About the Role
We are looking for an organized, personable, and detail-oriented Tenant Services and Accounts Receivable Coordinator to join our team. This is a full-time position that serves as the primary point of contact for our tenants, handling communications, rent management, and day-to-day office administration.
Key Responsibilities
- Serve as the first point of contact for tenants by phone, email, and in person, providing professional and courteous customer service
- Follow up with tenants regarding outstanding or late rent payments in a professional and respectful manner
- Track and monitor rent payments across the portfolio, identifying delinquencies and escalating as needed
- Process account receivable information accurately into the property management system
- Prepare bank deposits, organize tenant cheques, and maintain bank books
- Prepare and track tenant lease renewals and lease tracking
- Manage general office operations, including filing, correspondence, and supply management
- Perform light data entry and maintain accurate tenant and financial records
- Support management with administrative tasks as required
Qualifications
- Prior experience in property management, customer service, or office administration is an asset
- Strong communication skills, both written and verbal
- Comfortable handling sensitive conversations around rent collection with professionalism and empathy
- Proficient in Microsoft Office (Word, Excel); experience with property management software is a plus
- Highly organized with strong attention to detail
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
À propos du poste
Nous sommes à la recherche d'une Coordonnatrice des services aux locataires et des comptes clients organisée, avenante et soucieuse du détail pour rejoindre notre équipe. Il s'agit d'un poste à temps plein qui constitue le principal point de contact pour nos locataires, en gérant les communications, les loyers et l'administration quotidienne du bureau.
Principales responsabilités
- Agir comme premier point de contact pour les locataires par téléphone, par courriel et en personne, en offrant un service à la clientèle professionnel et courtois
- Effectuer des suivis auprès des locataires concernant les loyers impayés ou en retard, de manière professionnelle et respectueuse
- Assurer le suivi et la surveillance des paiements de loyer pour l'ensemble du portefeuille, en identifiant les retards et en les escaladant au besoin
- Saisir avec précision les informations de comptes clients dans le système de gestion immobilière
- Préparer les dépôts bancaires, organiser les chèques des locataires et tenir les livres de banque
- Préparer et assurer le suivi des renouvellements de baux et du registre des baux
- Gérer les opérations générales du bureau, y compris le classement, la correspondance et la gestion des fournitures
- Effectuer la saisie de données légère et maintenir des dossiers précis sur les locataires et les finances
- Apporter un soutien administratif à la direction selon les besoins
Qualifications
- Une expérience préalable en gestion immobilière, service à la clientèle ou administration de bureau est un atout
- Excellentes compétences en communication, à l'oral comme à l'écrit
- À l'aise pour mener des conversations délicates liées à la perception des loyers, avec professionnalisme et empathie
- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel) ; une expérience avec un logiciel de gestion immobilière est un plus
- Très organisée, avec une grande attention aux détails
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
Pay: From $23.00 per hour
Expected hours: 35.0 per week
Benefits:
- Casual dress
- On-site parking
- Paid time off
Work Location: In person
