Résumé du poste :
Sous la direction d’un(e) Agent(e) de service au comptoir, effectue des tâches liées aux services à la clientèle, répond aux questions des étudiants actuels, des parents et des administrateurs concernant l’admission, l’inscription et d’autres questions connexes. Fournit des renseignements et des explications concernant les programmes, les politiques et les procédures. Traite les modifications de cours et de programmes, les cartes d’identité et transmet les demandes liées aux comptes étudiants, lorsque requis. Tient à jour les dossiers étudiants. Résout les problèmes.
Principales responsabilités :
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Fournit aux étudiants des renseignements généraux concernant l’admission, l’inscription aux cours et aux programmes, et dirige les demandes vers les comptes étudiants, lorsque approprié.
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Prépare des lettres et traite les documents et formulaires requis.
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Fournit des renseignements relatifs à l’admission aux programmes, aux critères d’admissibilité et aux abandons de cours.
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S’assure que les dossiers étudiants sont adéquatement documentés et classés. Veille à l’exactitude et à l’exhaustivité de toutes les informations. Résout les problèmes en consultant la base de connaissances et/ou ses collègues. Réfère les cas complexes au superviseur adjoint.
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Participe aux formations et propose des améliorations aux processus.
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Informe le superviseur des décisions prises et réfère les cas complexes aux unités appropriées.
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Reçoit et effectue les suivis liés aux paiements des frais de comptes étudiants. Traite les demandes de relevés de notes et de lettres d’attestation. Produit les cartes d’identité.
Autres compétences et aptitudes requises :
Grande précision et souci exceptionnel du détail afin d’assurer l’intégrité de l’information. Axé(e) sur le service à la clientèle et le soutien aux clients avec tact et diplomatie. Excellentes compétences démontrées en service à la clientèle ainsi qu’une expérience en échanges étudiants, comptes étudiants et inscription étudiante. Excellentes aptitudes organisationnelles démontrées et capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches avec précision et efficacité. Capacité démontrée à comprendre, appliquer et communiquer les politiques d’admission et les exigences légales, ainsi que les politiques et procédures universitaires, de même qu’une connaissance des lois et lignes directrices provinciales et fédérales relatives aux programmes éducatifs et aux services étudiants. Expérience en mobilité étudiante, programmes d’échanges étudiants, études indépendantes à l’étranger et ententes d’échange. Connaissance des bourses de mobilité, des équivalences de crédits et des approbations de cours liées aux activités d’études à l’étranger. Capacité à collaborer avec les établissements partenaires d’échange. Connaissance des processus de candidature et de nomination pour les échanges. Le ou la candidat(e) doit également posséder de l’expérience en promotion de l’éducation internationale et dans le travail auprès d’une population étudiante internationale diversifiée et de groupes culturels variés. Capacité démontrée à recevoir, retenir et transmettre clairement l’information. Aptitude à analyser, identifier et comprendre les informations essentielles contenues dans les documents reçus des établissements partenaires. Capacité à communiquer et expliquer clairement l’information aux étudiants et aux unités partenaires, tant à l’écrit qu’à l’oral. Sait quand poser des questions ou demander de l’aide lorsque l’information est ambiguë ou lorsqu’une situation difficile survient. Fait preuve d’initiative et assume la responsabilité de ses tâches. Capacité démontrée à travailler de façon autonome ainsi qu’en équipe. Aptitude démontrée à prendre des initiatives, résoudre des problèmes et travailler sous pression. Grande aisance avec les outils technologiques et capacité démontrée à travailler dans un environnement PC utilisant MS Word, Excel avancé et Outlook, Banner (SIS et FIS), Adobe Professional ainsi que les portails étudiants (myCourses et Minerva).
Veuillez noter que le processus de recrutement pour ce poste pourrait inclure une évaluation après l’entrevue.
En tant que l’un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
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Régime d’avantages sociaux concurrentiel (assurance maladie, dentaire et assurance vie) (si admissible)
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Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution de l’employeur pouvant aller jusqu’à 10 %) (si admissible)
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Régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER) et compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
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Politique de vacances concurrentielle
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Deux (2) jours personnels
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Deux (2) congés mobiles
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Neuf (9) « vendredis d’été » — congés payés entre la fête de la Saint-Jean-Baptiste et la fête du Travail
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Congés payés pendant la période des fêtes de décembre
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Exonération des frais de scolarité pour les employés réguliers et leurs personnes à charge
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Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et être disposé(e) à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est basé.
Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau 3 sur une échelle de 0 à 4.
