Résumé du poste
PWL Gestion est une société canadienne indépendante de premier plan dans le domaine de la gestion de patrimoine. Les familles canadiennes fortunées confient à PWL Gestion de leurs portefeuilles de placement sur une base discrétionnaire et leur fournissent des conseils financiers holistiques pour toutes les facettes de leur vie.
Les services de planification financière, de fiscalité et de succession sont offerts par l'entremise de PWL Conseil, et la gestion des placements est assurée par PWL Capital, qui est un courtier en valeurs mobilières et une société membre de l'OCRI. PWL Conseil et PWL Capital sont toutes deux des filiales à part entière de PWL Gestion, qui compte plus de 100 employés.
Résumé du poste
Le ou la responsable de la réussite client joue un rôle de soutien essentiel pour offrir une expérience positive et fluide aux prospects. En étroite collaboration avec les spécialistes de la réussite client, ce poste est chargé(e) de coordonner les communications avec les prospects, de tenir à jour les dossiers CRM, de soutenir les activités de gestion des prospects et de veiller à ce que ces derniers bénéficient d’un service rapide et professionnel tout au long de leurs premières interactions avec l’entreprise.
En tant que membre clé de l’équipe « Expérience de marque », le ou la responsable de la réussite client contribue à faciliter le parcours efficace des prospects tout au long du processus d’acquisition de clients en gérant les tâches administratives, en coordonnant les réunions, en garantissant l’intégrité des données et en soutenant les activités de reporting et de suivi. Il ou elle travaille en collaboration avec le ou la spécialiste de la réussite client, les équipes de conseil et les équipes chargées de l’expérience client afin de garantir une expérience cohérente et de haute qualité à chaque client potentiel.
Il s'agit d'un nouveau poste.
Responsabilités et activités
Gestion et coordination des prospects
- Suivre les demandes des prospects et veiller à ce que les prospects soient rapidement attribués et acheminés conformément aux processus établis.
- Assister le spécialiste de la réussite client dans les activités de gestion des prospects, notamment le suivi des prospects, les mises à jour de statut et la documentation.
- Participer à la préparation des dossiers des prospects et veiller à ce que toutes les informations requises soient disponibles pour la qualification et l’affectation d’un conseiller.
- Suivre les prospects en cours et soutenir les activités de suivi afin de garantir des réponses rapides et la progression tout au long du parcours du prospect.
- Coordonner la mise en relation avec les conseillers et l’organisation des rendez-vous avec les prospects, selon les besoins.
- Créer des campagnes de maturation et en surveiller l’efficacité
Gestion du CRM et intégrité des données
- Tenir à jour des enregistrements précis et actualisés dans le système CRM, en veillant à ce que toutes les interactions, communications et activités relatives aux prospects soient correctement documentées.
- Vérifier l’exhaustivité et l’exactitude des enregistrements CRM et identifier les informations manquantes nécessitant un suivi.
- Participer aux initiatives de nettoyage des données et à la maintenance continue du CRM.
- Générer et diffuser des rapports relatifs à l’activité des prospects, à leur engagement et à l’état du pipeline.
- Contribuer à l’établissement de rapports et au suivi des indicateurs clés de gestion des prospects.
- Analyser le CRM et le pipeline de prospects pour identifier les tendances et fournir un retour d’information aux spécialistes de la réussite client et à l’équipe chargée de l’expérience de marque
Accompagnement de l’expérience des prospects
- Servir de point de contact administratif pour les clients potentiels tout au long des premières étapes de leur parcours au sein de l’entreprise.
- Préparer et diffuser les confirmations de rendez-vous, les rappels et les communications de suivi.
- Partager les ressources pédagogiques, les contenus et les informations approuvés avec les clients potentiels, conformément aux instructions du spécialiste de la réussite client.
- Veiller à ce que les prospects reçoivent des réponses en temps opportun et bénéficient d’une expérience cohérente et personnalisée.
Collaboration au sein de l’équipe et soutien opérationnel
- Collaborer étroitement avec le spécialiste de la réussite client afin de garantir l’efficacité des processus de gestion des prospects et d’engagement des clients potentiels.
- Assurer la coordination avec les équipes de conseil et d’expérience client afin de faciliter les transferts de prospects et les transitions lors de l’intégration.
- Contribuer à la documentation et à la mise à jour des procédures et des flux de travail relatifs à la gestion des prospects.
- Soutenir les initiatives d’amélioration continue des processus en identifiant les opportunités d’amélioration de l’efficacité, de la cohérence et de la prestation de services.
- Participer aux réunions d’équipe et apporter des observations concernant les demandes des prospects, les questions courantes et les améliorations à apporter aux processus.
Rapports et amélioration continue
- Contribuer au suivi de l’activité des prospects, de l’affectation des conseillers, de l’engagement des prospects et des indicateurs de conversion.
- Identifier les goulots d’étranglement administratifs ou les lacunes dans les processus et recommander des améliorations.
- Participer à la préparation des rapports et des tableaux de bord utilisés par l’équipe « Expérience de marque » pour suivre l’activité des prospects et les efforts de développement commercial.
- Se tenir informé des services de l’entreprise, des spécialisations des conseillers, des processus d’intégration et des normes en matière d’expérience client afin de garantir la précision des communications.
Qualifications
- Un diplôme universitaire ou une licence en gestion d’entreprise, communication, marketing, finance ou dans un domaine connexe constitue un atout.
- 1 à 3 ans d’expérience dans un poste administratif, au service client, à l’assistance client ou à la coordination.
- Une expérience dans la gestion de patrimoine, les services financiers, les services professionnels ou dans un environnement axé sur le client est considérée comme un atout.
- Une expérience de l’utilisation de systèmes CRM et de la gestion d’enregistrements de données est souhaitée.
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances simultanément.
- Grand souci du détail et engagement envers l’exactitude des données.
- Solides compétences en communication écrite et orale.
- Capacité à fournir un service professionnel et axé sur le client dans un environnement au rythme soutenu.
- Maîtrise des applications Microsoft Office et des plateformes CRM.
- Capacité à travailler en collaboration avec différentes équipes et à établir de solides relations de travail.
- Solides compétences en résolution de problèmes et approche proactive pour soutenir les objectifs de l’équipe.
- La connaissance des concepts de planification financière, de gestion de patrimoine ou de gestion d’investissements est considérée comme un atout.
- Une expérience dans l’accompagnement de l’intégration des clients, la gestion des prospects ou la coordination des ventes est un atout.
- Le bilinguisme (anglais et français) est considéré comme un atout.
Profil du candidat idéal
Vous êtes très organisé(e), soucieux(se) du détail et appréciez mettre en place une organisation et une efficacité en coulisses. Vous mettez un point d’honneur à offrir un service exceptionnel et à veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet. Vous êtes à l’aise pour gérer plusieurs tâches à la fois, tenir des registres précis et coordonner les activités entre plusieurs parties prenantes.
Vous êtes proactif(ve), fiable et aimez aider les autres à atteindre des objectifs communs. Vous communiquez de manière professionnelle, apprenez rapidement et êtes motivé(e) par l’envie d’offrir une expérience positive aux clients potentiels. Vous êtes aussi à l’aise pour travailler de manière autonome que pour collaborer avec vos collègues dans un environnement dynamique et en pleine croissance.
Environnement de travail
PWL est très fier d’offrir des services de gestion de patrimoine inégalés aux particuliers et aux familles partout au Canada. Dans cet environnement dynamique, nous valorisons le fait de faire ce qui est bon pour les clients, de prendre des décisions fondées sur des données probantes, de rendre des comptes, d’innover et de faire preuve d’humilité. Pour réussir dans ce rôle, vous devez vous consacrer à l’apprentissage et au perfectionnement continus et vous engager fermement à offrir une expérience client exceptionnelle.
Comment postuler
Nous sommes une équipe en pleine expansion qui compte une clientèle très variée : on ne s'ennuie jamais chez nous. Nous sommes des leaders d'opinion dans le secteur des services financiers et nous accordons la priorité aux intérêts de nos clients depuis plus de 30 ans. Veuillez postuler en joignant une lettre de motivation et un CV expliquant pourquoi vous pensez être la personne idéale pour ce poste. Nous vous contacterons si votre candidature est retenue pour un entretien. Merci de l’intérêt que vous portez à ce poste.
À propos du processus de recrutement
Chez PWL Capital, certaines de nos descriptions de poste sont élaborées ou affinées à l’aide d’outils assistés par l’IA afin d’en garantir la clarté et la cohérence. Cependant, nous n’utilisons pas d’IA ni d’outils de prise de décision automatisés dans notre processus de recrutement. Toutes les candidatures sont reçues et examinées par notre équipe People & Culture.
Nous nous engageons à faire preuve de transparence dans notre processus de recrutement. Tous les candidats qui passent un entretien pour ce poste recevront une réponse concernant la décision de recrutement dans les 45 jours suivant leur dernier entretien.
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General Description
PWL Wealth Management is a premier independent Canadian Wealth Management firm. Canadian High Net Worth families entrust PWL to manage their investment portfolios on a discretionary basis and provide holistic financial advice for all facets of their lives.
Financial Planning, Tax and Estate services are delivered via PWL Conseil, and investment management is delivered via PWL Capital which is a Broker Dealer and CIRO member firm. Both PWL Conseil and PWL Capital are wholly owned subsidiaries of PWL Wealth Management, with more than 100 employees.
Position Summary
The Client Success Administrator plays an important supporting role in delivering a positive and seamless experience for prospective clients. Working closely with the Client Success Specialists, this position is responsible for coordinating prospect communications, maintaining accurate CRM records, supporting lead management activities, and ensuring prospective clients receive timely and professional service throughout their initial interactions with the firm.
As a key member of the Brand Experience team, the Client Success Administrator helps facilitate the efficient movement of prospects through the client acquisition process by managing administrative activities, coordinating meetings, maintaining data integrity, and supporting reporting and follow-up activities. The role works collaboratively with the Client Success Specialist, Advice teams, and Client Experience teams to help ensure a consistent and high-quality experience for every prospective client.
This is a new position.
Responsibilities & Activities
Lead Administration & Coordination
- Monitor incoming prospect inquiries and ensure leads are promptly assigned and routed within established processes.
- Support the Client Success Specialist with lead management activities, including lead tracking, status updates, and documentation.
- Assist in preparing prospect records and ensuring all required information is available for qualification and advisor assignment.
- Monitor open leads and support follow-up activities to ensure timely responses and progression through the prospect journey.
- Coordinate advisor introductions and prospect meeting logistics as required.
- Create and monitor effectiveness of nurture campaigns
CRM Management & Data Integrity
- Maintain accurate and up-to-date records within the CRM system, ensuring all prospect interactions, communications, and activities are properly documented.
- Review CRM records for completeness and accuracy and identify missing information requiring follow-up.
- Assist with data cleanup initiatives and ongoing CRM maintenance.
- Generate and distribute reports related to lead activity, prospect engagement, and pipeline status.
- Support reporting and tracking of key lead management metrics.
- Review CRM and lead pipeline for trends and provide feedback to Client Success Specalists and Brand experience team
Prospect Experience Support
- Serve as an administrative point of contact for prospective clients throughout the early stages of their journey with the firm.
- Prepare and distribute meeting confirmations, reminders, and follow-up communications.
- Share approved educational resources, content, and information with prospective clients as directed by the Client Success Specialist.
- Help ensure prospects receive timely responses and a consistent, high-touch experience.
Team Collaboration & Operational Support
- Collaborate closely with the Client Success Specialist to support efficient lead management and prospect engagement processes.
- Coordinate with Advice and Client Experience teams to facilitate smooth prospect hand-offs and onboarding transitions.
- Assist in documenting and maintaining prospect management procedures and workflows.
- Support ongoing process improvement initiatives by identifying opportunities to improve efficiency, consistency, and service delivery.
- Participate in team meetings and contribute observations regarding prospect inquiries, common questions, and process enhancements.
Reporting & Continuous Improvement
- Assist with tracking lead activity, advisor assignments, prospect engagement, and conversion metrics.
- Identify administrative bottlenecks or process gaps and recommend improvements.
- Support the preparation of reports and dashboards used by the Brand Experience team to monitor prospect activity and business development efforts.
- Stay informed on the firm’s services, advisor specializations, onboarding processes, and client experience standards to support accurate communications.
Qualifications and Skills
- College diploma or bachelor’s degree in Business Administration, Communications, Marketing, Finance, or a related field is an asset.
- 1–3 years of experience in an administrative, client service, customer support, or coordination role.
- Experience within wealth management, financial services, professional services, or a client-focused environment is considered an asset.
- Experience working with CRM systems and managing data records is preferred.
- Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities and deadlines.
- Excellent attention to detail and commitment to data accuracy.
- Strong written and verbal communication skills.
- Ability to provide professional and client-focused service in a fast-paced environment.
- Proficiency with Microsoft Office applications and CRM platforms.
- Ability to work collaboratively across teams and build strong working relationships.
- Strong problem-solving skills and a proactive approach to supporting team objectives.
- Familiarity with financial planning, wealth management, or investment management concepts is considered an asset.
- Experience supporting client onboarding, lead management, or sales coordination activities is preferred.
- Bilingualism in English and French is considered an asset.
Ideal Candidate Profile
You’re highly organized, detail-oriented, and enjoy creating structure and efficiency behind the scenes. You take pride in delivering exceptional service and ensuring nothing falls through the cracks. You are comfortable managing multiple tasks, maintaining accurate records, and coordinating activities across several stakeholders.
You are proactive, dependable, and enjoy supporting others to help achieve shared goals. You communicate professionally, learn quickly, and are motivated by providing a positive experience for prospective clients. You are equally comfortable working independently and collaborating with colleagues in a dynamic and growing environment.
Work Environment
PWL takes great pride in providing unparalleled wealth management services to individuals and families across Canada. In this dynamic environment, we value doing what is right for clients, making evidence-based decisions, personal accountability, innovation and humility. To thrive in this role, you must be dedicated to continuous learning and development, with a steadfast commitment to delivering an exceptional client experience.
How to Apply
We are a rapidly growing team with a diverse group of clients – there is never a dull moment. We are thought leaders in the financial services industry, and we have been putting our client interests first for over 30 years. Please apply with your cover letter and CV detailing why you feel you are the right fit for this role. We will contact you if you are accepted for a candidate interview. Thank you for your interest in this position.
About the Hiring Process
At PWL Capital, some of our job descriptions are developed or refined using AI-assisted tools to ensure clarity and consistency. However, we do not use AI or automated decision-making tools in our hiring process. All applications are received and reviewed by our People & Culture Team.
We are committed to transparency in hiring. All candidates who interview for this role will receive an update on the hiring decision within 45 days of their final interview.
Type d'emploi : Full-time, Permanent
Rémunération : 55 000,00$ à 70 000,00$ par an
Avantages :
- Commuter benefits
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- Paid time off
- RRSP match
- Tuition reimbursement
- Vision care
- Work from home
Question(s) de présélection:
- Êtes-vous légalement autorisé à travailler au Canada ? | Are you legally eligible to work in Canada?
Lieu du poste : Télétravail
