MAIN FUNCTIONS
Provides administrative support to a department or individual. Duties may include: typing, filing, answering phones, scheduling, calendaring, record keeping, coordinating meetings and conferences, obtaining supplies and/or sorting/distributing mail. May work on special projects to include recording, compiling, retrieving, reporting and analyzing information. Must be able to multi-task and prioritize. Strong communication skills and organizational skills are required. Proficiency with MS Office required. Works with moderate work direction, and can identify issues/problems but may need assistance in resolving.
This position would typically include senior Administrative Assistant who is able to manage, train and mentor other office staff, lead projects, handle confidential and sensitive data. Nature of the job is generally creating rather than maintaining and developing rather than monitoring.
SKILLS AND QUALIFICATIONS
Excellent verbal and written communication skills, MS Office (Word, Excel and PowerPoint) and email systems, strong administrative coordination abilities, customer service experience
BILINGUAL REQUIRED **English and French
FONCTIONS PRINCIPALES
Fournit un soutien administratif à un service ou à une personne. Les responsabilités peuvent comprendre : la saisie de documents, le classement, la réponse aux appels téléphoniques, la planification et la gestion des calendriers, la tenue des dossiers, la coordination des réunions et des conférences, l'approvisionnement en fournitures ainsi que le tri et la distribution du courrier. Peut également participer à des projets spéciaux, notamment en enregistrant, compilant, récupérant, produisant des rapports et analysant des renseignements. Doit être en mesure de gérer plusieurs tâches simultanément et d'établir les priorités. D'excellentes compétences en communication et en organisation sont essentielles. Une maîtrise de la suite Microsoft Office est requise. Travaille sous une supervision modérée et est capable de cerner les problèmes, mais peut avoir besoin d'aide pour les résoudre.
Ce poste correspond généralement à celui d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) principal(e), capable de gérer, former et encadrer d'autres membres du personnel administratif, de diriger des projets et de traiter des renseignements confidentiels et sensibles. La nature du poste est davantage axée sur la création que sur le maintien, ainsi que sur le développement plutôt que sur le suivi.
COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite
- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ainsi que des systèmes de messagerie électronique
- Solides compétences en coordination administrative
- Expérience en service à la clientèle
BILINGUISME OBLIGATOIRE : anglais et français
Pay: $31.00 per hour
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- Life insurance
- Paid time off
- Vision care
Experience:
- Administrative: 3 years (required)
- Leadership: 3 years (preferred)
Language:
- English (required)
- French (required)
Work Location: In person
