Adjointe administrative et tenue de livres
M2S Groupe Bâtisseur Inc.
Lieu : Huntingdon, Québec – Possibilité de télétravail
Poste permanent – Temps plein
Salaire : 26 $ à 30 $ l’heure, selon l’expérience
À propos de M2S Groupe Bâtisseur
M2S Groupe Bâtisseur est une entreprise en pleine croissance spécialisée dans la construction et le développement de projets immobiliers, principalement dans les secteurs multirésidentiel et commercial.
Afin de soutenir notre croissance et de libérer notre équipe de direction d’une partie importante des tâches administratives quotidiennes, nous recherchons une personne organisée, autonome et polyvalente qui prendra en charge la tenue de livres courante ainsi que le suivi administratif de nos projets.
Il ne s’agit pas uniquement d’un poste de saisie de données. Nous cherchons une personne capable de structurer l’information, d’effectuer les suivis nécessaires et de s’assurer que les dossiers avancent sans que la direction ait constamment à intervenir.
Principales responsabilitésTenue de livres et comptabilité courante
- Effectuer la tenue de livres dans QuickBooks en ligne;
- Saisir, vérifier et catégoriser les factures fournisseurs;
- Associer correctement les dépenses aux différents projets et chantiers;
- Effectuer les conciliations bancaires et celles des cartes de crédit;
- Préparer et transmettre les factures aux clients;
- Tenir à jour les comptes clients et les comptes fournisseurs;
- Effectuer les suivis et les relances concernant les paiements;
- Préparer les paiements aux fournisseurs pour approbation par la direction;
- Classer les factures, reçus, preuves de paiement et autres pièces justificatives;
- Préparer l’information nécessaire aux remises de TPS et de TVQ;
- Collaborer avec le cabinet comptable externe et lui transmettre les documents demandés;
- Produire différents rapports de suivi financier à partir de QuickBooks et d’Excel;
- Participer au suivi des coûts et des budgets par projet.
Administration et soutien aux projets
- Assurer le suivi des courriels, demandes et documents en attente;
- Effectuer les relances auprès des clients, fournisseurs, professionnels et sous-traitants;
- Rédiger et mettre en forme des courriels, lettres, avis et autres documents administratifs;
- Préparer et monter des dossiers de projets, de soumissions et de demandes de prix;
- Compiler les prix et les informations reçus des fournisseurs et sous-traitants;
- Préparer des tableaux comparatifs et des documents pour faciliter la prise de décision;
- Tenir à jour les tableaux de suivi des projets et des échéances;
- Effectuer le suivi des bons de commande, contrats, changements et factures;
- Vérifier que les documents requis sont reçus, complets et bien classés;
- Participer au suivi des quittances, dénonciations de contrat, assurances et autres documents liés aux projets;
- Organiser les dossiers numériques de l’entreprise;
- Préparer des comptes rendus de rencontre et assurer le suivi des actions à réaliser;
- Apporter un soutien administratif général à la direction et à l’équipe de projets;
- Effectuer toute autre tâche administrative connexe permettant d’améliorer l’organisation et l’efficacité de l’entreprise.
Profil recherché
Nous recherchons une personne qui :
- Possède une expérience concrète en tenue de livres;
- Maîtrise QuickBooks en ligne et peut y travailler de manière autonome;
- Est très organisée, rigoureuse et attentive aux détails;
- Est capable de gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément;
- Effectue ses suivis de manière proactive sans devoir être constamment relancée;
- Possède un excellent français écrit;
- Est à l’aise avec les chiffres, les tableaux et la préparation de documents;
- Communique de façon professionnelle avec les clients, fournisseurs et sous-traitants;
- Est débrouillarde et capable de chercher l’information nécessaire;
- Respecte la confidentialité des informations financières et administratives;
- Aime structurer, classer et améliorer les méthodes de travail.
Exigences
- Minimum de deux années d’expérience pertinente en tenue de livres ou en administration comptable;
- Expérience pratique obligatoire avec QuickBooks en ligne;
- Bonne maîtrise de Microsoft Excel, Word et Outlook;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
- Capacité à effectuer des conciliations bancaires et à gérer les comptes clients et fournisseurs;
- Formation en comptabilité, bureautique, administration ou expérience équivalente.
Atouts importants
- Expérience dans une entreprise de construction, de développement immobilier ou de gestion de projets;
- Connaissance du suivi des coûts par projet ou par chantier;
- Connaissance des quittances, dénonciations de contrat, bons de commande et factures progressives;
- Expérience avec la préparation de soumissions ou de tableaux comparatifs;
- Connaissance d’un logiciel de gestion de projets ou d’une plateforme de stockage infonuagique.
Conditions de travail
- Poste permanent à temps plein;
- Horaire principalement de jour, du lundi au vendredi;
- Bureau situé à Huntingdon;
- Possibilité de télétravail, selon les besoins de l’entreprise, les responsabilités du poste et le degré d’autonomie de la personne;
- Une présence régulière au bureau demeure nécessaire;
- Salaire de 26 $ à 30 $ l’heure, selon l’expérience et le degré d’autonomie;
- Environnement de travail dynamique dans une entreprise en croissance;
- Possibilité de faire évoluer le poste et les responsabilités avec l’entreprise.
Pour postuler
Veuillez transmettre votre CV accompagné de quelques lignes expliquant votre expérience avec QuickBooks en ligne et les tâches de tenue de livres que vous êtes capable d’effectuer de façon autonome.
Seules les personnes possédant une expérience pratique avec QuickBooks seront considérées.
Rémunération : 26,00$ à 30,00$ par heure
Avantages :
- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Tenue Décontractée
Lieu du poste : Télétravail hybride à Huntingdon, QC
