Adjoint.e administratif.ve
Emplacement: Montréal (4 jrs/semaine en présentiel)
Société: Optimum Gestion de Placements inc.
Nous sommes à la recherche d’un·e Adjoint·e administratif·ve qui sera un élément clé dans le bon déroulement de nos opérations.
Le/la titulaire apportera un soutien administratif au Président et à la Vice-présidente Exécutive et travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe en offrant un support administratif aux activités de ventes et de marketing.
Responsabilités spécifiques
Coordination et production de document
- Réviser, corriger et mettre en page divers documents;
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Préparer les documents pour les réunions internes et externes
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Responsable de la coordination des rencontres corporatives et de la distribution des documents
Volet administratif
- Mettre à jour périodiquement des documents destinés à la clientèle et les distribuer ;
- Effectuer la mise à jour des certains documents pour la conformité;
- Prendre en charge les appels téléphoniques, la préparation et la gestion de courriels;
- Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions des différentes équipes;
- Offrir un soutien aux équipes : distribution des correspondances, numérisation et impression de documents, autres tâches administratives;
- Réviser, corriger et mettre en page divers documents et présentations en utilisant les standards du Groupe Optimum;
- Commander les fournitures de bureau et gérer les demandes de maintenance (néons, thermostat, machines à eau, etc.);
- Gérer les stationnements et organiser les lunchs lorsque requis
- Participer au comité social et collaboration aux événements corporatifs et internes (cocktails, activités d’été, party de Noël);
- Élaborer le plan d’intégration et préparer l’espace de travail pour les nouveaux employé.es
Support à l'équipe vente, marketing et projets spéciaux
- Préparer et diffuser les publications web.
- Assister l’équipe dans ses projets et assurer le suivi de certains dossiers;
- Participer à des projets spéciaux selon les besoins.
Qualités et aptitudes
- Excellent sens de l’organisation et bonne gestion de temps et des priorités.
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Excellente capacité à travailler en équipe et à respecter des échéanciers serrés.
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Excellente aptitude en rédaction (français et anglais). Cette exigence est nécessaire en raison de la nature du poste, qui implique des communications avec nos filiales situées à l’extérieur du Québec.
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Etre à l'aise à utiliser l'IA comme support aux tâches administratives.
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Bonne flexibilité et capacité à relever des défis.
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Bonne capacité d’analyse et de synthèse.
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Rigueur, efficacité et autonomie.
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Intégrité et respect de la confidentialité.
Expérience/Formation
- DEC en bureautique ou formation connexe;
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Expérience confirmée en support administratif;
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Maîtrise de Teams, Zoom ainsi que de la suite Office : Excel, Word, PowerPoint;
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Bilinguisme (interactions fréquentes avec nos équipes unilingues anglophone à l’extérieur du Québec).
