèle exigeante au Canada et à l’international. Notre équipe coordonne des services personnalisés, des voyages sur mesure et de nombreuses transactions avec des clients et partenaires partout dans le monde.
Dans le cadre de notre croissance, nous souhaitons accueillir une personne rigoureuse et organisée qui prendra progressivement en charge la facturation, les comptes clients et certains contrôles administratifs et comptables.
Description du poste
Sous la supervision de la direction, la personne retenue sera responsable de centraliser et de structurer le processus de facturation d’Arthur Majordome. Elle travaillera étroitement avec les concierges, la direction et nos partenaires afin de s’assurer que chaque dépense, avance, frais de service et paiement soit correctement documenté, facturé et suivi.
Ce rôle est particulièrement important dans notre organisation, puisque nos dossiers peuvent comprendre plusieurs fournisseurs, devises, taxes, frais administratifs et modalités de paiement.
Principales responsabilités
- Préparer, vérifier et transmettre les factures aux clients;
- Recueillir auprès des concierges les renseignements et pièces justificatives nécessaires à la facturation;
- Vérifier l’exactitude des montants, des taxes, des devises, des acomptes, des crédits, des commissions et des frais administratifs;
- Assurer la concordance entre les factures des fournisseurs et les montants refacturés aux clients;
- Effectuer le suivi des comptes clients, des soldes à recevoir et des paiements en retard;
- Préparer et envoyer les états de compte et rappels de paiement;
- Enregistrer les paiements reçus et maintenir les dossiers clients à jour;
- Classer adéquatement les factures, reçus, confirmations et autres pièces justificatives;
- Participer au rapprochement des cartes de crédit, comptes bancaires et transactions fournisseurs;
- Collaborer avec la direction et les comptables externes lors des fins de mois et de la préparation des dossiers comptables;
- Identifier rapidement toute anomalie, dépense non documentée ou différence de facturation;
- Contribuer à l’amélioration et à la documentation des procédures internes de facturation;
- Produire des rapports de suivi sur la facturation, les comptes à recevoir et les dossiers en attente;
- Traiter toutes les informations financières et personnelles avec la plus grande confidentialité;
- Effectuer toute autre tâche administrative ou comptable connexe.
Profil recherché
- Diplôme en comptabilité, techniques administratives ou formation équivalente;
- Minimum de deux à trois années d’expérience dans un rôle similaire;
- Excellente maîtrise des processus de facturation et des comptes clients;
- Très grande rigueur et souci du détail;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéances;
- Bon jugement, autonomie et sens des responsabilités;
- Facilité à collaborer avec plusieurs membres d’une équipe;
- Excellente maîtrise du français et bonne capacité à travailler en anglais, à l’écrit comme à l’oral;
- Bonne maîtrise d’Excel et des logiciels comptables;
- Expérience en voyage, hôtellerie, conciergerie, services professionnels ou environnement multidevise considérée comme un atout;
- Discrétion absolue dans le traitement des renseignements confidentiels de notre clientèle.
Qualités recherchées
- Méthodique et organisé(e);
- Proactif(ve) et orienté(e) vers les solutions;
- À l’aise avec les suivis et les contrôles;
- Capable de communiquer clairement les informations manquantes;
- Minutieux(se), fiable et constant(e);
- À l’aise dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement.
Conditions proposées
- Poste basé à Montréal;
- Horaire et nombre d’heures à confirmer;
- Possibilité d’une formule hybride selon les besoins de l’entreprise et l’autonomie démontrée;
- Rémunération à déterminer selon l’expérience;
- Entrée en fonction dès que possible.
Pour postuler
Les personnes intéressées sont invitées à transmettre leur curriculum vitæ accompagné d’un court message de présentation à [email protected].
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Job Title: Accounting Technician – Billing and Accounts Receivable
About Arthur Majordome
Arthur Majordome is a private concierge and luxury travel company serving a discerning clientele in Canada and internationally. Our team coordinates personalized services, tailor-made travel experiences, and a wide range of transactions with clients and partners around the world.
As part of our continued growth, we are looking for a detail-oriented and highly organized individual who will progressively take responsibility for billing, accounts receivable, and certain administrative and accounting controls.
Job Description
Reporting to management, the successful candidate will be responsible for centralizing and structuring Arthur Majordome’s billing process. They will work closely with the concierges, management, and our partners to ensure that every expense, advance, service fee, and payment is properly documented, invoiced, and tracked.
This role is particularly important within our organization, as our files may involve multiple suppliers, currencies, taxes, administrative fees, and payment terms.
Key Responsibilities
Prepare, review, and send invoices to clients;
Collect the information and supporting documentation required for billing from the concierges;
Verify the accuracy of amounts, taxes, currencies, deposits, credits, commissions, and administrative fees;
Ensure that supplier invoices match the amounts rebilled to clients;
Monitor accounts receivable, outstanding balances, and overdue payments;
Prepare and send account statements and payment reminders;
Record payments received and keep client files up to date;
Properly file invoices, receipts, confirmations, and other supporting documentation;
Assist with the reconciliation of credit cards, bank accounts, and supplier transactions;
Collaborate with management and external accountants during month-end procedures and the preparation of accounting records;
Promptly identify any discrepancies, undocumented expenses, or billing differences;
Contribute to the improvement and documentation of internal billing procedures;
Prepare tracking reports on billing, accounts receivable, and outstanding files;
Handle all financial and personal information with the highest level of confidentiality;
Perform any other related administrative or accounting duties.
Required Qualifications
Diploma in accounting, administrative techniques, or equivalent training;
A minimum of two to three years of experience in a similar role;
Strong knowledge of billing and accounts receivable processes;
Exceptional accuracy and attention to detail;
Ability to manage multiple files simultaneously and meet deadlines;
Sound judgment, autonomy, and a strong sense of responsibility;
Ability to collaborate effectively with several team members;
Excellent command of French and a good ability to work in English, both written and spoken;
Proficiency in Excel and accounting software;
Experience in travel, hospitality, concierge services, professional services, or a multi-currency environment is considered an asset;
Absolute discretion when handling confidential client information.
Desired Qualities
Methodical and organized;
Proactive and solution-oriented;
Comfortable with follow-ups and control procedures;
Able to communicate missing information clearly;
Thorough, reliable, and consistent;
Comfortable working in a dynamic environment where priorities may change quickly.
Employment Conditions
Position based in Montreal;
Schedule and number of hours to be confirmed;
Possibility of a hybrid work arrangement depending on business needs and demonstrated autonomy;
Compensation to be determined based on experience;
Start date as soon as possible.
How to Apply
Interested candidates are invited to submit their résumé, along with a brief introductory message, to [email protected].
Rémunération : 45 000,00$ à 70 000,00$ par an
Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC (Montréal)
