ésumé du poste
L’adjointe administrative soutient l’équipe de direction dans les opérations administratives, informatiques et organisationnelles de l’entreprise. Elle contribue à la gestion des données, au soutien des systèmes informatiques internes, à l’accompagnement des locataires et nouveaux arrivants, ainsi qu’au suivi de divers indicateurs de performance. Elle joue un rôle clé dans la fluidité des opérations et la qualité du service offert.
Responsabilités principalesAdministration et soutien organisationnel
- Effectuer l’entrée, la mise à jour et la validation de données dans les systèmes internes
- Classer, numériser et archiver les documents administratifs et légaux
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Soutenir la DGA dans diverses tâches administratives et de conformité
- Maintenir l’inventaire du matériel de bureau et veiller à la propreté des espaces administratifs
Soutien informatique et logiciels
- Offrir un soutien de premier niveau pour les outils informatiques utilisés par l’entreprise :
- Yardi Voyager
- RentCafe
- MaintenanceIQ
- ClickUp
- Microsoft (Word, Excel, Outlook)
- Aider à la création de guides simples et procédures internes
- Soutenir l’intégration des nouveaux employés sur les outils numériques
Soutien aux locataires et nouveaux arrivants
- Expliquer les procédures administratives aux locataires, incluant :
- Fonctionnement des baux du Québec
- Méthodes de paiement via RentCafe
- Dépôt de demandes de maintenance via MaintenanceIQ
- Procédures de base (avis, demandes, communications)
- Offrir un accompagnement humain, clair et structuré, particulièrement auprès des nouveaux arrivants ou des personnes vulnérables
- Communiquer en français (anglais et espagnol sont un bon atout)
Suivi et rapports
- Compiler et transmettre à la DGA des KPI hebdomadaires (occupation, demandes, délais, etc.)
- Assurer un suivi administratif de certains dossiers spécifiques selon les priorités
Exigences du poste
- Diplôme d’études secondaires complété
- Bonne maîtrise du français parlé et écrit
- Espagnol et anglais : atouts importants
- Connaissances de base en informatique
- Capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels
- Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
- Aisance avec le public et excellente communication interpersonnelle
Conditions de travail
- Poste à temps plein
- Environnement professionnel structuré
- Formation offerte à l’interne
- Possibilités d’évolution selon les besoins organisationnels
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : à partir de 23,00$ par heure
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
Lieu du poste : En présentiel
