Rive-Sud de Montréal | Longueuil
Nous sommes une firme de recherche de cadres - et on mène chaque mandat de cette façon, que ce soit un poste de direction ou la personne qui fait rouler un cabinet au quotidien. Même rigueur. Même soin. À chaque fois.
Ce client nous fait confiance depuis 14 ans - un cabinet bien établi de conseillers en placements et assurances sur la Rive-Sud. Une relation comme celle-là, ça ne s'invente pas. Et ça en dit long sur la façon dont ils traitent leur monde.
Aujourd'hui, nous sommes mandatés pour recruter une adjointe exécutive qui viendra joindre une équipe dynamique composée de plusieurs conseillers et de professionnels en soutien administratif.
L’environnement
Le bureau est reconnu pour son professionnalisme, son esprit d’équipe et son approche humaine auprès de la clientèle.
L’équipe est composée de conseillers expérimentés et de plusieurs adjointes administratives, et la personne choisie viendra renforcer une équipe déjà bien en place. L’ambiance de travail est dynamique, collaborative et axée sur un service client irréprochable.
Responsabilités principales
Soutien administratif et organisationnel
- Gérer les agendas des conseillers et coordonner les rendez-vous clients
- Préparer la documentation nécessaire aux rencontres clients
- Gérer les communications entrantes (courriels, appels, correspondance)
- Maintenir des dossiers clients organisés selon les exigences réglementaires
Service à la clientèle
- Servir de point de contact pour les clients pour la documentation et les suivis
- Soutenir l’ouverture de nouveaux dossiers clients (collecte d’information KYC)
- Assurer le suivi des documents manquants et des demandes clients
- Offrir un service professionnel et confidentiel en tout temps
Documentation et conformité
- Préparer et soumettre des demandes liées aux placements et aux assurances
- Effectuer des suivis sur les transferts, modifications de contrats ou mises à jour de bénéficiaires
- Veiller à l’exactitude des dossiers et au respect des normes de conformité
Soutien aux conseillers
- Effectuer les suivis sur les dossiers en cours
- Préparer des notes de dossiers et listes de suivis
- Soutenir la préparation de revues clients, présentations ou propositions
Profil recherché
Expérience
- Minimum 5 ans d’expérience administrative
- Expérience dans le domaine financier, les assurances ou la gestion de patrimoine fortement considérée
- Expérience en soutien à des conseillers financiers constitue un atout
Compétences
- Excellente organisation et gestion des priorités
- Grande attention aux détails et sens de la précision
- Excellentes habiletés de communication
- Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles
- Maîtrise de Microsoft 365 et aisance avec les systèmes CRM
Atouts
- Bilinguisme français / anglais (de base - un atout)
- Expérience avec des plateformes de conseillers, assureurs ou courtiers
Horaire
8h30 à 16h30
Lieu de travail
Principalement à Longueuil, avec présence occasionnelle au bureau de Saint-Mathieu-de-Beloeil
Pourquoi ce poste ?
- Environnement professionnel et stable
- Équipe dynamique et collaborative
- Cabinet en croissance offrant un service client de grande qualité
- Poste clé au cœur des opérations d’un cabinet financier
- Et surtout : un employeur qui remarque le bon travail rapidement - pas selon un calendrier fixe.
ENGLISH VERSION
Executive Assistant – Investment & Insurance Advisory Office
South Shore of Montreal | Longueuil
We're an executive search firm - and we run every mandate that way, whether it's a leadership role or the person who keeps an office running day to day. Same rigor. Same care. Every time.
This client has trusted us for 14 years- a well-established investment and insurance advisory firm on the South Shore. A relationship like that isn't something you fake. And it tells you a lot about how they treat their people.
Today, we've been retained to recruit an executive assistant to join a dynamic team of several advisors and administrative support professionals.
The Environment
This office is known for its professionalism, strong team culture, and commitment to delivering exceptional client service.
The team is composed of several advisors and an established administrative support team, and this role will further strengthen the office’s operational support.
The environment is dynamic, collaborative, and client-focused.
Key Responsibilities
Administrative & Office Coordination
- Manage advisor calendars and coordinate client meetings
- Prepare documentation for client meetings
- Handle incoming communications including email, phone calls, and correspondence
- Maintain organized client records aligned with compliance requirements
Client Service
- Serve as a contact point for client documentation and appointment scheduling
- Assist with onboarding new clients and gathering KYC information
- Follow up with clients to obtain outstanding documentation
- Maintain a high level of professionalism and confidentiality
Documentation & Compliance
- Prepare and submit investment and insurance applications
- Assist with contract transfers, policy updates, and beneficiary changes
- Ensure client documentation meets regulatory and compliance standards
Advisor Support
- Track pending business and follow up on outstanding items
- Prepare case notes and follow-up summaries for advisors
- Support the preparation of client reviews and presentations
Candidate Profile
Experience
- 3–5 years of administrative experience
- Experience in financial services, insurance, or wealth management strongly preferred
- Experience supporting financial advisors is an asset
Skills
- Strong organizational and multitasking skills
- Excellent attention to detail
- Strong written and verbal communication skills
- Ability to handle confidential information with discretion
- Proficiency with Microsoft 365 and CRM systems
Assets
- Bilingual French / English
- Experience with financial advisors or insurance platforms
Hours
8:30 AM – 4:30 PM
Location: Longueuil
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 60 000,00$ à 65 000,00$ par an
Avantages :
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Stationnement sur place
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Longueuil, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)
Question(s) de présélection:
- Avez-vous déjà occupé un poste administratif dans l’un des secteurs suivants :
- services financiers
- assurance
- gestion de patrimoine
- cabinet de conseillers financiers
- Ce poste implique des interactions parfois avec la clientèle dans un environnement professionnel (cabinet de conseillers financiers) et une participation occasionnelle à des événements clients.
Êtes-vous à l’aise de représenter le bureau dans un rôle en contact direct avec la clientèle?
- Petite précision importante : ce poste est surtout en présentiel. Le télétravail pourrait être possible le vendredi, mais du lundi au jeudi, il faut absolument être au bureau. Est-ce que ça vous convient?
- Un mot sur le salaire : on parle de 60 000 $ à 65 000 $ pour une semaine de 35 heures, avec le vendredi en télétravail. Est-ce que ça vous convient?
Langue:
- Anglais - bonne base (Obligatoire)
- Français - NIVEAU Avancé (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
