Languages Across Continents (LAC) and Canabridge are seeking a friendly, organized, dependable, and versatile Administrative Officer / Recruitment Assistant to join our team.
LAC and Canabridge operate in a small-school environment, where teamwork, flexibility, and initiative are important. This is a varied position that provides an opportunity to be involved in both the day-to-day operation and growth of the schools.
The position is divided into two main areas of responsibility:
50% – Administrative Officer
50% – Recruitment Assistant
While the workload is expected to be divided approximately equally between these two areas, some flexibility will be required depending on student needs, registration periods, recruitment activities, and the operational needs of the schools.
Administrative Officer – Approximately 50% of the Position
- Serve as a liaison between teachers and administration.
- Prepare class schedules and coordinate scheduling changes.
- Respond to student inquiries by phone, email, and in person.
- Welcome students and visitors and provide reception support.
- Register students and assist with general administrative procedures.
- Maintain student records, attendance, schedules, and other documentation.
- Prepare transcripts, attendance letters, correspondence, forms, and spreadsheets.
- Provide general administrative support and assist with the day-to-day operation of the schools.
Recruitment Assistant – Approximately 50% of the Position
- Support the recruitment of local and international students for LAC and Canabridge programs.
- Respond to prospective student inquiries and provide information about programs and admission requirements.
- Follow up with prospective students throughout the application and admission process.
- Assist with recruitment initiatives, outreach, communications, and promotional activities.
- Communicate and maintain relationships with agents, schools, educational organizations, and other recruitment partners.
- Review applications and supporting documents and follow up on missing information.
- Maintain accurate recruitment and admission records.
- Work with administration and external partners to support student recruitment, admissions, and enrolment.
Qualifications & Skills
The successful candidate should have:
- Previous experience in administration, customer service, student services, recruitment, admissions, or a related area.
- Strong organizational and time-management skills.
- Excellent interpersonal and communication skills.
- Strong computer skills, including Microsoft Office and the ability to learn new digital platforms.
- Strong attention to detail and the ability to maintain accurate records.
- The ability to manage several responsibilities and adjust priorities when needed.
- The ability to work independently and as part of a small team.
- Initiative, reliability, and good follow-through.
- A professional and welcoming approach when working with students, staff, visitors, and partners.
- Experience in education, student recruitment, admissions, or an international environment is considered an asset.
Languages: Strong oral and written communication skills in English and French are preferred. Additional languages are considered an asset.
About the Position
Because LAC and Canabridge are small schools, we are looking for someone who is flexible, comfortable wearing different hats, and willing to help where needed. The successful candidate will work closely with administration and will have regular contact with students, teachers, prospective students, and recruitment partners.
This position is well suited to someone who enjoys working with people, takes initiative, and wants to contribute to both the daily operations and continued growth of the schools.
Agent(e) administratif(ve) / Adjoint(e) au recrutement
Languages Across Continents (LAC) & Canabridge
Pointe-Claire (Québec)
Horaire : 32 heures par semaine
Salaire de départ : 25,00 $ l’heure
Languages Across Continents (LAC) et Canabridge sont à la recherche d’une personne accueillante, organisée, fiable et polyvalente pour occuper le poste d’agent(e) administratif(ve) / adjoint(e) au recrutement.
LAC et Canabridge évoluent dans un environnement de petites écoles, où le travail d’équipe, la flexibilité et l’initiative sont essentiels. Il s’agit d’un poste varié qui permet de contribuer à la fois aux activités quotidiennes et au développement des écoles.
Le poste est divisé en deux principaux volets :
50 % – Agent(e) administratif(ve)
50 % – Adjoint(e) au recrutement
Bien que la charge de travail soit répartie approximativement à parts égales entre ces deux volets, une certaine flexibilité sera nécessaire selon les besoins des étudiants, les périodes d’inscription, les activités de recrutement et les besoins opérationnels des écoles.
Agent(e) administratif(ve) – Environ 50 % du poste
- Assurer la liaison entre les enseignants et l’administration.
- Préparer les horaires de cours et coordonner les changements d’horaire.
- Répondre aux demandes des étudiants par téléphone, par courriel et en personne.
- Accueillir les étudiants et les visiteurs et assurer les tâches de réception.
- Inscrire les étudiants et les aider dans les différentes démarches administratives.
- Tenir à jour les dossiers des étudiants, les présences, les horaires et autres documents administratifs.
- Préparer les relevés de notes, les lettres d’attestation de présence, la correspondance, les formulaires et les feuilles de calcul.
- Fournir un soutien administratif général et contribuer au bon fonctionnement quotidien des écoles.
Adjoint(e) au recrutement – Environ 50 % du poste
- Soutenir le recrutement d’étudiants locaux et internationaux pour les programmes offerts par LAC et Canabridge.
- Répondre aux demandes des étudiants potentiels et fournir de l’information sur les programmes et les conditions d’admission.
- Effectuer le suivi auprès des étudiants potentiels tout au long du processus de demande et d’admission.
- Participer aux initiatives de recrutement, aux activités de sensibilisation, aux communications et aux activités promotionnelles.
- Communiquer et maintenir de bonnes relations avec les agents de recrutement, les écoles, les organismes d’éducation et les autres partenaires.
- Examiner les demandes d’admission et les documents requis et assurer le suivi des documents manquants.
- Tenir à jour les dossiers de recrutement et d’admission.
- Collaborer avec l’administration et les partenaires externes afin de soutenir le recrutement, les admissions et les inscriptions.
Qualifications et compétences
La personne recherchée devrait posséder :
- Une expérience en administration, en service à la clientèle, en services aux étudiants, en recrutement, en admission ou dans un domaine connexe.
- De solides compétences en organisation et en gestion du temps.
- D’excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
- De bonnes compétences informatiques, notamment avec Microsoft Office, ainsi qu’une facilité à apprendre de nouvelles plateformes numériques.
- Un grand souci du détail et la capacité de maintenir des dossiers précis et à jour.
- La capacité de gérer plusieurs responsabilités et d’adapter ses priorités au besoin.
- La capacité de travailler de façon autonome ainsi qu’au sein d’une petite équipe.
- De l’initiative, de la fiabilité et un bon sens du suivi.
- Une approche professionnelle et accueillante auprès des étudiants, du personnel, des visiteurs et des partenaires.
- Une expérience dans le domaine de l’éducation, du recrutement étudiant, des admissions ou dans un environnement international constitue un atout.
Langues : Une bonne maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, est souhaitée. La connaissance d’autres langues constitue un atout.
À propos du poste
Puisque LAC et Canabridge sont de petites écoles, nous recherchons une personne polyvalente, flexible et prête à contribuer là où les besoins se présentent. La personne retenue travaillera en étroite collaboration avec l’administration et sera régulièrement en contact avec les étudiants, les enseignants, les étudiants potentiels et les partenaires de recrutement.
Ce poste convient particulièrement à une personne qui aime travailler avec les gens, qui fait preuve d’initiative et qui souhaite contribuer à la fois au bon fonctionnement quotidien et au développement continu des écoles.
Pay: $25.00 per hour
Work Location: In person
