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Résumé du poste
Sous la supervision du gestionnaire immédiat, le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes fournit un soutien administratif et de secrétariat aux activités étudiantes et départementales afin d’assurer le bon fonctionnement de l’unité. Cette personne accompagne les étudiants tout au long de leur parcours, de l’admission à l’obtention du diplôme, et agit comme personne-ressource en matière de politiques et de procédures universitaires, tout en servant d’intermédiaire entre les étudiants, le corps professoral et les unités administratives.
Les responsabilités comprennent la coordination des activités liées aux admissions aux études supérieures, à l’inscription, à la progression dans les programmes et à l’obtention des diplômes; la gestion des dossiers étudiants et de la documentation de l’unité; ainsi que le conseil aux étudiants concernant leur dossier académique. La personne titulaire du poste soutient également les opérations administratives en effectuant diverses tâches telles que les achats, le traitement des transactions, la gestion des comptes et le suivi financier de base, en plus de réviser et corriger des documents afin d’en assurer l’exactitude.
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Fournir un soutien de première ligne et des conseils aux étudiants concernant les admissions, les inscriptions, les politiques académiques et les procédures relatives aux études supérieures.
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Coordonner les activités liées aux admissions aux cycles supérieurs, au recrutement, à l’accueil et à l’orientation des étudiants, aux stages et aux communications étudiantes.
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Assurer le suivi de la progression des étudiants, des jalons académiques, des processus de thèse, des examens de synthèse et des exigences liées à l’obtention du diplôme.
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Administrer l’inscription aux cours et aux programmes, les effectifs étudiants, les dossiers académiques, les processus d’évaluation et les vérifications de diplomation.
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Soutenir l’administration des bourses d’études, bourses de recherche, prix et programmes de financement destinés aux étudiants.
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Agir à titre de liaison entre les étudiants, le corps professoral, les services universitaires et les établissements externes, en veillant au respect des politiques et procédures académiques.
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Coordonner les processus d’embauche et les démarches administratives concernant les chargés de cours, auxiliaires d’enseignement, correcteurs et conférenciers invités.
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Fournir un soutien administratif et financier au département, notamment en matière d’approvisionnement, de gestion des dépenses, de coordination des déplacements, de comptes fournisseurs et de demandes liées aux installations.
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Organiser les réunions départementales, les événements et les activités des comités; préparer des rapports, de la correspondance, des dossiers et toute autre documentation administrative.
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Maîtrise démontrée des systèmes administratifs universitaires, notamment Slate, Banner, Minerva, MyProgress, MyThesis, SIS, Workday, SharePoint et la suite Microsoft Office.
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Expérience de l’utilisation des systèmes financiers et budgétaires universitaires, notamment Banner FIS, Minerva et MMP.
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Connaissance approfondie des politiques, procédures, conventions collectives et processus d’embauche universitaires relatifs aux auxiliaires d’enseignement, correcteurs, assistants et associés de recherche ainsi qu’aux chargés de cours.
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Excellente connaissance des processus d’admission aux études supérieures, incluant l’évaluation des candidatures, l’analyse des relevés de notes et diplômes, ainsi que la vérification de l’admissibilité académique et des exigences des programmes.
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Expérience en administration des étudiants aux cycles supérieurs, incluant le recrutement, l’accueil et l’orientation, le conseil étudiant, les inscriptions, la gestion des dossiers académiques, le suivi de la progression et l’ensemble du parcours étudiant.
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Expérience dans l’administration des inscriptions aux cours, de la gestion des effectifs, de l’approbation des permissions d’inscription, du suivi des stages et internats, des processus de notation, de la vérification des relevés de notes, des examens différés et des vérifications de diplomation, en collaboration avec les principaux intervenants universitaires.
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Connaissance des bourses, prix, programmes de financement et autres formes de soutien financier aux étudiants, provenant de sources fédérales, provinciales, universitaires, facultaires et départementales.
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Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités simultanément et de respecter des échéances rigoureuses.
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Grand souci du détail, excellentes aptitudes en révision linguistique et en correction d’épreuves, ainsi qu’une capacité à tenir des dossiers précis et à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion.
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Excellentes habiletés en communication et en relations interpersonnelles, démontrant professionnalisme et capacité à soutenir efficacement les étudiants, les professeurs, les chercheurs et les administrateurs.
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Capacité démontrée à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe (ce poste exige une collaboration régulière avec GPS, ED et SSAO).
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Capacité démontrée à coordonner des réunions, à préparer des ordres du jour et à rédiger des procès-verbaux précis et complets.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Administrative Manager
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2026-06-25
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].
