Happy Kids Canada is a leader in children’s apparel in the Canadian market doing business with all major retailers. We design, import and distribute branded and private label clothing and are seeking a detail-oriented and organized Invoice Clerk to join our accounting team.
In this role, you will be responsible for processing invoices, manage the daily billing process, resolve billing discrepancies, and supporting the accounts receivable and administrative functions of our company.
Responsibilities
- Receive, review, and process sales invoices accurately and efficiently.
- Verify invoices against purchase orders, receipts, and supporting documentation.
- Enter invoice information into our accounting, ERP and/or EDI systems.
- Match invoices and identify discrepancies or missing information.
- Collaborate with sales, operations, and customer service teams to resolve billing disputes and price discrepancies.
- Maintain organized and accurate invoice and payment records.
- Support month-end and year-end accounting activities.
- Perform other accounts receivable tasks, and administrative duties as assigned.
Qualifications & Skills
- Experience: 1-3 years of experience in invoicing and receivable.
- Education: High school diploma and collegial DEC in business administration required;
- Technical Proficiency: Hands-on experience with accounting software (e.g., BlueCherry, JAS, Microsoft Dynamics) and strong Microsoft Excel skills.
- Experience processing invoices for major retailers is preferred.
- Attention to Detail: High accuracy in data entry and numerical processing.
- Good organizational and time management skills.
- Communication: Clear written and verbal communication skills for resolving vendor and client inquiries professionally.
- Ability to work independently and meet deadlines.
Happy Kids Canada est un chef de file du vêtement pour enfants sur le marché canadien et travaille avec tous les grands détaillants. Nous concevons, importons et distribuons des vêtements de marque et de marque privée et recherchons un(e) assistant(e) facturation rigoureux(se) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe comptable.
À ce poste, vous serez responsable du traitement des factures, de la gestion du processus de facturation quotidien, de la résolution des anomalies de facturation et du soutien aux fonctions administratives et de recouvrement de notre entreprise.
Responsabilités
- Recevoir, vérifier et traiter les factures de vente avec précision et efficacité.
- Vérifier la concordance des factures avec les bons de commande, les reçus et les pièces justificatives.
- Saisir les informations des factures dans nos systèmes comptables, ERP et/ou EDI.
- Rapprocher les factures et identifier les anomalies ou les informations manquantes.
- Collaborer avec les équipes commerciales, opérationnelles et du service client pour résoudre les litiges de facturation et les écarts de prix.
- Tenir à jour des registres de factures et de paiements précis et organisés.
- Participer aux activités comptables de fin de mois et de fin d'année.
- Effectuer d'autres tâches liées au recouvrement et des tâches administratives selon les besoins.
Qualifications et compétences
- Expérience : 1 à 3 ans d'expérience en facturation et recouvrement. Formation : Diplôme d’études secondaires et DEC collégial en administration des affaires requis.
- Compétences techniques : Expérience pratique des logiciels comptables (p. ex., BlueCherry, JAS, Microsoft Dynamics) et excellente maîtrise d’Excel.
- Expérience du traitement des factures pour les grandes enseignes de la distribution, un atout.
- Rigueur : Grande précision dans la saisie et le traitement des données numériques.
- Bonnes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps.
- Communication : Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale pour répondre aux demandes des fournisseurs et des clients de façon professionnelle.
- Capacité à travailler de façon autonome et à respecter les échéances.
Work Location: In person
