Operations Coordinator
The opportunity
The Canadian Resident Matching Service (CaRMS) is seeking an Operations Coordinator. Reporting to the Manager of Business Operations, the Operations Coordinator is a member of the Operations team and is responsible for supporting the administration and execution of the residency matching process.
This is a full-time, permanent, fully remote position. The successful candidate must be based in Canada, with occasional travel. Occasional overtime may be required to meet critical deadlines.
This role is ideal for an early-career professional who enjoys working with data, processes, and systems, has a strong attention to detail, and thrives in a deadline-driven environment. The successful candidate is analytical, highly organized, and motivated by improving operational effectiveness through continuous learning and process improvement.
Role and Responsibilities:
· Responsible for the administration and operational support of the residency matching process and platform operations.
· Supports the execution of match activities and validates operational data to ensure integrity, accuracy, and compliance with established timelines.
· Participate in the development, review, and maintenance of operational timelines, procedures, and business processes.
· Review and evaluate new system functionality, policy changes, and business requirements, incorporating updates into operational processes and documentation.
· Prepare operational reports, metrics, and ad hoc analyses as required.
· Develop and maintain process documentation, standard operating procedures, and operational guides.
· Support testing activities for new system releases, enhancements, and operational improvements.
· Participate in initiatives focused on continuous improvement of operational processes and service delivery.
· Provide support to the Client Services team during peak periods.
· Help maintain a high standard of customer experience by ensuring timely and accurate communication
· Support cross-functional project teams as required.
· Provide operational guidance and knowledge sharing to colleagues and internal stakeholders.
· Other duties as assigned.
Mandatory Requirements:
· Bachelor's degree in business administration, operations management, analytics, health or public administration, or a related field.
· Minimum 3 years of experience in operations, client services, administration, project coordination, or a related field.
· Strong critical thinking and organizational skills with the ability to manage multiple tasks, deadlines, and competing priorities.
· Experience analyzing data and translating insights into operational improvements and insights.
· Excellent attention to detail and commitment to accuracy.
Preferred Requirements:
· Demonstrated ability to identify and improve business processes.
· Ability to learn and adopt new technologies, systems, and AI-enabled productivity tools.
· Experience participating in system implementations, testing, or operational change initiatives.
· Ability to work independently while collaborating effectively in a remote team environment.
· Proficiency with Microsoft 365 applications, particularly Excel, Teams, and SharePoint.
· Familiarity with customer relationship management (CRM) tools such as HubSpot or similar platforms.
· Bilingualism (English and French) is considered a strong asset.
The Successful Candidate:
The successful candidate brings experience in operations, administration, business coordination, or process management within a fast-paced and deadline-driven environment. They demonstrate a high degree of ownership and accountability and have a proven ability to manage complex operational activities involving multiple stakeholders, systems, competing priorities, and timelines.
They are highly organized, detail-oriented, and analytical, with strong time management, prioritization, critical thinking, and problem-solving skills. They exercise sound judgment and are comfortable making decisions based on operational data, business requirements, and organizational priorities, while maintaining a high level of data accuracy and attention to detail.
Collaborative, proactive, and adaptable, they work effectively across teams and stakeholders to achieve operational objectives. They are comfortable navigating evolving requirements, identifying opportunities for improvement, and contributing to initiatives that enhance efficiency, data quality, and organizational effectiveness. They bring a systems-thinking mindset and a strong awareness of how processes, systems, and teams connect to support broader operational outcomes.
They demonstrate a continuous improvement mindset and are eager to leverage technology, automation, and emerging tools to streamline processes and improve operational effectiveness. As the role evolves, they will contribute to the ongoing optimization of platform processes, reporting, and operational workflows that support CaRMS' strategic objectives.
What we offer:
CaRMS is committed to fostering an equitable, diverse, and inclusive workplace. We offer a remote-first work environment that supports continuous quality improvement (CQI) and professional development, along with a comprehensive benefits program and an industry-leading defined contribution pension plan. The salary range for this position is $55,000–$65,000, commensurate with experience.
About CaRMS:
The Canadian Resident Matching Service (CaRMS) is a national, independent, not-for-profit organization that provides digital solutions and expertise that matches medical students with training opportunities in Canada.
CaRMS’ mission is to serve as trusted stewards, builders, and innovators of data informed application and matching services. Our vision is to provide the best possible outcomes for both applicants and faculty through safe, fair, and equitable application and matching systems.
Established in 1970 to provide a fair, objective, and transparent process, CaRMS works with the medical education community, medical schools, and residents/students to provide the digital platform, mathematical algorithm, and knowledge that matches students with medical residency training opportunities.
As a client-focused organization, our success is driven by a caring, collaborative, and committed team.
Learn more at www.carms.ca.
Note:
CaRMS uses automation tools to assist with the organization and screening of applications. All stages of recruitment decisions are led by people within the team.
Equity, Diversity and Inclusion
CaRMS is committed to fostering an equitable, diverse, and inclusive workplace. We welcome applications from all qualified individuals, including women, visible minorities, First Nations, Inuit and Métis peoples, persons with disabilities, and individuals of all sexual orientations, gender identities, and gender expressions.
Accommodations are available upon request throughout all stages of recruitment process. Please let us know during the application process.
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Coordonnateur ou coordonnatrice des opérations
L’occasion
Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice des opérations. Relevant de la ou du gestionnaire des opérations, la personne titulaire du poste fait partie de l’équipe des opérations et est chargée de soutenir l’administration et l’exécution du processus de jumelage pour les programmes de résidence.
Il s’agit d’un poste permanent à temps plein, entièrement en télétravail. La candidate ou le candidat retenu doit résider au Canada; des déplacements occasionnels sont à prévoir. Des heures supplémentaires peuvent occasionnellement être nécessaires pour respecter des échéanciers critiques.
Ce poste convient parfaitement à un ou une professionnelle en début de carrière qui aime travailler avec les données, les processus et les systèmes, qui fait preuve d’un grand souci du détail et qui est à l’aise dans un environnement axé sur les échéances. La personne retenue possédera un esprit analytique et un grand sens de l’organisation, et sera motivée par le souci d’accroître l’efficacité opérationnelle grâce à l’apprentissage continu et à l’amélioration des processus.
Rôle et responsabilités :
· Assurer l’administration et le soutien opérationnel du processus de jumelage pour les programmes de résidence ainsi que des activités de la plateforme.
· Soutenir l’exécution des activités de jumelage et valider les données opérationnelles afin d’en assurer l’intégrité et l’exactitude, ainsi que le respect des échéanciers établis.
· Participer à l’élaboration, à la révision et à la mise à jour des échéanciers, des procédures et des processus opérationnels.
· Examiner et évaluer les nouvelles fonctionnalités du système, les changements de politiques et les exigences opérationnelles, puis intégrer les mises à jour aux processus opérationnels et à la documentation.
· Préparer des rapports opérationnels, des mesures de rendement et des analyses ponctuelles, au besoin.
· Élaborer et tenir à jour la documentation des processus, les procédures d’exploitation normalisées et les guides opérationnels.
· Soutenir les activités d’essai liées aux nouvelles versions et aux améliorations du système, ainsi qu’aux améliorations opérationnelles.
· Participer aux initiatives d’amélioration continue des processus opérationnels et de la prestation de services.
· Soutenir l’équipe du Service à la clientèle pendant les périodes de pointe.
· Contribuer à offrir une expérience client de grande qualité en assurant des communications rapides et précises.
· Soutenir les équipes de projets interfonctionnelles selon les besoins.
· Conseiller les collègues et les parties prenantes internes sur les questions opérationnelles et favoriser la mise en commun des connaissances.
· Effectuer toute autre tâche assignée.
Exigences obligatoires :
· Baccalauréat en administration des affaires, dans le secteur des opérations, de l’analytique, de l’administration de la santé ou de l’administration publique, ou dans un secteur connexe.
· Au moins trois (3) années d’expérience dans le secteur des opérations, du service à la clientèle, de l’administration, de la coordination de projets ou dans un secteur connexe.
· Esprit critique aiguisé et solides compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer plusieurs tâches, échéances et priorités concurrentes.
· Expérience de l’analyse de données et de leur transformation en améliorations opérationnelles concrètes.
· Souci du détail exemplaire et engagement constant envers l’exactitude.
Exigences souhaitables :
· Capacité démontrée à cerner et à améliorer les processus opérationnels.
· Capacité d’apprendre et d’adopter de nouvelles technologies, de nouveaux systèmes et des outils de productivité fondés sur l’IA.
· Participation à des mises en œuvre de systèmes, à des essais ou à des initiatives de changement opérationnel.
· Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe en télétravail.
· Maîtrise des outils Microsoft 365, en particulier Excel, Teams et SharePoint.
· Connaissance de l’utilisation des outils de gestion de la relation client (GRC), comme HubSpot ou toute plateforme équivalente;
· Le bilinguisme (français et anglais) constitue un atout important.
Profil recherché
La personne retenue possède de l’expérience dans le secteur des opérations, de l’administration, de la coordination d’activités ou de la gestion de processus, acquise dans un environnement au rythme soutenu et axé sur les échéances. Elle fait preuve d’un sens aigu des responsabilités et de l’obligation de rendre des comptes, et démontre une capacité éprouvée à gérer des activités opérationnelles complexes mettant en jeu de multiples parties prenantes, systèmes, priorités concurrentes et échéanciers.
Très organisée, soucieuse du détail et dotée d’un esprit d’analyse, elle possède de solides compétences en gestion du temps, en gestion des priorités, en pensée critique et en résolution de problèmes. Elle fait preuve d’un bon jugement et est à l’aise pour prendre des décisions fondées sur les données opérationnelles, les exigences opérationnelles et les priorités de l’organisme, tout en maintenant un niveau élevé d’exactitude des données et de souci du détail.
Collaborative, proactive et polyvalente, elle travaille efficacement avec les équipes et les parties prenantes pour atteindre les objectifs opérationnels. Elle est à l’aise avec l’évolution des exigences, sait cerner les possibilités d’amélioration et contribue aux initiatives qui accroissent l’efficacité, la qualité des données et l’efficience organisationnelle. Elle adopte une approche systémique dans laquelle elle tient compte de la situation dans son ensemble. Elle comprend très bien la façon dont les processus, les systèmes et les équipes s’articulent pour appuyer les résultats opérationnels globaux.
Animée d’un esprit d’amélioration continue, elle est désireuse de tirer parti de la technologie, de l’automatisation et des outils émergents pour rationaliser les processus et accroître l’efficacité opérationnelle. À mesure que le rôle évoluera, elle contribuera à l’optimisation continue des processus de la plateforme, des rapports et des flux de travail opérationnels qui appuient les objectifs stratégiques de CaRMS.
Ce que nous offrons :
Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) s’engage à favoriser un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif. Nous offrons un environnement de travail à prédominance virtuelle, propice à l’amélioration continue de la qualité (ACQ) et au perfectionnement professionnel, de même qu’un programme complet d’avantages sociaux et un régime de retraite à cotisations déterminées parmi les plus avantageux sur le marché. L’échelle salariale pour ce poste est de 55 000 $ à 65 000 $, selon l’expérience.
À propos de CaRMS :
Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme national, indépendant et sans but lucratif qui offre des solutions numériques et de l’expertise pour jumeler des étudiants en médecine à des occasions de formation au Canada.
La mission de CaRMS est d’agir à titre d’intendant de confiance, de bâtisseurs et d’innovateurs en matière de services de candidature et de jumelage fondés sur les données. Notre vision est d’offrir les meilleurs résultats possibles, tant pour les candidats que pour les facultés, grâce à des systèmes de candidature et de jumelage sécuritaires, justes et équitables.
Créé en 1970 afin d’assurer un processus juste, objectif et transparent, CaRMS travaille avec la communauté de l’enseignement médical, les facultés de médecine ainsi que les résidents et étudiants pour fournir la plateforme numérique, l’algorithme mathématique et les connaissances qui jumèlent les étudiants à des occasions de formation en résidence médicale.
En tant qu’organisme centré sur le client, nous devons notre succès à notre équipe bienveillante, collaborative et engagée.
Pour en savoir plus, visitez www.carms.ca.
Remarque :
CaRMS utilise des outils d’automatisation afin d’aider à l’organisation et au tri des candidatures. Toutes les décisions liées au recrutement sont prises par des personnes au sein de l’équipe.
Équité, diversité et inclusion
Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) s’engage à favoriser un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris les femmes, les minorités visibles, les Premières Nations, les Inuits et les Métis, les personnes en situation de handicap, ainsi que les personnes de toutes orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement. Veuillez nous en informer pendant le processus de candidature.
Pay: $55,000.00-$65,000.00 per year
Benefits:
Work Location: Remote
