Classe d'emploi : Secrétaire administrative
Catégorie : Personnel de soutien
Direction/Service : Direction des études
Sous-service : Secteur C
Supérieur(e) immédiat(e) : Martin St-Jean
Titulaire ou prédécesseur(e) : Hibo Hassan Fadoul
Statut de l'emploi : Remplacement, temps complet
Horaire de travail : 35 heures par semaine, de jour
Date d'entrée en fonction : 31 août 2026
Durée : Jusqu'au 26 février 2026
Début de l'affichage : Le 13 juillet 2026
Fin de l'affichage : Le 21 juillet 2026, 23h59
Sous la supervision de la direction adjointe des études du secteur, la personne accomplit diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.
| VOS PRINCIPAUX DÉFIS |
- Collaborer aux travaux administratifs du secteur (réservations de locaux, achats et location du matériel et des fournitures, distribution et suivi de formulaires, etc.)
- Assurer le suivi, la tenue à jour et l’archivage des dossiers du secteur (plans de cours, projets d’encadrement, horaires, dossiers étudiants, etc.)
- Accueillir et renseigner la clientèle, assurer le traitement des appels téléphoniques et des courriels
- Rédiger, réviser, corriger, mettre en forme et diffuser des documents, notes de service et correspondance destinées au personnel et à la clientèle
- Gérer les agendas, les rendez-vous, les convocations et le suivi des dossiers étudiants des directeur(trice)s adjoint(e)s des études
- Coordonner l’organisation logistique de différentes activités académiques et administratives (les comités d’appel, les périodes d’examens, les tests de dépistage d'arithmétique, les évaluations administratives du personnel enseignant)
- Effectuer le contrôle administratif des achats, de la facturation et des paiements, ainsi que l’émission des autorisations d’accès requises pour certains locaux spécialisés
- Rechercher et compiler des données, statistiques et résultats sous forme de tableaux, graphiques ou rapports
- Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire
- Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.
| EXIGENCES |
- Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou
- Détenir un diplôme d'études secondaires (DES) jumelé à deux (2) années d'expérience pertinente
| TESTS REQUIS |
- Tests d’évaluation linguistique éliminatoires : seuil de réussite fixé à 70% avec possibilité d’embauche conditionnelle à 60%
- Exercice objectif pour le personnel œuvrant dans des fonctions administratives (EPSI)
Notre établissement est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler, sans égard à leur sexe, origine ethnique, handicap, orientation sexuelle ou toute autre caractéristique personnelle.
