TITRE DE POSTE : Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Bases de données (à temps partiel)
DÉPARTEMENT : Fondation
HORAIRES DE TRAVAIL : 3 jours/semaines, en personne
DATE DE DEBUT : Aout 2026
SOMMAIRE
La Fondation du Centre Cummings recueille des fonds afin d’enrichir et de préserver la qualité de vie de la population croissante d’aînés desservie par le Centre Cummings.
Ce poste combine la gestion de bases de données et le soutien administratif au sein d’une petite équipe de collecte de fonds collaborative. La personne retenue sera responsable de la gestion, de la mise à jour et de l’optimisation de la base de données des donateurs, en veillant à l’exactitude, à l’intégrité et à la qualité des données afin de soutenir efficacement les activités de collecte de fonds.
En plus de ces responsabilités, la personne titulaire du poste fournira un soutien administratif général et contribuera à la réalisation de projets spéciaux, d’événements et d’initiatives saisonnières, selon les besoins.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
La personne retenue sera responsable des tâches suivantes :
Gestion de la base de données et production de rapports
- Assurer la gestion et l’optimisation de la base de données des donateurs, en veillant à l’exactitude, à la cohérence et à l’intégrité des données.
- Veiller à la qualité des données en repérant et en corrigeant les dossiers en double, incomplets ou désuets.
- Améliorer la structure de la base de données, les normes de saisie des données et les processus de production de rapports afin de soutenir efficacement les activités de collecte de fonds.
- Produire des rapports et des extractions de données pour répondre aux besoins d’analyse, de prise de décision et d’exploitation.
- Cerner et mettre en œuvre des améliorations aux processus et à la base de données afin d’accroître l’efficacité des opérations.
- Agir à titre de personne-ressource principale de l’organisation pour l’administration de la base de données et la production de rapports.
Soutien administratif
- Offrir un soutien administratif, notamment en répondant aux courriels, aux appels téléphoniques et aux demandes générales.
- Préparer la correspondance, les rapports et divers documents administratifs.
- Soutenir les activités de collecte de fonds, les programmes destinés aux donateurs, les campagnes saisonnières, les événements et les projets spéciaux.
- Appuyer l’équipe dans la gestion des priorités changeantes et offrir un soutien accru pendant les périodes de pointe.
FORMATION, EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
- Minimum de deux (2) années d’expérience en soutien administratif, de préférence dans un organisme à but non lucratif ou un environnement de collecte de fonds.
- Expérience avec les bases de données de type CRM et la gestion des données; la connaissance de DonorPerfect constitue un atout.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement de travail dynamique.
- Grand souci du détail, bon jugement, discrétion et engagement envers la confidentialité des renseignements sur les donateurs.
- Excellentes aptitudes en communication écrite et en révision linguistique.
- Esprit d’équipe, excellentes habiletés interpersonnelles et aptitude à collaborer efficacement avec divers intervenants.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; seules les personnes retenues pour le poste seront contactées pour un entretien.
Nous accueillons la diversité sur notre lieu de travail et encourageons les personnes issues de minorités et de groupes racialisés à poser leur candidature.
Les candidats intéressés peuvent envoyer leur curriculum vitae au service des ressources humaines à l'adresse suivante : [email protected]
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JOB TITLE: Database Administrative Coordinator (Part-Time)
DEPARTMENT: Foundation
SCHEDULE: 3 days/week, in-person
START DATE: August 2026
SUMMARY
The Cummings Centre Foundation raises funds to enrich and safeguard the quality of life of the growing senior population served by the Cummings Centre. This position combines database management and administrative support within a small, collaborative fundraising team. The successful candidate will be responsible for maintaining and enhancing the organization's donor database, ensuring data accuracy and integrity while supporting effective fundraising operations. In addition, the role provides general administrative support and contributes to special projects, events, and seasonal initiatives as required.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
The selected candidate will be responsible for:
Database Management & Reporting
- Maintain and optimize the donor database, ensuring data accuracy, consistency, and integrity.
- Manage data quality by identifying and resolving duplicate, incomplete, and outdated records.
- Improve database structure, data entry standards, and reporting processes to support fundraising operations.
- Generate reports and data extracts for analysis, decision-making, and operational needs.
- Identify and implement database and process improvements to enhance efficiency.
- Serve as the organization's primary resource for database administration and reporting.
Administrative Support
- Provide administrative support, including responding to emails, phone inquiries, and general requests.
- Prepare correspondence, reports, and other administrative documents.
- Support fundraising initiatives, donor programs, seasonal campaigns, events, and special projects.
- Assist the team in managing changing priorities and providing support during peak periods.
EDUCATION, EXPERIENCE AND SKILLS
- Minimum 2 years of administrative experience, preferably in a nonprofit or fundraising environment.
- Experience with CRM databases and data management; knowledge of DonorPerfect is an asset.
- Proficiency in Microsoft Office Suite, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
- Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
- Excellent attention to detail, judgment, discretion, and commitment to donor confidentiality.
- Strong written communication and proofreading skills.
- Collaborative team player with excellent interpersonal skills.
We thank all interested candidates for their interest; only those considered for the position will be contacted for an interview.
We encourage people from minority and racialized groups to apply. We welcome diversity in our workplace.
Interested candidates may submit their resume to HR at: [email protected]
Benefits:
- Company events
- Company pension
- Disability insurance
- Extended health care
- Life insurance
- On-site gym
- Paid time off
- Vision care
Work Location: In person
