SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la supervision du directeur des résidences, la personne titulaire de l’emploi assurera le service à la clientèle et collaborera à l’ensemble du processus administratif de location des résidences.
TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES
- Assure le service à la clientèle (téléphone, courriel ou en personne) en fournissant des réponses aux questions concernant la location de maison d’enseignement des étudiants, de leurs parents ainsi que toutes les locations régulières, estivales et des congrès;
- Tient à jour les dossiers relatifs aux demandes particulières des étudiants, s'assure que les dossiers sont complets, donne suite aux demandes et tient à jour le système de location;
- Assume la location et l’assignation des chambres, le suivi, le balancement et la facturation des dossiers de l’École internationale de français, congrès et de la clientèle pendant la saison estivale;
- Effectue les transactions financières, en collectant les loyers, en effectuant les dépôts bancaires et en assurant les opérations comptables associées à ses tâches;
- Travaille en étroite collaboration avec l’équipe d’entretien pour la préparation des chambres pendant la saison estivale et tout au long de l'année pour les bris;
- Prépare et rédige des rapports, des mémos, courriels et des relevés à la demande de l’équipe d’entretien des résidences ou de sa supérieure immédiate;
- Prépare et exécute le dépôt mensuel, fait un suivi par courriel et/ou verbal des retards, des chèques NSF et voit à l’émission de chèques de remboursement si nécessaire;
- Développe des outils utiles et efficaces pour assurer le suivi rapide des dossiers pour les loyers mensuels, location estivale et dépôt de clés;
- Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES
- Scolarité : DEC en administration, DEP en secrétariat/bureautique ou toute autre formation jugée pertinente;
- Français : Très bonne habileté à communiquer verbalement et par écrit;
- Anglais : Bonne habileté à communiquer verbalement;
- Connaissance informatique : Connaissance des logiciels de la suite office, bonne connaissance Excel, connaissance du logiciel adobe et capacité à utiliser un logiciel de réservation;
- Expérience: Trois ans d'expérience pertinente notamment reliée à la gestion des opérations de nature technique;
- Particularité et disponibilité : Très grande disponibilité pendant la saison estivale (de mai à septembre;
- Compétences recherchées : Excellent service à la clientèle, autonomie, bonne capacité à communiquer, intérêt envers l'optimisation des pratiques (numériques, technologiques), approche collaborative avec son équipe de travail, esprit méthodique, bonne gestion des priorités, respect des échéanciers serrés, respect de la confidentialité, capacité à gérer son stress lors d’urgence ou d’imprévus.
Nombre d’heures : 35 heures par semaine (lundi au vendredi)
Type d'emploi : Permanent, Temps plein,
Lieu : Université du Québec à Trois-Rivières
Avantages :
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Vacances et congés compensatoires
- Vendredi de congé pendant la saison estivale sans réduction des heures
- Programmes de Bien-être
- Régime de retraite
- Équipe dynamique et environnement de travail stimulant
- Programme de reconnaissance et activités sociales
- Régime d'assurance collective
- Possibilité d'avancement selon l'intérêt de la personne
Nous remercions de leur intérêt toutes les personnes qui soumettront leur candidature, cependant, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.
La SIUQ applique les principes d'accès à l'égalité en emploi. Vous êtes invités à vous identifier si vous faites partie d'un groupe visé (minorités visibles, minorités ethniques, femmes, autochtones, personnes handicapées). Certaines mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 25,16$ à 29,01$ par heure
Avantages :
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
Expérience:
- Secrétariat bureautique / administration: 3 ans (Obligatoire)
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
