Autres logiciels utilisés: Zoom, Explo, Peoplesoft, Adobe Acrobat X Pro, Brio, Dexero, Dexero eCommerce
« L'éducation est l'arme la plus puissante que l'on puisse utiliser pour changer le monde. »
– Nelson Mandela
Depuis plus de 20 ans, le Collège des administrateurs de sociétés contribue à élever les compétences en gouvernance en offrant des expériences d'apprentissage distinctives destinées aux administratrices, administrateurs, dirigeantes et dirigeants du Québec.
Avec l'ouverture de son HUB de la gouvernance au cœur du quartier des affaires de Montréal, le Collège franchit une nouvelle étape de son développement.
Nous recherchons une personne reconnue pour son sens de l'organisation, la qualité de son service à la clientèle et sa capacité à coordonner efficacement plusieurs activités simultanément. Par sa rigueur, son autonomie et son esprit de collaboration, elle contribuera au bon fonctionnement du HUB de la gouvernance et au déploiement d'expériences de formation de grande qualité.
En vous joignant à notre équipe, vous participerez à un projet mobilisateur : faire du HUB de la gouvernance un lieu de référence où se rencontrent formations, développement des affaires, partenariats et communauté des administratrices et administrateurs.
Votre impact au Collège
En appui à l'équipe pédagogique et à l'équipe du HUB de la gouvernance de Montréal, vous contribuerez au bon déroulement des activités de formation, des communautés de pratique et des événements du Collège. Vous jouerez un rôle clé dans l'accueil de notre clientèle, le soutien administratif, la coordination logistique des activités ainsi que dans le fonctionnement quotidien du bureau de Montréal.
Vous serez un véritable pilier de l'expérience offerte aux participantes et participants, aux personnes formatrices, aux partenaires et à l'ensemble des collaborateurs du Collège.
Plus spécifiquement, vos missions seront les suivantes :
- Recevoir et répondre aux demandes de la clientèle et des intervenant.e.s dans le cadre de notre mission d’élever le niveau des compétences en gouvernance des administratrices et administrateurs ;
- Assurer le soutien administratif et logistique du HUB de la gouvernance de Montréal, notamment en contribuant à la préparation des activités, à l'accueil des visiteurs, à la coordination des besoins matériels ainsi qu'au suivi auprès des différents fournisseurs et du gestionnaire de l’immeuble ;
- Collaborer à la logistique des formations, des communautés de pratique et des événements du Collège, en assurant le suivi des préparatifs avec les équipes concernées, la confirmation des personnes participantes, la coordination avec les personnes formatrices, les collaborateurs et les traiteurs, la préparation des salles ainsi que le soutien sur place ou en mode virtuel (Zoom), lorsque requis ;
- Réviser et mettre en forme le matériel pédagogique et les documents administratifs du Collège (PowerPoint, Excel, Word, propositions de services, plans de cours, examens, etc.), en veillant à la qualité du français ;
- Assurer le suivi budgétaire par poste des projets et des activités qui lui sont confiés, en complément du système comptable institutionnel;
- Effectuer l’entrée et la mise à jour des informations dans la base de données clients, des intervenant.e.s et professeur.e.s du Collège et assure la qualité des données dans le portail du Collège (Dexero) ;
- Soutenir l’équipe pédagogique dans la mise à jour des sites de cours sur la plateforme institutionnelle BRIO ;
- Compiler et préparer les rapports d’évaluation des personnes intervenantes à la suite des formations et les transmettre au responsable dans les meilleurs délais pour assurer des communications efficaces et rapides avec toute l’équipe pédagogique ;
- Etc.
Profil recherché
La suite Office et vous ne faites qu’un. Power point et les outils de travail collaboratifs Office 365 font partie de votre quotidien.
Votre débrouillardise, votre rapidité d’exécution, votre sens de l’organisation et votre capacité à anticiper les besoins vous incitent à donner le meilleur de vous-même. Vous gérez vos priorités et aimez travailler en équipe.
Vous aimez offrir un service à la clientèle professionnel et contribuer à une expérience de grande qualité pour les participantes et participants, les partenaires et les personnes formatrices.
Vous possédez d’excellentes habiletés rédactionnelles (aucune erreur d’orthographe ne peut vous échapper !).
Vous avez une très bonne connaissance des logiciels essentiels à la réalisation des formations et vous avez un intérêt pour découvrir le potentiel offert par l’IA.
Travailler dans l’environnement collaboratif Sharepoint du Collège et y déposer la documentation conformément aux procédures établies.
Mais surtout … vous avez une attitude positive, collaborative et tournée vers l’excellence.
IMPORTANT :
La personne est basée au HUB de la gouvernance du Collège, situé en plein quartier des affaires, à Montréal. Elle doit être en mesure d'assurer une présence régulière au bureau et d'offrir, à l'occasion, un soutien lors d'activités tenues en soirée ou le samedi.
Alors, vous avez le profil recherché pour vous joindre à l’équipe du Collège ?
Nous avons hâte de vous rencontrer !
