Aperçu
Nous sommes à la recherche d’une personne dynamique et organisée pour se joindre à notre équipe à titre de réceptionniste/administrateur(trice)! Ce rôle essentiel offre une excellente occasion d’être le premier point de contact pour les visiteurs et les clients, tout en assurant le bon fonctionnement quotidien d’un environnement de bureau professionnel. La personne idéale fera preuve d’enthousiasme, d’excellentes aptitudes en communication et d’une approche proactive dans la gestion des tâches administratives. Votre énergie et votre souci du détail contribueront à créer une atmosphère accueillante tout en apportant un soutien essentiel à l’équipe dans diverses tâches administratives. Ce poste rémunéré convient parfaitement à une personne souhaitant développer ses compétences administratives dans un environnement dynamique.
Responsabilités
- Accueillir chaleureusement les visiteurs et les clients, offrir un excellent service à la clientèle et veiller à ce qu’ils se sentent les bienvenus.
- Gérer un système téléphonique à plusieurs lignes, filtrer les appels et diriger efficacement les demandes en faisant preuve d’un professionnalisme exemplaire au téléphone.
- Maintenir des systèmes de classement organisés, tant physiques que numériques, notamment la gestion de documents et la saisie de données à l’aide de logiciels tels que Microsoft Office et Google Workspace.
- Gérer la prise de rendez-vous, les calendriers et la coordination des réunions avec précision.
- Traiter les factures, effectuer le suivi des paiements et accomplir des tâches de tenue de livres de base à l’aide de QuickBooks ou d’un logiciel de comptabilité similaire.
- Soutenir les opérations administratives, notamment la photocopie, la numérisation, la révision de documents et la gestion des fournitures de bureau.
- Assister aux procédures administratives d’un cabinet médical ou dentaire, s’il y a lieu, notamment l’accueil et le départ des patients ainsi que la tenue des dossiers.
Expérience
- Expérience professionnelle confirmée dans un poste administratif ou de bureau, idéalement dans un environnement médical ou dentaire.
- Excellentes compétences informatiques et maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ainsi que des outils Google Workspace.
- Expérience en saisie de données, en gestion de systèmes de classement et en tenue de dossiers précis.
- Connaissance des responsabilités liées à la réception, notamment la gestion d’un système téléphonique à plusieurs lignes et le service à la clientèle.
- La connaissance de QuickBooks ou d’un logiciel de tenue de livres constitue un atout, mais n’est pas obligatoire.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches efficacement dans un environnement dynamique.
- Professionnalisme démontré dans les communications téléphoniques, la révision de documents et les interactions avec la clientèle.
Joignez-vous à nous pour faire partie d’une équipe dynamique où vos talents organisationnels pourront pleinement s’épanouir! Votre dévouement contribuera au bon fonctionnement de notre bureau tout en offrant un soutien exceptionnel à vos collègues et à nos clients.
Overview
We are seeking a dynamic and organized Receptionist/Administrator to join our team! This vital role offers an exciting opportunity to be the first point of contact for visitors and clients, ensuring smooth daily operations within a professional office environment. The ideal candidate will bring enthusiasm, excellent communication skills, and a proactive approach to managing administrative tasks. Your energy and attention to detail will help create a welcoming atmosphere while supporting the team with essential clerical functions. This paid position is perfect for someone eager to grow their administrative expertise in a fast-paced setting.
Responsibilities
- Greet visitors and clients warmly, providing exceptional customer service and ensuring they feel welcomed
- Manage multi-line phone systems, screen calls, and direct inquiries efficiently using professional phone etiquette
- Maintain organized filing systems, both physical and digital, including document management and data entry using software like Microsoft Office and Google Workspace
- Handle appointment scheduling, calendar management, and coordinate meetings with precision
- Process invoices, track payments, and perform basic bookkeeping tasks using QuickBooks or similar accounting software
- Support administrative operations such as copying, scanning, proofreading documents, and maintaining office supplies
- Assist with medical or dental office procedures if applicable, including patient check-in/out and record keeping
Experience
- Proven clerical or administrative experience in an office setting, ideally within a medical or dental environment
- Strong computer skills with proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and Google Workspace tools
- Experience with data entry, filing systems, and maintaining accurate records
- Familiarity with front desk responsibilities including multi-line phone systems and customer support roles
- Knowledge of QuickBooks or bookkeeping software is preferred but not required
- Excellent organizational skills with the ability to multitask efficiently in a fast-paced environment
- Demonstrated professionalism in phone etiquette, proofreading, and customer service interactions
Join us to be part of a vibrant team where your organizational talents will shine! Your dedication will help ensure our office runs smoothly while providing outstanding support to colleagues and clients alike.
Pay: $16.60-$22.50 per hour
Language:
- French (required)
- English (preferred)
Work Location: In person
