La superviseure à la comptabilité planifie et exécute toutes les activités administratives reliées à la tenue de livres comptables et à la production des états financiers internes mensuels. Ces activités comprennent la préparation des paies pour tous les employés selon le calendrier établi, la gestion des comptes à recevoir et des comptes fournisseurs, la gestion de l'encaisse, les dépôts, les conciliations bancaires hebdomadaires, la production des états financiers mensuels, la préparation des documents demandés par les comptables externes et toutes les autres tâches connexes.
Tâches:
Coordination générale du bureau administratif
- Recevoir les demandes des différents paliers de gouvernements et répondre dans les délais prescrits
- Mettre à jour et diffuser, par les médias prescrits, aux employés les politiques de l'entreprise (date des congés fériés, perdiem, taux de remboursement, kilométrage, etc.)
- Gestion et mise à jour des informations et documents contenues dans les système de paie (employés), le système des fournisseurs et des clients
- S'assurer de maintenir à jour les informations concernant les adhérents aux différents régimes d'assurance-collective et de REER/RPDB ou autre
- Fournir les documents demandés aux clients/fournisseurs (spécimen de chèque aux clients, formulaire d'ouverture de comptes aux fournisseurs, etc.)
- Fournir une assistance et un soutien au personnel de l'entreprise
- Répondre aux différentes demandes des clients/fournisseurs dans les délais prescrits
Tâches reliées à la comptabilité et tenue de livres
- Faire le conciliations bancaires de façon hebdomadaire et corriger les écarts au besoin
- Répondre aux courriels "[email protected]" et inscrire les informations dans le système utilisé
CLIENTS
- Collecter les comptes clients afin que les clients respectent les délais de paiement autorisés
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable chez le client pour améliorer les procédures internes dans le but de réduire le délai de collection et les retards de paiement
- Améliorer les processus d'affaires internes
FOURNISSEURS
- Enregistrer les fournisseurs au moins une fois par semaine
- Faire approuver les factures pour paiement par chaque personne autorisée de façon à respecter les termes de paiements des fournisseurs
- Effectuer le paiement des fournisseurs deux fois par mois selon le calendrier prévu ou selon les ententes intervenues avec les fournisseurs
- Classer/archiver par nom, de façon numérisée (scan), toutes les factures (et autres documents pertinents) reçues des fournisseurs selon la nomenclature choisie dans OneDrive
- Participer à la préparation des états financiers annuels et rapporter et/ou implanter les améliorations proposées
FIN DE MOIS:
- Faire les écritures de fin de mois dans le grand livre selon les exigences requises
- S'assurer que les remises de taxes de ventes et les déductions à la source sont remises selon le calendrier autorisé par les autorités gouvernementales. Concilier et corriger les écarts.
PAIE:
- Enregistrer les feuilles de temps dans le logiciel utilisé de façon à respecter le calendrier de paie de l'entreprise et des congés fériés
- Collecter et vérifier l'exactitude des comptes de dépenses des employés conformément avec les politiques de l'entreprise
RESULTATS INTERNES MENSUELS
- Produire et distribuer les rapports financiers à son supérieur immédiat dans un délai de 7 jours ouvrables suivant la fin de mois
- Commenter mensuellement tous les écarts significatifs et toute autre dépense jugée pertinente
- Enregistrer les courus en fin de mois (salaires, fournisseurs, etc.) afin de refléter le plus exactement possible les résultats mensuels
IMMOBILISATIONS
- Maintenir à jour un registre des immobilisations détaillés
RESULTATS ANNUELS
- Participer à la production des états financiers annuels et rapporter et/ou implanter les améliorations proposées par les comptables externes
- Enregistrer les écritures de régularisation tels que soumis par les comptables externes en fin d'année
AMELIORATION DES PROCESSUS D'AFFAIRES
- Participer et proposer l'amélioration continue des processus d'affaires en suggérant de nouvelles méthodes de travail, nouvelles applications et d'autres outils utilisés
- Revoir les ententes avec les fournisseurs pour juger de la pertinence et épurer les données désuètes
- Revoir et implanter de nouvelles façons de travailler qui seraient plus efficaces et efficientes
- Documenter et maintenir à jour toutes les instructions de travail (et mots de passe) dans un média connu (OneNote) en lien avec la paie, VISA, virements bancaires, facturation, etc.
Connaissances
- Doit être à l'aise avec l'utilisation efficace de logiciels informatiques tels que: Acomba / Système de paie préconiser dans l'entreprise / Suite Microsoft Office
- Utilisation de nomenclature OneDrive pour la sauvegarde et le classement des documents
- Connaissances des grandes lignes de la Loi sur la CNESST en vigueur
- Excellente maîtrise de la langue française au niveau de l'écrit et oral
- Anglais parlé et écrit (4/5)
- Formation minimale: DEP, AEC ou DEC dans les domaines pertinents (administration, bureautique, comptabilité, management, responsable de la paie)
Expérience
- Expérience dans un travail de bureau (5 ans)
Qualités, aptitudes, attitudes
- Habileté en communication écrite et verbale
- Habileté de communication en gestion de plaintes et ou de service à la clientèle
- Rigueur, organisé et sens du détail
- Capable de travailler sous pression
- Avoir une éthique professionnelle en tout temps
Avantages
- Un régime RER avec cotisations de l'employeur;
- Assurances collectives (médicaments, vie, invalidité, soin de santé)
Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt. Toutefois, seuls (seules) les candidats (candidates) retenus (retenues) seront appelés (appelées) en entrevue.
Rémunération : à partir de 26,00$ par heure
Avantages :
- Assurance Maladie Complémentaire
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Régimes de participation aux bénéfices
- RVER
- Stationnement sur place
Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)
Expérience:
- travail de bureau: 5 ans (Obligatoire)
Langue:
- anglais (4/5) (Obligatoire)
- Français (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
