Offrir un soutien administratif complet à un ou des membres de la haute direction, ce qui comprend la gestion des calendriers, la planification des réunions, la préparation des ordres du jour et la rédaction des procès-verbaux.
Coordonner les activités qui nécessitent la participation de toute l’équipe, notamment les réunions du personnel, les séances de planification et les événements spéciaux, en assurant une bonne logistique et une communication claire.
Organiser les déplacements des membres de la haute direction et de l’équipe, au besoin, notamment la réservation du transport et de l’hébergement et la préparation des itinéraires.
Soutenir l’accueil des nouveaux membres de l’équipe en élaborant des calendriers d’intégration, en assurant la coordination avec les services pertinents et en facilitant l’accès aux outils et aux ressources.
Servir de personne-ressource pour traiter les demandes de renseignements internes et externes, tout en gérant les courriels, les appels téléphoniques et autres communications au nom de la direction et de l’équipe et en établissant l’ordre de priorité de ces communications.
Rédiger et préparer la correspondance, les rapports et les documents de présentation en veillant à l’exactitude, au ton et à la confidentialité.
Compiler et organiser les données pour contribuer à la production de rapports, à la prise de décision et à l’exécution des processus de planification au sein de l’équipe.
Veiller à l’organisation et à l’accessibilité des systèmes de classement des documents, tant électroniques que physiques, afin de faciliter la tenue des dossiers et la recherche de l’information.
Gérer les renseignements sensibles et confidentiels en faisant preuve de discrétion et de jugement et en veillant au respect des exigences liées à la confidentialité.
Surveiller les activités administratives et fournir un soutien général à l’équipe, notamment en assurant l’approvisionnement en fournitures, en coordonnant les ressources partagées et en identifiant les possibilités d’améliorer les processus administratifs.
Contribuer à la gestion financière en faisant le suivi des dépenses ainsi qu’en préparant les rapports des dépenses et les documents justificatifs liés au budget, au besoin.
Soutenir l’administration et les opérations courantes des installations de la Croix-Rouge canadienne en tenant compte des ports d’attache du personnel.
Veiller à l’administration et au respect des exigences en matière de santé et de sécurité au travail dans les installations de la Croix-Rouge canadienne en tenant compte des ports d’attache du personnel.
Participer à l’administration des activités et des actifs financiers sous sa responsabilité, comme la gestion de la petite caisse et l’émission de reçus pour les dons.
Gérer la réception du bureau.
Posséder au moins quatre ou cinq années d’expérience et détenir un diplôme ou un certificat d’études postsecondaires obtenu au terme d’un programme d’un ou deux ans en administration des affaires, en administration ou dans un domaine connexe, ou encore une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint et SharePoint).
Pouvoir cerner et résoudre les problèmes en appliquant des procédures normalisées et des connaissances fonctionnelles ou organisationnelles.
Être capable de communiquer efficacement et de faire preuve de diplomatie et d’empathie pour interpréter l’information et offrir des conseils, de bien définir les besoins des parties prenantes, de proposer des solutions et de résoudre des enjeux complexes dans des situations nouvelles ou délicates.
Pouvoir faire preuve de discrétion et de jugement dans le traitement des questions confidentielles et délicates.
Pouvoir gérer son temps efficacement en établissant l’ordre de priorité des tâches, en organisant des réunions et en assurant le respect des délais.
Pouvoir s’adapter, faire preuve de souplesse et gérer les changements et les défis inattendus.
