MISSION DU POSTE : Sous l’autorité de l’équipe de la comptabilité de projets (Administration), le/la réceptionniste sera responsable du service à la clientèle, de recevoir et d’acheminer les appels téléphoniques, de supporter l’équipe de comptabilité de projets, de classer des documents, de traiter certaines factures, d'accueillir les visiteurs et de fournir des renseignements généraux, selon les informations à sa disposition.
RESPONSABILITÉ DU POSTE :
Réception :
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les demandes et transférer les appels aux personnes concernées;
- Prendre les messages, recueillir les renseignements nécessaires et assurer le suivi selon les priorités établies;
- Accueillir les employés, visiteurs, clients, fournisseurs et livreurs, puis bien les diriger;
- Recevoir les messagers et assurer la gestion du courrier interne et externe;
- Coordonner les envois Dicom, Puro, Poste Canada;
- Recevoir, vérifier, annoter, codifier, acheminer et suivre les rapports, factures et autres documents administratifs;
- Répondre aux demandes de renseignements des clients, fournisseurs et partenaires;
- Arroser les plantes du bureau et s’assurer que les airs communes soient propres.
Soutien administratif :
- Assurer une gestion efficace des courriels (factures, états de compte, demandes diverses, etc.);
- Traiter, vérifier et approuver les factures reçues par courriel ou par la poste;
- Gérer le courrier électronique et postal quotidien, puis le classer dans les dossiers appropriés;
- Ouvrir, trier et distribuer le courrier aux personnes ou départements concernés;
- Administrer le calendrier de réservation des salles de conférence et préparer les salles en s'assurant qu'elles sont propres, fonctionnelles et prêtes à accueillir les rencontres;
- Gérer la petite caisse, effectuer les conciliations, classer et codifier les reçus et assurer le classement par projet;
- Commander les fournitures de bureau, maintenir l'inventaire et assurer le suivi des achats;
- Plastifier les plans, affiches et documents destinés aux chantiers, la formation ou le bureau;
- Classer et archiver les dossiers fournisseurs et répondre aux demandes de copies de factures archives;
- Rédiger et mettre en page tout document administratif (courriels, rapports, etc.);
- Coordonner les envois de documents et de matériel vers les chantiers, notamment ceux de Québec (soumissions, documentation, etc.);
- Assurer la gestion des archives physiques et électroniques ainsi que le classement des documents;
- Administrer le système téléphonique de l'entreprise;
- Effectuer les commissions pour l’entreprise (bouteilles d’eau, lait, crème etc.) et assurer le suivi de la machine à café et autre machines distributrices;
- Assurer le suivi du tableau de consommation d’essence et de diesel;
- Accomplir toute autre tâche administrative connexe afin de soutenir efficacement les opérations de l'entreprise;
COMPÉTENCES TECHNIQUES :
- Détenir un DEP, un AEC ou un DEC dans une discipline pertinente;
- Posséder un minimum de deux (2) années d’expérience pertinente aux attributions de l’emploi ;
- Présenter une excellente maîtrise de logiciels de la suite Office, particulièrement Excel et Outlook ;
- Présenter une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit.
APTITUDES PERSONNELLES :
- Excellent sens de l’organisation;
- Orientation marquée vers le service à la clientèle et empathie
- Présenter de bonnes capacités d’analyse et de synthèse;
- Méthodes de travail structurés et efficaces;
- Capacité à collaborer efficacement au sein d’une équipe;
- Rigueur, autonomie et esprit d’initiative;
- Bonne capacité d’adaptation et excellente habileté de communication
Rémunération : à partir de 52 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : En présentiel
