L'adjointe administrative assure un soutien administratif essentiel aux différents volets de l'organisme, principalement au secteur jeunesse, tout en apportant un appui au volet adulte. Elle veille à la gestion des dossiers des participants, à la coordination des inscriptions, au suivi des services et au bon déroulement des activités administratives. Elle contribue également à l'amélioration continue des processus administratifs et au maintien d'un service de qualité auprès des membres et de leurs familles.
Responsabilités principales
- Assurer la gestion des adhésions des membres.
- Effectuer l'envoi, la réception et la compilation des demandes d'inscription aux répits et aux camps de jour.
- Tenir à jour les dossiers des participants, assurer le suivi des documents requis et effectuer la collecte des pièces manquantes.
- Compiler, classer et archiver les différents documents administratifs dans les dossiers des participants.
- Effectuer le suivi des services de répit et des camps de jour afin de confirmer les services offerts et la présence des participants.
- Préparer les envois postaux liés aux inscriptions et aux différentes activités de l'organisme.
- Réviser, mettre à jour et préparer les formulaires, fiches d'inscription et autres documents administratifs.
- Effectuer des recherches de formations, demander des soumissions et assurer le suivi administratif auprès des fournisseurs.
- Gérer les courriels de demandes d'information concernant le volet jeunesse et assurer un service courtois et efficace auprès des familles.
- Assurer la gestion des objets perdus et effectuer les suivis nécessaires auprès des parents ou des proches.
- Participer à la gestion et à l'amélioration de projets administratifs, notamment par la création et la mise à jour d'outils de gestion (fichiers Excel, guides de procédures, tableaux de suivi, etc.).
- Offrir un soutien administratif au volet adulte selon les besoins.
- Collaborer avec les membres de l'équipe afin d'assurer le bon fonctionnement des activités administratives.
- Effectuer toute autre tâche connexe en lien avec les fonctions du poste.
Compétences
Savoir-être
- Faire preuve de professionnalisme et de confidentialité.
- Communiquer avec courtoisie et tact.
- Sens de l’engagement et fiabilité.
- Avoir un sens aiguisé de l’organisation et être attentionné aux détails.
- Être autonome.
Savoir- faire
- Excellente maîtrise de Excel, des formules, tableaux croisés, etc
- Gérer adéquatement les priorités.
- Savoir organiser son travail de façon autonome.
- Gérer les imprévus et urgences.
- Prendre des initiatives.
- Capacité à analyser et suggérer des nouvelles idées.
- Travailler en collaboration avec l’équipe, le responsable de programme et les ressources humaines.
Compétences personnelles et relationnelles
- Bon sens du jugement.
- Orienté solutions.
- Capacité d’adaptation et flexibilité.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Créer un climat de travail agréable et stimulant.
- Communiquer de façon respectueuse et efficace.
- Être organisé et respecter l’échéancier.
Rémunération : 23,00$ à 25,00$ par heure
Avantages :
- Assurance Maladie Complémentaire
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
