Entrée en poste : Dès que possible (contrat de 30 semaines)
Statut : Poste salarié temporaire syndiqué à temps plein
Lieu de travail : 3805 Boul. Saint-Laurent, Montréal
Date limite de candidature : 10 juillet 2026
Le.la candidat.e doit obligatoirement être admissible à la subvention salariale du volet Expérience de travail de Services Québec et détenir ou être en démarche d’obtention d’une lettre d’admissibilité à la subvention salariale.
AGENT.E DE BUREAU
Sous l’autorité de la Directrice administrative et sous la supervision de la coordinatrice administrative, l’agent·e de bureau assure l’accueil des employé·e·s et des visiteur·eure·s au bureau du festival. Elle effectue un travail général de bureau en assurant l’ordre et la fluidité des espaces de travail. Elle est responsable de l'entretien et des achats de fournitures de bureau. En période de festival, elle collabore avec les différents départements pour répondre aux demandes et aux besoins.
RESPONSABILITÉS
- Assurer l’accueil des personnes qui se présentent au bureau du Festival.
- Recevoir, noter et transmettre les appels téléphoniques, prendre les messages.
- Répondre aux courriels reçus et solliciter les personnes compétentes selon la nature de la demande.
- Effectuer des tâches de secrétariat (photocopies, mise en page).
Travail général de bureau
- Gérer le courrier, autant les envois que les livraisons;
- Assurer l’ordre dans l’espace d’accueil et dans l’espace de repas
- Veiller à l’inventaire des fournitures de bureau, des salles de bains, de la cuisine et faire les commandes appropriées
- Appuyer la coordonnatrice administrative dans la prise de notes pendant les réunions générales et les réunions du département administratif. Participer activement à la rédaction du résumé des réunions générales.
- Aider la coordonnatrice administrative dans l’exécution de ses tâches.
En période de Festival
- Agir à titre de personne ressource auprès du public pour transmettre les informations pertinentes relatives à la programmation, la billetterie et les lieux où se déroule le Festival;
- Soutenir le département de la billetterie lors de l’ouverture de la billetterie;
- Appuyer le travail de la personne à la coordination des invités du département de l'accueil lors de l’ouverture et de la clôture du festival ainsi qu'aux tables d’accueil des différentes projections;
- Assurer une présence au bureau pendant le festival et effectuer le lien avec les équipes;
- Participer à la comptabilisation des votes du public;
- En complément de la personne à la coordination de l'administration, agir à titre de personne-ressource auprès de l'ensemble de l'équipe au sujet des opérations quotidiennes du bureau;
PROFIL RECHERCHÉ
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Attitude chaleureuse, diplomate et professionnelle, tant au téléphone qu'en personne, pour représenter l'image du festival auprès de l’équipe et du public;
- Diplomatie et courtoisie exemplaires auprès des collègues, des visiteurs et des partenaires;
- Capacité à utiliser avec aisance la suite Office, Google Workspace et les outils de messagerie usuels;
- Capacité à synthétiser des échanges durant les réunions pour produire des comptes-rendus clairs et à transmettre des messages téléphoniques précis;
- Capacité à passer rapidement d'une tâche administrative à un souti en logistique sur le terrain, particulièrement durant la période de forte pression du festival;
- Rigueur dans le maintien de la propreté des lieux et dans l'exécution de tâches administratives (classement, photocopies, comptage de votes) pour éviter les erreurs de logistique.
CONDITIONS
- Entrée en poste: Dès que possible
- Poste salarié syndiqué à temps plein temporaire
- Contrat d'environ 30 semaines selon la subvention salariale Emploi Québec;
- Horaire de travail de 35h par semaine, soit de 9h à 17h du lundi au vendredi, sauf en période de festival où l’horaire de travail pourrait être plus soutenu;
- Poste de niveau 1 de la grille salariale, avec salaire horaire variant 20,60 $ et 22,74$, selon l’expérience pertinente de la personne retenue;
- Le solde du 4% de vacances accumulées sera versé à chaque paie.
Le·la candidat·e doit être admissible à la subvention salariale – volet Expérience de travail de Services Québec, et détenir ou être en démarche d’obtention d’une lettre d’admissibilité à lasubvention salariale - obligatoire;
Les candidatures accompagnées d’un CV, d’une lettre de motivation et de la lettre confirmant
l’admissibilité à une subvention salariale (si disponible) doivent être envoyées par courriel au plus tard le10 juillet 2026 à
[email protected]
Prière d’indiquer « Candidature - Agent.e de bureau » dans l’objet de votre courriel.
Veuillez prendre note que les candidats seront appelés en entrevue au fur et à mesure de la réception des candidatures.
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux talents :
https://www.grenier.qc.ca/emplois/92138/agente-de-bureau
