Vortex Stratégie & recrutement est activement à la recherche d’un(e) adjointe(e) administratif(ive) au marketing et développement des affaires pour son client, un réputé cabinet d’avocats basé au centre-ville de Montréal.
Positionnée à l’accueil du cabinet cette personne assure un service professionnel, chaleureux et attentionné tout en contribuant à des tâches administratives aux activités de marketing, de développement des affaires et d'organisation d'événements. Véritable ambassadeur(rice) du cabinet, la personne embauchée veille au bon fonctionnement de la réception, participe au rayonnement du cabinet et contribue à maintenir un environnement de travail accueillant, organisé et professionnel.
Votre rôle et responsabilités
Tâches administratives aux activités marketing et développement des affaires (80%)
- Participer à la mise à jour de l'intranet et des différents outils de communication interne.
- Assurer le suivi du calendrier marketing et des échéanciers liés aux initiatives du cabinet.
- Soutenir la mise à jour des biographies des avocats, des mandats représentatifs et des contenus institutionnels.
- Participer à la préparation et à la coordination de diverses activités de développement des affaires.
- Assurer le suivi administratif des partenariats, commandites, répertoires juridiques et palmarès.
- Répondre aux demandes marketing provenant des équipes internes.
- Participer à l'organisation logistique des événements internes et externes du cabinet
- Effectuer les suivis nécessaires auprès des fournisseurs et partenaires impliqués dans les projets marketing et événementiels.
- Contribuer à la gestion des articles promotionnels et à la mise à jour de leur inventaire.
- Participer à la coordination des arrivées de nouveaux employés sous l'angle marketing et communication.
- Organiser les séances photo professionnelles et assurer les suivis nécessaires avec les fournisseurs concernés.
- Offrir un soutien administratif à diverses initiatives de communication, de visibilité et de rayonnement du cabinet.
- Participer à la gestion et à la mise à jour des listes de contacts, bases de données et outils de développement des affaires.
- Soutenir la préparation de présentations, d'invitations, de publications et de diverses communications internes et externes.
- Participer à l'organisation des activités sociales et initiatives de mobilisation du cabinet.
- Coordonner les anniversaires, reconnaissances, départs, arrivées et autres moments marquants de la vie du cabinet.
Accueil et réception (20%)
- Assurer un accueil professionnel, chaleureux et personnalisé des clients, visiteurs, candidats et fournisseurs.
- Répondre aux appels téléphoniques et assurer leur traitement efficace.
- Assurer le suivi des courriels reçus dans les boîtes générales du cabinet.
- Agir comme personne-ressource pour les demandes générales des employés et des visiteurs.
Exigences
- Détenir un DEP ou un DEC en administration, bureautique, marketing, communication ou dans un domaine connexe.
- Posséder un minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle similaire.
- Démontrer un excellent sens du service à la clientèle;
- Posséder de fortes aptitudes organisationnelles et un souci marqué du détail.
- Être reconnu(e) pour son professionnalisme, sa débrouillardise et sa capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Faire preuve d'autonomie, d'initiative et d'un excellent jugement.
- Bilinguisme obligatoire (Français et anglais parlé et écrit)
- Posséder une bonne connaissance de la suite Microsoft Office.
- Avoir une aisance avec les outils technologiques et les plateformes collaboratives.
- Expérience dans un cabinet de services professionnels ou un environnement juridique (atout).
- Expérience en organisation d'événements ou en soutien marketing (atout).
Les avantages
- Salaire très concurrentiel selon votre expérience de travail;
- Assurances collectives 100% défrayées par l’employeur
- Régime de retraite avec contribution employé et employeur
- Vacances dès l’embauche
- 8 journées flexibles par année
- Mode de travail hybride
- Compte santé
- Et beaucoup plus.
Rémunération : 55 000,00$ à 68 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vision
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Régime de retraite
- RVER
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Montréal, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)
Expérience:
- administration: 2 ans (Obligatoire)
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
